動画

Smartsheetの特徴や各種機能、使い方などを、日本語字幕・ナレーション入りの動画で分かりやすくご紹介します。

Smartsheet:入門編

Smartsheetは、チームと組織が意義のある影響力を持つワークフローとソリューションを、直感的に作成出来るようにする最新の作業管理プラットフォームです。

全てのデータを1カ所で取得し、さまざまな形式で表示し、必要な作業を自動化できます。

まず、全ての作業はシートから始めます。 シートでは柔軟にデータの取得と管理ができ、チームメンバー全員が、1つのクラウドベース体験を通してリアルタイムで共同作業を行えます。

シートは行と列で成り立っています。 列はカスタマイズ可能で、特定のデータを追跡できます。 連絡先、日付け、ドロップダウンリスト、チェックボックス、記号、さらに作成者や変更日時のようなシステムデータも追跡可能です。

行ではタスクを階層に分け、添付ファイル、リンク、会話などを必要な場所に記録することでチームを整理できます。

シートのビューは基本的なグリッドビューからガント、カード、カレンダビューに変更できます。

ガントビューはタスクとその依存関係を見るのに適しています。

カードビューは作業の明確な可視化と優先順位付けに使用できます。

カレンダービューでは全作業のスケジュールが把握できます。 シートを組織内外のチームメンバーと共有して、リアルタイムで共同作業することもできます。 他にも注目すべき機能は色々あります。 フォーム機能では、データを簡単かつ正確に取得して、シートにそのまま取り込めます。 自動化機能では、業務を円滑に進めるための通知やリマインダーを設定できます。

構成機能では、シンプルな承認処理において業務をレビューしたりコメントを追加できます。

レポート機能では重要な情報を追跡、監視、管理できます。 ダッシュボードではカスタマイズしたビューを組織全体で共有できます。

さらに、簡単に達成できるノーコードアプリはチームの特定のワークフローにぴったりです。

作業はゼロから始めることもできますが、他のソースからインポートしたり、Smartsheetの多彩なテンプレートを使うこともできます。

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【Excelお悩みあるあるクエスト】
Smartsheetで共同作業管理を効率化するツボ5選

業務タスクやプロジェクトの管理に、Excelなどの表計算ツールを使っている方は多いと思います。

  • プロジェクトの進捗状況が分からない!
  • 進捗管理と顧客連絡が二重に煩雑!
  • 関連部署が今何をしてるのか、全然見えない!
  • 部門をまたぐ共同作業管理がカオス!
  • タイムリーに経営判断できない!

など、困りごとを抱えてはいませんか?
進化するDXのビジネス環境では、どうしても表計算ツールでは限界があります。
豊富な受賞歴を誇る共同作業管理のリーディングソリューション、SmartsheetでExcelの限界を突破!
よくあるお悩みを解決していきましょう。
SmartsheetはFortune 500企業の80%以上が導入済み、30日間無料でお試しいただけます。
この動画では、共同作業管理のよくあるお悩みポイントを5つ、懐かしのゲーム風に紹介します。

【よくある困りごと レベル1:タスクやプロジェクトの進捗状況が分からない!】
今やっているプロジェクトがどこまですすんでいるのか、まるで見当がつかなくなったことはありませんか?
Smartsheetでは、共有しているシートの表示方法を切り替えられます。
ガントビューでは、プロジェクトのスケジュール、進捗状況、詳細情報をリアルタイムで一発確認できます。

【よくある困りごと レベル2:進捗管理と顧客連絡が二重に煩雑!】
プロジェクトの管理とクライアントとの煩雑なやり取り、ダブルで大変ですよね。
クライアントからもらったデータや書類の保存場所を忘れてしまったり、納品サンプルにOKをもらえていたかさえ分からなくなってしまったことはありませんか?
Smartsheetでは、フォーム機能を活用して必要な情報を取引先からもリアルタイムで作業管理シートに一発収集できます。
やり取りの履歴を各タスクごとにシートに集約でき、煩雑さを軽減できます。

【よくある困りごと レベル3:関連部署が今何をしてるのか、全然見えない!】
会社はしょせんタテ割り、関連部署が何をどこまで進めているか、状況が分からずお困りではないですか?
おたがいのことなど見えないのが当たり前、というのは古すぎます。
Smartsheetのダッシュボード機能では、関連部署のタスクやプロジェクトの状況を瞬時に更新・可視化できます。
作業管理シートのコメント機能で、部署間のコミュニケーションも円滑になります。
Smartsheetで脱・サイロ!

【よくある困りごと レベル4:部門をまたぐ共同作業管理がカオス!】
各部門がバラバラなツールを使っていると、現場も管理担当者もお互いに入力の手間ばかり増えたり・・・・。
関係する部門が多くなると、勢いカオスもどんどん大きくなるものです。
Smartsheetはスプレッドシート形式の扱いやすいUIで、部署やスキルを問わずどなたでも簡単に使い始められます。
Salesforce、Jira、ServiceNow、Microsoft Dynamics 365など各部門で使っているツールとも同期できるため、リアルタイムの共同作業管理が整います。

【よくある困りごと レベル5:タイムリーな経営判断につなげられない!】
プロジェクトを頑張るだけで、効果的な経営判断につなげられなければ、努力も無駄になってしまいます。
Smartsheetは経営システムと統合して、現場プロジェクトの進捗や各部署のタスク状況、予算状況など、全体を見える化。
人的ミスのない統合データを経営陣にリアルタイム提供し、タイムリーな経営判断をサポートします。

 

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SmartsheetとChatGPT(OpenAI)を統合!原稿を生成させてシートに自動で記入させる

SmartsheetでGPT-3にテキストを生成させて、シートに自動で書き込ませるようにしてみましょう。

現在、SmartsheetにはChatGPTやOpenAIとの直接のインテグレーションはありませんが、Zapierを介してインテグレートすることができます。
Zapierには多くのツール同士のインテグレーションがあり、SmartsheetとChatGPT、またはOpenAIのGPT-3ないしDALL·Eとの接続も選べます。
ここでは、SmartsheetからOpenAIのAPIを呼び出してテキストを書かせ、生成されたテキストを直接Smartsheetに戻させるため、少し違う方法でトライしてみます。
今回は、SmartsheetでTwitterに投稿する原稿を管理するシートを作って、GPT-3に生成をリクエストするネタを書く「トピック」列と、生成されたテキストを戻させる「GPT-3」列を用意しました。
「トピック」列に、ChatGPTに質問するのと同じように、何か書いてみて、保存アイコンをクリックします。
Zapierのトリガーは「Smartsheetで新しい行が作られたとき」にしてあります。
最初のアクションは「ZapierのコードでPythonを実行する」です。
コードのフィールドには、OpenAI APIでテキストを生成させるURLを含めています。
最大トークン数やサンプリング温度も任意に設定できます。
次のアクションには「Smartsheetに行を追加する」を設定しています。
生成された原稿を、Smartsheetに戻させるアクションです。
Smartsheetでは、シートに青くハイライトされた行が追加されます。
「トピック」列で行を増やすとトリガーが発動してしまうので、行を増やさないようにしつつ、いったん生成されたテキストを整理します。
あとは、これをベースにTwitterに投稿する作業管理シートになるように必要な列を任意に追加して、プロジェクトを始めることができます。

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ChatGPTとSmartsheetでガントチャートを超時短作成!

Smartsheetでは、ChatGPTに仮組みさせたプロジェクトスケジュールから、ガントビューを一発作成することができます。

この例ではウェブサイト立ち上げのスケジュールを作らせてみます。
まず、役割ごとの担当者を指定して、ChatGPTにスケジュールを立てさせましょう。
あとは何も考えずにChatGPTにお願いすると、みるみるスケジュール表の叩き台を生成してくれます。
ポイントは、ChatGPTが先行タスクも規定してくれるところです。
ChatGPTがスケジュールを組み終えたら、いったんスプレッドシートなどにコピペします。
表計算ツールではいいタスク管理はできないので、Smartsheetで新規シートを作りましょう。
Smartsheetの左ナビゲーションのプラスアイコンから、「ガント」をクリックします。
任意のタイトルをつけておきましょう。
ChatGPTが作ってくれた各データをSmartsheetの列にコピペして、開始日を設定すると、一瞬でガントビューが生成されます。
各タスクの詳細は全く検討せずに、あっという間に工程表ができてしまいました。
ガントビューでスケジュールの全体を俯瞰して、必要に応じて細かいところを調整し、実際のプロジェクトをスタートさせましょう。
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