Smartsheetを使ってみた！13の業種・業界での活用例（後編）

Smartsheet TIPS

Smartsheetを使ってみた！13の業種・業界での活用例（後編）

Smartsheetはあらゆる業種・業界で活用できる共同作業管理ツールです。メディア、ヘルスケア、非営利団体など、多岐にわたる分野での使い方と導入事例を紹介します。

Smartsheetは多くの企業で近年注目が高まっている共同作業管理ツールですが、各業界特有のニーズに合わせた具体的な活用方法となると、まだ情報が不足していると感じている方も多いのではないでしょうか。

製造業から非営利団体まで、幅広い分野での活用例を紹介します。様々な業種・業界におけるSmartsheetの実践的な活用事例と、それぞれの分野でどのように業務効率化に貢献できるかを詳しく解説。この記事はその後編です。

Smartsheetが向いている業種・向いていない業種は？
メディア・エンターテイメント企業でのSmartsheetの使い方
ヘルスケア・ライフサイエンス企業でのSmartsheetの使い方
プロフェッショナルサービス企業でのSmartsheetの使い方
高等教育業でのSmartsheetの使い方
非営利団体でのSmartsheetの使い方
地方自治体でのSmartsheetの使い方
まとめ

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Smartsheetは、使いやすい表形式のUIを採用し、プロジェクトの進行状況の追跡、タスクの割り当て、スケジュールやリソースの管理、ドキュメントの共有等々が可能なコラボレーションおよびプロジェクト管理SaaSです。このガイドで取り上げるWBSに対応したテンプレートも装備しています。30日間の無料トライアルで、今すぐSmartsheetを始めましょう。

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Smartsheetが向いている業種・向いていない業種は？

Smartsheetは、その高い汎用性と柔軟性から、基本的にはあらゆる業種で効果的に活用できるクラウドソリューションです。「向いていない業種」というよりも、むしろ「活用方法や導入アプローチが推奨される業種」があると考えるべきでしょう。

Smartsheetが特に効果を発揮する業種

Smartsheetの機能は、特に以下のような業種で顕著な効果を発揮します。これらの業種では、Smartsheetの特徴がビジネスの本質的なニーズと合致し、効率化や生産性向上に直接的に貢献します。

プロジェクト管理が重要な業種（建設業、IT業界、製造業など）
クライアントとの緊密なコミュニケーションが必要な業種（コンサルティング業、広告業など）
複雑なワークフローを持つ業種（金融サービス業、医療・製薬業界など）
データ分析が重要な業種（マーケティング業、小売業など）
リモートワークや分散型チームが一般的な業種（IT業界、クリエーティブ業界など）

独自のアプローチが推奨される業種

特有の規制や要件により、Smartsheetの導入に際して独自のアプローチが必要となる業種も存在します。

セキュリティー要件が特に厳しい業種（国防関連産業、一部の政府機関など）
独自の専門的ソフトウェアを多用する業種（特殊な設計ソフトウェアを使用する製造業など）
規制が極めて厳しい業種（一部の金融機関、医療機関など）

ただ、これらの業種でも、適切な導入戦略と運用方法を採ることで、Smartsheetが業務プロセス全体を最適化し、生産性を大幅に向上させてくれるでしょう。Smartsheet単体で全ての専門業務を処理できなくても、既存のシステムやプロセスと組み合わせることで、業務効率を大きく改善できます。

Smartsheet導入の効果

Smartsheetの導入効果は、具体的な数字で示されています。著名なリサーチおよびアドバイザリー企業であるForrester Research社が実施した調査では、Smartsheetを導入した組織は、

といった、顕著な成果が報告されています。これらの数字は、Smartsheetが実際のビジネス環境でいかに大きな価値を生み出しているかを示しています。この分析からも、Smartsheetは業種を問わず幅広く活用できるツールであることは明らかです。その汎用性と柔軟性により、多くの企業で業務効率の向上や生産性の改善を実現しています。では、それぞれの業種・業界でSmartsheetがどう使われているかを見ていきましょう。

メディア・エンターテイメント企業でのSmartsheetの使い方

エンタメのドキドキを支えるSmartsheetの着実なオペレーション。Smartsheetは、ワークフローの改善、チーム間の連携、プロセスの革新に真剣に取り組んでいるメディアおよびエンターテイメント企業の頼れるパートナーです。

制作現場でのイノベーションを推進：プランニングを合理化し、ステークホルダーの信頼を高め、モバイルデバイスを通じてコラボレーションを行うことで、全員に情報を提供し、イベント当日の遂行を向上
コンテンツ制作のトラッキング：世界中のチームとつながることで、新しいアイデアをクリエイティブブリーフから実行まで追跡、シームレスな共有とコラボレーションを実現
コンテンツカレンダー管理：社内外のリソース間のサイロをなくし、コラボレーションを促進することで、コンテンツ制作における可視性を高め、戦略を調整
合併・買収：資産の統合を促進し、シームレスなトレーサビリティーを確保し、進捗状況を可視化することで、M&AのROIを促進

以下のような具体的な導入事例が報告されています。

DIRECTV：Smartsheetで約200の戦略プロジェクトをエンドツーエンドで追跡、自動化機能とダッシュボードにより、財務情報やプロジェクトのステータスに迅速にアクセス。
Fox Sports Australia：Smartsheetで放送計画の効率を10%～20%向上。自動化とリアルタイム更新により貴重な時間が節約され、スポーツイベントのライブ中継の精度が向上。
KEXP：Smartsheetの自動化とフォームでコンテンツカレンダーと資金調達業務を効率化、生産性を向上。
Universal Creative：200を超えるSmartsheetシートで、新しいアトラクションや乗り物の進行状況を追跡。ワークフロー自動化で大幅に時間を節約し、プロジェクト管理の効率を向上。
Wizards of the Coast：Smartsheet Control Centerで11部門のプロジェクトを管理。Smartsheet Rewardsプログラムを導入し、従業員に習得を奨励し、生産性を向上。

ほか多数のメディア・エンターテイメント企業がSmartsheetを活用しています。

ヘルスケア・ライフサイエンス企業でのSmartsheetの使い方

Smartsheetは、可視性の向上、ワークフローの合理化、健康情報の確実な保護を実現するため、より効果的で優れた患者体験を提供できます。病院・クリニック、医薬品・バイオテクノロジー、医療機器製造などの現場や組織で活用されています。

チーム間の可視性と共同作業を改善：共同作業や組織全体での業務を一元化。ステークホルダーが進捗度、コンプライアンス、患者満足度を確認できる可視性を提供
作業を合理化し、時間とコストを削減：スタッフが最重要業務に集中できるように、ワークフローの自動化やリソースの調整で作業効率を向上し、管理タスクを軽減
保護対象保健情報の安全な収集と共有：優れたセキュリティーとデータガバナンスコントロールで機密性の高いデータを保護し、各種規制や業界標準に準拠

また、PPE在庫管理、病院設備の稼働状況、抗体検査と追跡、ワクチン割り当てリクエスト、疾病対策予防センター（CDC）管理体制チェックリスト、医療従事者資格の追跡、料金表付き患者用治験トラッカーなど、ヘルスケア・ライフサイエンス向けのテンプレートもそろっています。

以下のような具体的な導入事例が報告されています。

Bayer：Smartsheetでプロジェクト管理を効率化し、20,000時間以上の工数削減とチームの生産性向上を実現。自動化プロセスによりチームあたり500時間以上を削減、管理職業務を1人あたり週約2～3時間削減。
Johnson & Johnson：Smartsheetのプロジェクト管理、自動化、プロセス管理を活用し、レビュープロセスを95%高速化、プロジェクト完了期間も40日短縮。
Overlake Medical Center & Clinics：Smartsheetでプロジェクト管理を一元化し、目標達成への合理的なアプローチが可能に。自動化機能で医療従事者の時間を1日あたり15～20分節約、DXと患者ケアの両立を実現。
Roche：Smartsheetでプロジェクト管理効率が30%向上、情報統合と透明性も強化。テンプレートとプロジェクト計画が数週間→数時間で作成可能に
Syngenta：Smartsheetのテクノロジーで世界的な農業を強化。90カ国以上の研究ラボ、試験農場、製品製造、流通施設を接続し、グローバルなリアルタイムデータ共有と安全性評価を変革。

ほか多数のヘルスケア・ライフサイエンス企業がSmartsheetを活用しています。

プロフェッショナルサービス企業でのSmartsheetの使い方

プロフェッショナルサービスでは、社内外の顧客に優れた結果を提供するための作業管理ソリューションとして、Smartsheetをフル活用できます。

クライアントプロジェクトの管理：受注、制作、納品のプロセスを標準化し、全ての段階でクライアントと明確にコミュニケーション
プロジェクトスケジューリング：共同作業や戦略的イニシアチブの進捗に関するリアルタイムのデータを使用し、スケジュールの可視性を向上させ、納期を短縮
イベント管理：プログラム開発を推進し自信を持ってイベントを管理することで、効果を高め、計画作業を一元化
リクエスト管理：デバイスを問わず、外部のステークホルダーからリクエストを受け、レスポンス配信を一元化
クライアントオンボーディング：シームレスな受付リクエストと情報満載のリソースポータルを使用して、クライアントとの契約を迅速かつ円滑に開始

以下のような具体的な導入事例が報告されています。

Bioforum：Smartsheetを活用して手作業を排除し、作業時間を60%節約し、データの信頼性を80%向上。データの90%はAPI統合により自動的に同期。
Iron Mountain：SmartsheetでITを合理化、年間400万ドルのコストを削減。1人あたり年間平均212時間を節約、8,049ドルの削減に相当。プロジェクトの一元管理で可視性を向上、意思決定も改善。
HR Spectacles：Smartsheetで従業員のオンボーディングプロセスを54%高速化。360度評価のプロセスが78%高速化され、運用コストを65%削減。
Sutherland：Smartsheet PPMで年間100万ドルの節約を達成。プロジェクトのセットアップが45分からわずか10秒に短縮。Smartsheetで機能停止に迅速に対応し、48時間以内に暫定ソリューションを導入。
Tanium：Smartsheetを活用してプロセスを自動化および標準化し、急速な成長の際の効率と拡張性を強化。Control Centerでカスタマイズ可能なテンプレートを作成し、リアルタイムのインサイトを獲得。

ほか多数のプロフェッショナルサービス企業がSmartsheetを活用しています。

高等教育業でのSmartsheetの使い方

高等教育事業では、Smartsheetを活用し、効率性、生産性、学生向けサービスを改善できます。Smartsheetは、大学全体にわたる連携を1カ所で実現。キャンパスのコアテクノロジーを簡素化して更新したいと考えるITリーダーのセキュリティー、拡張性、インテグレーションの各要件に対応しながら、特定の学部、学科、チームが思い思いに物事を進められます。

プロジェクト／プログラム管理：入試プロセスの最適化、最先端のキャンパスライフの提供、寄付金募集の管理など、Smartsheetで目的のソリューションを自在に構築
学内施設メンテナンス／建設工事管理：施設の問題を迅速に把握して現場スタッフとコールセンターを結び、キャンパスを安全かつ清潔に維持。承認された建設プロジェクトのキックオフを一律化し、学内施設建設工事用のビルド済みソリューションでポートフォリオ全体を管理
カリキュラム開発：カリキュラム開発用のビルド済みソリューションを活用して、カリキュラム制作の進捗状況を可視化し、インストラクショナルデザイナーとのコラボレーションを合理化してアウトプットを加速
臨床試験管理：臨床試験プロトコルのレビューと承認、試験手順、試験管理の標準プロセスを構築し、グローバルな試験ポートフォリオ全体を管理。臨床試験プロジェクトの状況をリアルタイムに把握可能
交付金管理：各申請コンポーネントと歳出記録を追跡し、歳出の透明性を高め、期限に遅れることのないよう、交付金の申請と交付をトラッキング
IT部門管理：ITエキスパート従業員に適切なソリューションを提供し、リソースを管理して、日々の運用と将来の計画立案を両立。Smartsheetでこれら全てを管理して大学全体の一貫した方向性を維持

Smartsheetでは、交付金申請／交付トラッキングをはじめ、教育機関のプロジェクト管理オフィス（PMO）が新たなプロジェクトを追跡、承認する方法を合理化するテンプレートが用意されています。あらゆるプロジェクトにわたる主要なメトリクスをリアルタイムに可視化できます。

以下のような具体的な導入事例が報告されています。

McGraw Hill：Smartsheetでメディアアセット開発の効率が50%以上向上。ベンダー請求書のレビュープロセスが3週間から半日に短縮され、自動化ツールとコミュニケーションツールにより人的エラーとプロジェクトの期間が大幅に削減。
RMIT University：戦略的なプロジェクト管理とリソース割り当てにSmartsheetを活用。リアルタイムのデータ視覚化が人員配置やプロジェクト実行の意思決定を支援。
SIUE School of Business：Smartsheetをカリキュラムに統合し、プロジェクト管理とコラボレーションのスキルを学生に提供。コロナ禍での仮想コースワークにも活用。
St. Edward’s University：SmartsheetでITリソースを管理し、遠隔学習をサポートし、管理プロセスを自動化。Smartsheetの柔軟性と使いやすさにより、各学部で迅速なソリューション開発と実装が可能に。
University of Western Cape：Smartsheetでプロセスを一元化し、6力月かかっていた年間予算編成プロセスを合理化・自動化。生産性が約20%向上し、残業が削減され、従業員のモチベーションが向上。

ほか多数の高等教育業がSmartsheetを活用しています。

非営利団体でのSmartsheetの使い方

顧客がより高速かつ可用性の高いサービスを求める中、通信会社はリアルタイムの可視性によりサービスエリアを拡大し、顧客の期待を超えることを目指しています。Smartsheetは、拡大と革新を続ける通信サービスの業務を支えています。

補助金申請と寄付者対応：申請書の構成要素と支出記録を追跡し、支出の透明性を高めることで、寄付者の信頼を確保
プログラム管理：プロジェクトの進捗をまとめたロールアップレポートでプログラムの可視性を向上、関係者全員に情報を提供
戦略的プランニング：積極的なビジョン策定、適切なタイムライン設定、アイデアの共有でプログラムをスピードアップし、自信を持って拡張
マーケティングキャンペーン：プランニングを一元化することで、チャネルの一貫性を保ち、市場投入までの時間を短縮し、高い効果を実現
ファンドレイジングイベント：企画とロジスティクスをより効率的に管理し、寄付者のフォローアップを一元的に把握
グローバルフィールドオペレーション：グローバルなフィールドチームの優先順位を統一し、デバイス間でシームレスなステータスアップデートを可能に

以下のような具体的な導入事例が報告されています。

2022 Special Olympics USA Games：Smartsheetでイベントとスケジュールを管理し、20万ドル以上を節約。11会場にわたる効率的な運営により、5,500人を超える選手とコーチに恩恵。
A4CB：Smartsheetで資金調達プログラムを効率的に管理し、中小企業サポートを1,300社から37,000社に拡大。コロナ禍で15件の緊急プログラムを管理し、中小企業に3億9,600万ドルを配分。
EAH Housing：Smartsheetでプロセスを改善、年間60,000ドルを節約。ワークフロー自動化を活用してインシデント報告プロセスを効率化。プロジェクト概要レポートを数分で作成可能になり、効率とコラボレーションが向上。
Lutheran障がい者サービス：Smartsheetで車両費17万ドルを削減し、正確性・効率性を向上。フォームと自動化によりリアルタイムのデータキャプチャーと効率的なフリート管理を実現。
Twin Cities Habitat for Humanity：Smartsheetで寄付者管理、イベント計画、住宅建設などの幅広いタスクを管理。Smartsheetフォームでイベントの出欠収集を自動化して大幅に時短、アラートと自動化によりウェブ／SNSの即時更新を促進。

ほか多数の非営利団体がSmartsheetを活用しています。

地方自治体でのSmartsheetの使い方

地方自治体でも、業務にSmartsheetを取り入れ、垣根のない奉仕を実現しています。プロセスを整理し、説明責任を果たし、構成メンバーに透明性を与え、コミットメントを実現しましょう。

部門サイロの縦割りを打破：迅速なユーザー導入とシームレスで安全な共有により、組織は部門を超えたコラボレーションを容易に行い、構成メンバーに最高の結果
長期的な戦略プランニングの簡素化：戦略プランニングと目標設定を簡素化し、タイムラインを調整し、戦略に関するタスクと予算をシームレスに追跡
オペレーションと資産管理の合理化：データ収集フォーム、バーコードスキャン、GPSロケーションタグを使用して、部門や地域を超えてリアルタイムで資産を追跡
助成金管理：支出をシームレスに追跡し、プログラムの進捗状況とともに支出をダッシュボードにまとめ、ステークホルダーに情報を提供
フィールドコーディネーション：フィールドチームには、優先度の高いリクエストに集中し、シームレスなリアルタイムのステータスを提供するために必要なモバイルツールを提供

以下のような具体的な導入事例が報告されています。

米ミシガン州デトロイト市：Smartsheetで法務部門へのリクエストの平均応答時間を30日以上からわずか15日以下に短縮、33万ドルを節約。自動化機能とコラボレーション機能により見える化が進み、部門全体の生産性が向上。
米テキサス州サウスレイク市：Smartsheetで市の都市計画の透明性を強化。リアルタイムのデータ収集と緊急出動の遅れに関する即時インサイトが、戦略的な改善に貢献。
西オーストラリア州精神保健委員会：Smartsheetで透明性を確保し地域社会を支援。年次報告書の作成などのタスクが合理化され、効率性と透明性が向上。

ほか多数の地方自治体がSmartsheetを活用しています。

まとめ

13の業種でのSmartsheetの使われ方を前後編にわたり紹介しました。参考になるポイントは見つかったでしょうか？
建設業、IT業界、製造業、コンサルティング業、広告業、金融サービス業、医療・製薬業界、マーケティング業、小売業、IT業界、クリエーティブ業界などでは、Smartsheetの導入効果をダイレクトに獲得しやすいと考えられます。また、導入・運用に独自のアプローチが推奨される業種でも、汎用性、使いやすさ、統合機能など、Smartsheetが活用されている例は豊富にあります。
総じてSmartsheetではプロジェクト管理の効率化、コラボレーションの促進、プロセスの自動化、可視性の向上などが実現され、あらゆる業界の多くの企業で生産性の向上やコスト削減などの成果が報告されています。まだ使ったことがないという方は、無料の30日間のトライアルでSmartsheetを実際に試してみましょう。

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