オーストラリアの建設会社TRUE Projectsの共同創設者であるKane Godfrey氏とJames Peebles氏は、建設業界で10年以上働いていましたが、プロジェクトの可視性が限られているため、信頼の欠如がまん延していると認識していました。創業当初のビジネスプロセスは、単にExcel、Dropbox、メールでしたが、ビジネスが成長するにつれ、ビジネス全体の透明性を維持するために、より構造化されたアプローチが必要になりました。パフォーマンスの悪いソフトウェアに「閉じ込められた」という過去の経験から、財務からマーケティング、プロジェクトの実施に至るまで、ビジネスのあらゆる分野で真の成果を実現し、可視性を提供できる柔軟なものを求めていました。

TRUE Projectsは、短期間でSmartsheetを稼働させてビジネスニーズに応えることができました。既存のテンプレートを使用し、カスタムシートを作成することで、目的に適したカスタマイズ可能なツールを開発できました。

「気に入った点は2つあります。1つは、システムに対して完全な柔軟性があり、自分で変更を加えることができることです。2つ目は、全てオンラインで、どこからでもチームをサポートできることです。私たちの目標の1つは、チームがどこにいても適切なシステムとツールを用意することです。その部分のビジネスでイライラする部分の1つは、必要なものを入手するためにオンサイトのポータルにログオンすることでした」（Godfrey氏）

Godfrey氏は、「私たちは、設計と構築のプロセス全体を通じて、完全な財務上の透明性をクライアントに提供しています。Smartsheet移行の最大のメリットは、簡単に適応できて目に見えるシステムを構築できることでした」とも述べています。

TRUE Projectsは、CRMと潜在顧客と販売パイプラインの管理にSmartsheetを使用しています。マーケティング部門はSmartsheetを使用して全ての目的、目標、プログラムを追跡し、営業チームと協力。チームは追跡目的で遡って使用するのではなく、プラットフォームから社内会議を開催し、アクセスしやすいようにメモや議事録をシートに取り込みます。また、TRUE Projectsは、部門ごとに異なるシステムに依存するのではなく、会計用のXero、Dropbox、Office 365、Smartsheetの4つだけを使用。シンプルかつ統合されたシステムにより、プロジェクトマネージャーが変更を加えると、その変更が財務部門と営業のシートにも反映されます。

クラウドベースでモバイル対応であるため、TRUE ProjectsはどこからでもSmartsheetにアクセスできます。特に建設現場では重要です。オンサイトチームは、プロジェクトの詳細をすぐに参照できるだけでなく、安全プロセスをその場で管理できます。

「つながりと可視性があることによる安心感は大きなものです。全てのデータはリアルタイムでKPIを追跡するために使用されるため、誰もが設定した目標を確認できます。追い上げを待つのではなく、チームメンバー全員が進行中にパフォーマンスを評価できます」（Godfrey氏）

TRUE Projectsは、特にデータ入力と顧客エンゲージメントにかかる時間を大幅に節約できました。Resource Management by Smartsheetの導入により、プロジェクト、時間追跡、人材予測を最適化することで、この状況はさらに改善されました。これらの効率化により、TRUE Projectsは顧客に真に優れた設計と構築のエクスペリエンスを提供することに専念できています。

「Resource Management by Smartsheetを使用し始めて以来、開発を次のレベルに引き上げてきました。販売から製品配送までのプロセスを合理化。当社のデータは人的ミスの可能性が低く、営業チームとプロジェクトチームのデータ管理にかかる時間を約30%節約できています。シートを自動入力して重複を削除することで、データ入力にかかる時間をさらに15%節約しています。メリットは非常に大きく、リスクのないソリューションです」（Godfrey氏）

出典：Smartsheet