Smartsheetを使ってみた！13の業種・業界での使い方（前編）

Smartsheet TIPS

Smartsheetを使ってみた！13の業種・業界での使い方（前編）

Smartsheetの多機能性と柔軟性を活かした、製造業や建設業など多様な業界での活用例を紹介します。各業界の業務効率化にどのように貢献しているかを解説します。

Smartsheetは多くの企業で近年注目が高まっている共同作業管理ツールですが、各業界特有のニーズに合わせた具体的な活用方法となると、まだ情報が不足していると感じている方も多いのではないでしょうか。

製造業から非営利団体まで、幅広い分野での活用例を紹介します。様々な業種・業界におけるSmartsheetの実践的な活用事例と、それぞれの分野でどのように業務効率化に貢献できるかを詳しく解説。この記事はその前編です。

Smartsheetが幅広い業種で活用されている理由
製造業でのSmartsheetの使い方
建設・建築業でのSmartsheetの使い方
小売業でのSmartsheetの使い方
金融サービス業でのSmartsheetの使い方
通信業でのSmartsheetの使い方
テクノロジー企業でのSmartsheetの使い方
電力・公共事業でのSmartsheetの使い方
まとめ

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Smartsheetは、使いやすい表形式のUIを採用し、プロジェクトの進行状況の追跡、タスクの割り当て、スケジュールやリソースの管理、ドキュメントの共有等々が可能なコラボレーションおよびプロジェクト管理SaaSです。このガイドで取り上げるWBSに対応したテンプレートも装備しています。30日間の無料トライアルで、今すぐSmartsheetを始めましょう。

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Smartsheetが幅広い業種で活用されている理由

Smartsheetは、多くの業種・業界で利用されており、その理由は多機能性と柔軟性にあります。Smartsheetがなぜ広く愛用されているのか、具体的に見ていきましょう。

Smartsheetのここがマル：優れた汎用性と高度な機能

Smartsheetが多様な業種で活用されている背景には、その優れた特徴があります。

Excel的な使いやすさと汎用性の高さ
高い柔軟性と拡張性
豊富な統合機能
強力な自動化機能
高度な可視化機能
セキュリティーとコンプライアンス

これらの特徴により、Smartsheetはさまざまなビジネスニーズに柔軟に対応し、多くの企業で効果的に活用されています。

Smartsheetのここがマル：既存ソフトウェアとの優れた統合性

Smartsheetの豊富な統合機能について、もう少し説明しましょう。Smartsheetの大きな強みの1つは、既存の業務ソフトウェアとシームレスに統合できる点です。自社のSoR（Systems of Record）やGoogle Workspace、Microsoft 365、Salesforce、Jira、DocuSign、Tableau等々の生産性アプリケーションなど、日常的に使用しているツールと併用して、Smartsheetの強力な機能を活用できます。

この優れた統合性により、以下のようなメリットが得られます。

情報の一元管理：全ての情報と作業内容を単一のプラットフォームで管理できます。
データの流れの改善：異なるシステム間でのデータの移動がスムーズになり、情報の正確性が向上します。
スケジューリングとレポートの効率化：各ツールのデータを統合することで、より正確で包括的なスケジューリングとレポートが可能になります。
共同作業の促進：異なるツールを使用するチーム間でも、スムーズな情報共有と協力が可能になります。
意思決定の迅速化：統合されたデータにより、より迅速で正確な意思決定が可能になります。

法務、財務、人事などを含む各部門のデータをSmartsheetで統合することで、部門間の連携が強化され、組織全体の効率が向上します。既存のワークフローを大きく変更することなく、徐々にSmartsheetの導入を拡大してその機能を最大限に活用できるため、特に複数のシステムやツールを使用している大規模な組織や部門間の連携が重要な企業にとって、大きな価値をもたらしてくれるでしょう。

では、それぞれの業種・業界でSmartsheetがどう使われているかを紹介します。

製造業でのSmartsheetの使い方

カンバン方式の管理が特徴の製造メーカーでは、信頼性、スケーラビリティー、効率性が不可欠です。シームレスなコミュニケーションと可視化がキーとなっています。Smartsheetを導入した製造業企業では、稼働率が改善され生産を加速しています。

主なSmartsheet導入のメリットには、

プロジェクトのスケジューリングと実行：実行中の作業の可視性を向上し、リアルタイムのデータとステータス表示の精度を高め、生産性を加速
生産カレンダーとコミュニケーション：生産カレンダーおよびレポートを作成して、在庫や作業の流れの妨げとなるものを削減。ベンダーとのコミュニケーションを促進し、継続的な改善を実現
コンプライアンスの可視化と追跡：グローバルな生産性の可視性を高め、コンプライアンスおよび規制プロセスを簡素化・自動化し、重要な文書へのアクセスを合理化
設備の生産性を追跡：製造設備活用のリアルタイム分析データを取得し、アップタイム増進のアクションを実施

などがあります。

以下のような具体的な導入事例が報告されています。

HIT Holz：Smartsheetを導入し、1,000時間超の節約と380以上のプロジェクト管理で生産性を向上。インシデント報告も合理化し、従業員のトレーニングと成長を強化。
MOTUL Asia Pacific：Smartsheetで物流倉庫プロバイダー移行を3力月で遅滞なく完了、在庫管理ソリューションも構築。
Republic Elite：Smartsheetでオンボーディングを2時間からわずか10分に短縮、自動プロジェクト管理により年間3,000時間を節約
Shaw Industries：Smartsheetを導入し、50年以上の歴史を持つ同社の部門全体のポートフォリオ管理と業務効率化を実現。
Whirlpool：経営陣、プロジェクトマネージャー、製造部門の全担当者がSmartsheetで同じ情報を共有し、400プロジェクトのリアルタイム可視化と効率的な管理を実現。

建設・建築業でのSmartsheetの使い方

Smartsheetは建設・建築プロジェクトのあらゆるフェーズで効率を高めることができ、プロジェクトの納期や予算を遵守できます。建設前工程作業、リソース管理、RFI／RFP 管理、フィールドオペレーション、現場の安全管理、パンチリスト管理、品質管理などのプロジェクトライフサイクル全体を、Smartsheetで効率的に管理できます。

チーム間の可視性と共同作業を改善：プロジェクトのリスクや依存関係を可視化し、スタッフ配置、スケジュール、優先事項について、一元管理された情報に基づく迅速な意思決定を可能に
プロジェクト管理の効率化：プロセスの自動化と標準化を実現し、プロジェクト規模に合わせて現場作業員、設備、機器などのリソース調整を最適化
リスク軽減と安全管理：作業現場のQRコードまたはSmartsheetモバイルアプリを活用して、現場における潜在的な問題を迅速かつ簡単に報告
従業員の能力向上：ニーズに合わせて柔軟に調整できる使いやすいプラットフォームで、各現場の目標達成をサポート

などに加え、建設・建築業向けのテンプレートもそろっているため、漏れのないプロジェクト管理を効率よく導入できます。

以下のような具体的な導入事例が報告されています。

A.G. Coombs：Smartsheetを活用して紙ベースのプロセスをデジタル化、コロナ禍の安全プロトコルへの準拠と業務効率化を両立。
McCorvey Companies：Smartsheetを導入してワークフロー効率が60%～70%向上し、コミュニケーション効率が400%向上。年間10万ドル以上を節約。
NSCC International：Smartsheetで業務をデジタル化し、プロジェクト管理時間を50%削減、効率と予測精度が向上。
Sutter Roofing：Smartsheetでデータ管理を最適化し、業務効率を向上。材料の重複購入を回避し、20万ドル以上を節約。
TRUE Projects：Smartsheetで透明性を実現してデータ管理時間を30%削減、自動入力シートでさらに15%効率化。

ほか多数の建設・建築業企業がSmartsheetを活用しています。

小売業でのSmartsheetの使い方

常にカスタマーファーストであることが求められる小売業では、競争優位性を確立するために、オペレーションの改善と最適化が必須です。Smartsheetは、顧客獲得、顧客満足、顧客ロイヤルティー維持を強力にサポートしています。

店舗開店・リニューアル：期限通りに予算内で店舗を開店し、建設・リニューアルプロジェクトを透明化し、新規店舗の収益をより迅速に評価
ストアコミュニケーション：顧客のインストアエクスペリエンスを向上させ、店舗従業員のコンプライアンス遵守を徹底し、効率を改善
オムニチャネルキャンペーン：あらゆるチャネルを統合・管理し、マーケティングキャンペーン効果を低コストで最大化
イベント管理：プランニングプロセスを効率化し、メールやスプレッドシートなどに情報が散逸しないイベント全般管理を実現
合併・買収：ターゲット評価や契約前評価を促進し、精査プロセスを合理化。複数のワークストリームを管理し、契約サイクルを短期化しつつパイプラインを強化

また、SmartsheetのCalendarアプリでプロモーションや小売キャンペーン管理などが可能です。
以下のような具体的な導入事例が報告されています。

東芝グローバルコマースソリューション：Smartsheetの最新のプロジェクトおよびポートフォリオ管理（PPM）で商品化プロセスを標準化し、迅速に市場投入。
Arc’teryx：Smartsheet活用してグローバルな透明性と意思決定を強化。繊維製造ロスを軽減し、循環経済を促進。
Fortune Brands：Smartsheetで複数の国にまたがる23,000人の従業員を連携、効率化されたコミュニケーションでモチベーション向上も実現。
MOD Pizza：Smartsheet Control Centerで新店舗開設プロセスを標準化。従業員の賃金アップと顧客サービス充実も実現。
PVH：Smartsheetでグローバルプロジェクトの効率を向上。顧客エクスペリエンスの向上も実現。

ほか多数の小売業企業がSmartsheetを活用しています。

金融サービス業でのSmartsheetの使い方

Smartsheetは、金融サービス業向けのエンタープライズソリューションとしても活用されています。競合他社の先を行くために迅速に行動し、クライアントや顧客を保持する金融業企業の業務をサポートしています。規制の厳しい金融サービス業界では、個人データやその他の電子データがプライベートで安全であり、多くの規制に沿って収集・利用されていることを把握している必要があります。Smartsheetは金融サービス業界に特化した既成のソリューション、テンプレート、カスタムソリューションを提供します。

コンプライアンス、監査、リスクプロセスの自動化：標準化された拡張性のある財務・リスクコンプライアンス慣行を実装し、関連する全情報を一元管理
戦略的イニシアチブの追跡：自動化されたワークフローと承認プロセスで、戦略施策評価を加速
新金融商品の提供、マーケティング、顧客サポートの強化：大規模なイニシアチブを計画・実行し、社内外のチームを編成して全員にリアルタイムの可視性を提供
ポートフォリオ管理：組織全体のプロジェクト、ポートフォリオ、リソースを管理し、柔軟性とアジリティーを高め、迅速に価値を提供

金融機関では、重要なデータを保存して作業を実行するために複数のシステムに依存することが多く、ギャップを埋めるために手作業を伴う場合があります。Bridge by Smartsheetを使用すると、システム間でデータを接続してルーチンなタスクを自動化できるため、イノベーションに集中できるようになります。

以下のような具体的な導入事例が報告されています。

Alpine Pacific Capital：Smartsheetで取引パイプラインとデューデリジェンスを効率化。Smartsheetの直感的なUIが業務の合理化に貢献、テンプレートで時短も実現。
Banco Rioja：Smartsheet Control Centerを導入し、プロジェクト管理能力を10プロジェクトから70〜80プロジェクトに拡大。リアルタイムダッシュボードで規制パフォーマンスも向上。
Bland & Associates：Smartsheetを活用し、監査・税務・会計・コンサルティングの効率を向上させ、リモートワークも成功に導く。
Busey Bank：Smartsheetで11のワーキンググループ、46超のプロジェクト、14のプロセスレビュー、15の変更リクエストを管理。プロセス自動化で半期で20万ドル超のコストを削減。
Motion Federation Credit Union：Smartsheetでプロジェクト管理とコラボレーションを強化。新規支店開設、人事プロセス、新製品開発など、さまざまな目的にSmartsheetを活用。

ほか多数の金融サービス業企業がSmartsheetを活用しています。

通信業でのSmartsheetの使い方

顧客がより高速かつ可用性の高いサービスを求める中、通信会社はリアルタイムの可視性によりサービスエリアを拡大し、顧客の期待を超えることを目指しています。Smartsheetは、拡大と革新を続ける通信サービスの業務を支えています。

地域を超えたプロジェクトの結束を実現：優れた可視性により共同作業をサポートし、高精度のリアルタイムデータおよび戦略イニシアチブの表示で意思決定を加速
コンプライアンスの可視化と追跡：ネットワーク構築の可視性を高め、コンプライアンスおよび規制プロセスを簡素化・自動化し、重要文書のアクセス性を合理化
フィールドオペレーションをサポート：プロジェクトの情報管理を改善し、リアルタイムに問題を把握し、内外の関係者との共同作業を促進
オンボーディングプロセスの合理化：リソースポータルのリクエストフォームにより、内外の関係者をシームレスにオンボーディング

以下のような具体的な導入事例が報告されています。

8×8：Smartsheetの自動化機能により、業務時間を15%効率化、週次レポートの効率が10%向上。Smartsheetモバイルアプリ、DataMash、Jiraコネクタなどが生産性を向上し、ビジネスの拡大と複雑なプロジェクト管理をサポート。
Herotel：Word、Excel、メールなどの依存からSmartsheetの共同作業管理に移行。33のISPをSmartsheetと統合してターゲットを50%高速化。一貫したブランディングも実現。
SWC：Smartsheetの導入により業務効率を50%以上向上。リアルタイムのデータ主導の意思決定が可能になり、会社全体のコラボレーションとエンゲージメントを強化。

ほか多数の通信業企業がSmartsheetを活用しています。

テクノロジー企業でのSmartsheetの使い方

技術革新のスピードに対応し、DXを牽引するテクノロジー企業群。Smartsheetは、テクノロジー企業が共同作業に可視性をプラスしてプロジェクトを軌道に乗せ、迅速な対応をする上で役立っています。

プロジェクト管理・プログラム管理：シナリオに基づくレポートやダッシュボードでリスク、リソース、予測を管理し、アラートやリマインダー機能で計画通りの進捗を維持
製品開発：アジリティーが求められるスケジュールをSmartsheetで統括し、チーム間の重要なコミュニケーションやプロジェクトプランニングを合理的に進め、最速で製品を市場に投入
顧客への取り組み：営業担当者やコンサルタント、顧客のために情報がつながる環境を提供し、満足度の向上やスケジュールに基づいたタスクの遂行を実現
ヘルプデスク：チケットの回収、選別、管理により、解決までの時間を短縮し、顧客とのよりよいコミュニケーションを実現

以下のような具体的な導入事例が報告されています。

Box：Smartsheetを活用したイベント計画管理で、複雑なタスクを効率化。コンテンツからプレススケジュールまで、計画にかかる日数を削減。数千人規模のイベントもスムーズに。
Cisco：5万人以上の従業員にSmartsheetを導入し、意思決定を強化。年間3億ドルの予算管理とワークフローを効率化し、透明性向上で迅速な意思決定が可能に。
HP：Smartsheetで北米マーケティングイベント管理を改革。メールを90%削減、四半期セールスイベントを増加。効率化と60万ドル節約を実現。
SAP：Smartsheetで15,800人以上の従業員にラーニング／スキル管理プログラムを提供。50を超えるシートと15のダッシュボードでスキルレベルを定量化し、キャリア目標を定義。
Tableau：Smartsheetでプロセス管理を合理化し、毎週20時間を節約。Smartsheetの柔軟性により、システムを迅速に変更・拡張して、変化するビジネス環境にも対応。

ほか多数のテクノロジー企業がSmartsheetを活用しています。

電力・公共事業でのSmartsheetの使い方

電力および公共事業に携わる企業がSmartsheetを活用し、的確かつ迅速にサービスを計画して実現している方法を紹介します。各地に分散している従業員たちは、Smartsheetで共同作業および可視化を促進し、意思決定を改善して業務をスピードアップしています。

プログラムロールアップ：リアルタイムのフィールド基準を使用してレポート機能を強化し、プロジェクト全体の進捗状況をまとめてプログラムの可視性を高め、関係者の信用と信頼を向上
フィールドオペレーション：問題をリアルタイムで共有し、社内外の関係者間の共同作業力を向上させ、正確なリソース管理で時間を節約
定期的な予防保守業務：リマインダーを設定して進行中のタスクを追跡し、緊急の修理を最小限に抑制
安全性：検査の正確性、迅速性、追跡可能性を促進。必要な時に適切な人材につなげ、解決を加速
合併・買収：積極的にビジョンを視覚化し、適切なタイムラインを策定して、アイデアの共有を促進

以下のような具体的な導入事例が報告されています。

Hanley Energy：複数のプロジェクト管理ツールからSmartsheetに一本化し、プロジェクト管理効率を33%向上。顧客にリアルタイムの可視性を提供可能に。モバイル対応のフォームで勤怠管理を一新、正確な人件費レポートも実現。
Howden：Smartsheetのより迅速なレポート作成、よりスマートなリソース管理、自動化されたプロセスにより、グローバルにイノベーションと効率化を推進。
HOryx Energies：Smartsheetでプロジェクトの可視性を高め、業務を合理化。25を超えるプロジェクトを管理し、作業計画とダッシュボードを標準化を促進。
Sonnedix：コロナ禍での安全なオフィスづくりから従業員の新しい働き方のサポートまで、Smartsheetソリューションでリモートワークを促進。
WOG Technologies：Smartsheetを活用してレポート時間を90%短縮、プロジェクト開始を50%高速化。部門間の連携とリソースの最適化も強化。

ほか多数の電力・公共事業企業がSmartsheetを活用しています。

まとめ

いかがでしょうか？　Smartsheetは、多様な業種で活用されている効果的なプロジェクト管理ツールです。製造業から金融サービスまで、さまざまな業種の多くの企業がSmartsheetを導入し、業務効率と生産性の向上、ひいてはビジネスの拡大を実現しています。何かがピンときた方は、無料の30日間のトライアルでSmartsheetを実際に試してみることをおすすめします。

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今回ご紹介したのは、世界の190以上の国と地域で83,000のリーディングブランドに愛用されているSmartsheetの導入企業の、ほんのごく一部です。次回は後編をお届けします。