HPの北米コマーシャルマーケティンググループは、動的なプロジェクト管理ツールであるSmartsheetを導入することにより、販売およびマーケティングイベントの管理方法を改革しました。この戦略的な動きにより、手動プロセスが大幅に削減され、その結果、メールでのコミュニケーションが90%減少し、処理できるイベントの数が四半期あたり6件から26件へと大幅に増加しました。

HPのシニアイベントマネージャーであるRoxie Palacios氏は、この変革の最前線に立ってきました。Smartsheetを使用する以前は、過剰なメール送信や手動更新が必要な非効率なツールによってチームは行き詰まっていました。これは不正確さをもたらしただけでなく、遅延や説明責任の欠如も引き起こしました。Smartsheetでは、これらの問題に正面から取り組み、イベントデータの信頼できる唯一の情報源と、完全に自動化されたイベント管理プロセスを提供しました。

Smartsheetの導入により、コミュニケーションが合理化されただけでなく、追加のスタッフを雇用する必要もなくなり、推定60万ドルの節約につながりました。このツールの自動化機能により、リアルタイムの更新と通知が可能になり、定期的にメールをやり取りする必要がなくなり、計画と状況に関する会議の数が75%削減されました。

効率の向上は顕著でした。イベントの制作にかかる所要時間は丸1力月短縮され、84日からわずか54日に短縮されました。これはHPの収益に直接的な影響を及ぼし、マーケティンググループはイベントのROIに大きく貢献することができました。

HP北米コマーシャルマーケティンググループは、ヨーロッパやオーストラリアのグローバルマーケティングチームやイベントチームなど、社内の他のチームにもSmartsheetの使用を拡大することで、更なるプロセスの自動化を目指しています。この拡張により、会社全体の組織、コミュニケーション、コラボレーションがさらに強化されることが期待されています。