Smartsheet早わかり：口コミ・評価、使い方や業界事例、よくある質問など総合ガイド
Smartsheetで何ができるのか？ どうやって使うのか？ 競合ITツールと比べて何がマル、何がバツ？ 値段は？ ユーザーの評判は？ 向いている業種、向いていない業種は？ さらに、導入を検討している方や既に使用している方のために、よくある質問とその回答も掲載。Smartsheetの実力を全方位で解剖します。
Smartsheetとは：Excelとどう違う？値段は？どう使われている？
Smartsheetの特徴と基本機能
料金プランの比較
編集者ユーザー数無制限の「BUSINESS」プランは、1ユーザーあたり月額2,768円から利用でき、条件付きロジックを含むフォーム、アクティビティーログ、ドキュメントビルダー、校正機能など、高度な機能が含まれます。
大規模組織向けの「ENTERPRISE」プランは、高度なセキュリティー機能やEnterprise Plan Manager、WorkApps（コード不要のビジネスアプリ構築）など多くの追加機能を備えています。
他のITツールとの比較
Trelloなどのプロジェクト管理ツールとも競合しますが、それらにはない表計算形式インターフェイスがSmartsheetの特徴です。大量のデータの整理や分析が容易で、高度な自動化機能でワークフローを効率化できます。
また、Jiraなどの主に開発チーム向けユースケースが多いツールとも違い、業界や部門を問わず幅広く活用できる汎用性が特徴です。API連携も豊富で、多種多様なビジネスニーズに対応できる点でも優れています。
これらの独特の特徴から、Smartsheetは世界トップ100社の90％以上で愛用されています。
基本的な使い方
特定の条件が満たされた際には自動的に通知メールが送信されるよう設定できるので、ワークフローの自動化を進めることも可能です。さらに、プロジェクト全体のデータをグラフで可視化できるダッシュボード機能もあるため、高度な分析と戦略的な意思決定が可能になります。
ガントチャート機能の使い方
自動化機能の使い方
Smartsheetの口コミ、評価まとめ
大手レビューサイトでのSmartsheetの評価
- 違和感なく操作できるExcelに似たシンプルなUI
- クラウドで情報共有が簡単
- どんな業務にもフィットする汎用性
- すぐに使えるテンプレート集
- ガントチャート機能
- ダッシュボード機能
- 自動化機能
- コラボレーション機能
- 初期費用が安い
Smartsheetの主な受賞アワード
- G2「BEST SOFTWARE AWARDS 2024」Project Management Products部門トップ50をはじめとする多くのトップブランド認定
- Gartner社「Magic Quadrant for Collaborative Work Management Tools」リーダー
- Forrester Research社「Forrester Wave: Collaborative Work Management Tools」リーダー
- TrustRadius社「Top Rated Awards」
- Fast Company社「Most Innovative Companies（最も革新的な企業）」、「Brands That Matter（重要なブランド）」
Smartsheetの業種・業界ごとの使い方
Smartsheetが向いている業種・向いていない業種
Smartsheetの機能は、特に以下のような業種で顕著な効果を発揮します。
- プロジェクト管理が重要な業種（建設業、IT業界、製造業など）
- クライアントとの緊密なコミュニケーションが必要な業種（コンサルティング業、広告業など）
- 複雑なワークフローを持つ業種（金融サービス業、医療・製薬業界など）
- データ分析が重要な業種（マーケティング業、小売業など）
- リモートワークや分散型チームが一般的な業種（IT業界、クリエーティブ業界など）
製造業でのSmartsheetの使い方
カンバン方式の管理が特徴の製造メーカーでは、信頼性、スケーラビリティー、効率性が不可欠です。シームレスなコミュニケーションと可視化がキーとなっています。
- プロジェクトのスケジューリングと実行：実行中の作業の可視性を向上し、リアルタイムのデータとステータス表示の精度を高め、生産性を加速
- 生産カレンダーとコミュニケーション：生産カレンダーおよびレポートを作成して、在庫や作業の流れの妨げとなるものを削減。ベンダーとのコミュニケーションを促進し、継続的な改善を実現
- コンプライアンスの可視化と追跡：グローバルな生産性の可視性を高め、コンプライアンスおよび規制プロセスを簡素化・自動化し、重要な文書へのアクセスを合理化
- 設備の生産性を追跡：製造設備活用のリアルタイム分析データを取得し、アップタイム増進のアクションを実施
建設・建築業でのSmartsheetの使い方
Smartsheetは建設・建築プロジェクトのあらゆるフェーズで効率を高めることができ、プロジェクトの納期や予算を遵守できます。
- チーム間の可視性と共同作業を改善：プロジェクトのリスクや依存関係を可視化し、スタッフ配置、スケジュール、優先事項について、一元管理された情報に基づく迅速な意思決定を可能に
- プロジェクト管理の効率化：プロセスの自動化と標準化を実現し、プロジェクト規模に合わせて現場作業員、設備、機器などのリソース調整を最適化
- リスク軽減と安全管理：作業現場のQRコードまたはSmartsheetモバイルアプリを活用して、現場における潜在的な問題を迅速かつ簡単に報告
- 従業員の能力向上：ニーズに合わせて柔軟に調整できる使いやすいプラットフォームで、各現場の目標達成をサポート
小売業でのSmartsheetの使い方
常にカスタマーファーストであることが求められる小売業では、競争優位性を確立するために、オペレーションの改善と最適化が必須です。
- 店舗開店・リニューアル：期限通りに予算内で店舗を開店し、建設・リニューアルプロジェクトを透明化し、新規店舗の収益をより迅速に評価
- ストアコミュニケーション：顧客のインストアエクスペリエンスを向上させ、店舗従業員のコンプライアンス遵守を徹底し、効率を改善
- オムニチャネルキャンペーン：あらゆるチャネルを統合・管理し、マーケティングキャンペーン効果を低コストで最大化
- イベント管理：プランニングプロセスを効率化し、メールやスプレッドシートなどに情報が散逸しないイベント全般管理を実現
- 合併・買収：ターゲット評価や契約前評価を促進し、精査プロセスを合理化。複数のワークストリームを管理し、契約サイクルを短期化しつつパイプラインを強化
金融サービス業でのSmartsheetの使い方
厳格な個人データやその他の電子データの取り扱いが求められる金融サービス業界。Smartsheetは金融サービス業界に特化した既成のソリューション、テンプレート、カスタムソリューションを提供します。
- コンプライアンス、監査、リスクプロセスの自動化：標準化された拡張性のある財務・リスクコンプライアンス慣行を実装し、関連する全情報を一元管理
- 戦略的イニシアチブの追跡：自動化されたワークフローと承認プロセスで、戦略施策評価を加速
- 新金融商品の提供、マーケティング、顧客サポートの強化：大規模なイニシアチブを計画・実行し、社内外のチームを編成して全員にリアルタイムの可視性を提供
- ポートフォリオ管理：組織全体のプロジェクト、ポートフォリオ、リソースを管理し、柔軟性とアジリティーを高め、迅速に価値を提供
通信業でのSmartsheetの使い方
顧客がより高速かつ可用性の高いサービスを求める中、通信会社はリアルタイムの可視性によりサービスエリアを拡大し、顧客の期待を超えることを目指しています。
- 地域を超えたプロジェクトの結束を実現：優れた可視性により共同作業をサポートし、高精度のリアルタイムデータおよび戦略イニシアチブの表示で意思決定を加速
- コンプライアンスの可視化と追跡：ネットワーク構築の可視性を高め、コンプライアンスおよび規制プロセスを簡素化・自動化し、重要文書のアクセス性を合理化
- フィールドオペレーションをサポート：プロジェクトの情報管理を改善し、リアルタイムに問題を把握し、内外の関係者との共同作業を促進
- オンボーディングプロセスの合理化：リソースポータルのリクエストフォームにより、内外の関係者をシームレスにオンボーディング
テクノロジー企業でのSmartsheetの使い方
技術革新のスピードに対応し、DXを牽引するテクノロジー企業群。Smartsheetは、テクノロジー企業が共同作業に可視性をプラスしてプロジェクトを軌道に乗せ、迅速な対応をする上で役立っています。
- プロジェクト管理・プログラム管理：シナリオに基づくレポートやダッシュボードでリスク、リソース、予測を管理し、アラートやリマインダー機能で計画通りの進捗を維持
- 製品開発：アジリティーが求められるスケジュールをSmartsheetで統括し、チーム間の重要なコミュニケーションやプロジェクトプランニングを合理的に進め、最速で製品を市場に投入
- 顧客への取り組み：営業担当者やコンサルタント、顧客のために情報がつながる環境を提供し、満足度の向上やスケジュールに基づいたタスクの遂行を実現
- ヘルプデスク：チケットの回収、選別、管理により、解決までの時間を短縮し、顧客とのよりよいコミュニケーションを実現
電力・公共事業でのSmartsheetの使い方
電力および公共事業に携わる企業では、Smartsheetが共同作業および可視化を促進し、意思決定を改善して業務をスピードアップしています。
- プログラムロールアップ：リアルタイムのフィールド基準を使用してレポート機能を強化し、プロジェクト全体の進捗状況をまとめてプログラムの可視性を高め、関係者の信用と信頼を向上
- フィールドオペレーション：問題をリアルタイムで共有し、社内外の関係者間の共同作業力を向上させ、正確なリソース管理で時間を節約
- 定期的な予防保守業務：リマインダーを設定して進行中のタスクを追跡し、緊急の修理を最小限に抑制
- 安全性：検査の正確性、迅速性、追跡可能性を促進。 必要な時に適切な人材につなげ、解決を加速
- 合併・買収：積極的にビジョンを視覚化し、適切なタイムラインを策定して、アイデアの共有を促進
ヘルスケア・ライフサイエンス企業でのSmartsheetの使い方
Smartsheetは、病院・クリニック、医薬品・バイオテクノロジー、医療機器製造などの現場や組織で、可視性の向上、ワークフローの合理化、健康情報の確実な保護を実現し、より効果的で優れた患者体験を提供しています。
- チーム間の可視性と共同作業を改善：共同作業や組織全体での業務を一元化。ステークホルダーが進捗度、コンプライアンス、患者満足度を確認できる可視性を提供
- 作業を合理化し、時間とコストを削減：スタッフが最重要業務に集中できるように、ワークフローの自動化やリソースの調整で作業効率を向上し、管理タスクを軽減
- 保護対象保健情報の安全な収集と共有：優れたセキュリティーとデータガバナンスコントロールで機密性の高いデータを保護し、各種規制や業界標準に準拠
Smartsheetのよくある質問まとめ20
価格、無料トライアルのよくある質問
Q：プランを変更できますか？
A：Smartsheetユーザー利用規約に従って、いつでもプランをアップグレードして、プロジェクト、プログラム、またはポートフォリオ管理の追加機能を利用できます。また、ライセンスの追加購入も可能です。
Q：どのような支払い方法が可能ですか？
A：DXable経由のお申し込みでは、日本円、年1回の請求書払いお支払いが可能です。為替リスクを請求日のレートで固定できるほか、面倒な関税手続きや毎月のクレジットカードでの精算処理も不要です。
A：30日間です。有料プランを購入しない限り、料金は発生しません。
Q：トライアルでは何ができますか？
A：トライアルではビジネスプランで次の機能にアクセスできます。
- 最大50枚のシートを作成して作業を管理する
- シートを共有する
- ダッシュボードでデータを視覚化する
- シートからレポートを作成する
- さまざまなプロジェクトにおけるチームの作業負荷を追跡する
数式のよくある質問
Q：数式で別のシートのセルを参照できますか？
A：はい。数式は、クロスシート数式を使用して、単一のセル、セルの範囲、または別のシートの列全体を参照できます。
A：はい。Smartsheetにはさらに汎用性の高いINDEXとMATCHの組み合わせがあります。この組み合わせでは、大きな範囲を使うのではなく列を個別に見ることで、シート間のセル参照が少なくなります。
A：同じ数式を含む2つの行の上、下、または間に新しい行を挿入すると、新しい行はその数式を自動的に継承します。
フォームのよくある質問
Q：フォームに入力したら自動的にメールが届くように設定するにはどうすればいいですか？
A：自動化されたワークフローでは、フォームの送信によってシートに行が作成されたときや、送信内容に基づいて追加情報が必要になったときなど、重要な時点でシート内の連絡先にメールを送信できます。通知またはリクエストのワークフローをフォームと一緒に使用するには、送信時にフォームに入力した人のメールアドレスを連絡先の値として収集する必要があります。
A：［Settings（設定）］タブで新しいフォーム送信をシートの上部に追加するか下部に追加するかを選択し、フォーム送信シートをソースとして使用して行レポートを作成します。レポートから直接作業し、シートをデータリポジトリーして使用できます。レポートでは、関連するフォーム送信をグループ化するか、並べ替え機能を使用して、新しい行が正しいグループ化または並べ替え順序で自動的に表示されるようにできます。
Microsoft Teamsの統合、Smartsheet Jiraコネクタのよくある質問
Q：Smartsheet for Teams統合では何がサポートされていますか？
A：Smartsheetからの通知をパブリックTeamsチャネルまたはダイレクトメッセージとして送信し、SmartsheetアイテムをTeamsのチャネル内のタブとして追加できます。
A：Jiraコネクタは、Jira API経由で公開されている限り、ほとんどの標準カスタムフィールドタイプをサポートします。ストーリーポイントフィールドのサポートは、Jiraのバージョンによって異なります。外部のJiraアプリまたはプラグインによって追加されたカスタムフィールドのサポートには制限があり、コネクタは課題のコメントや添付ファイルの同期をサポートしていません。
A：はい。Jiraにデータを同期するようにワークフローを設定すると、Jiraの問題（ストーリー、タスク、バグ、サブタスク）をSmartsheet内で作成できます。
Control Centerのよくある質問
Q：組織内の関係者がSmartsheet Control Centerからプロビジョニングされたプロジェクトにアクセスできるようにするにはどうすればいいですか？
A：Smartsheet Control Centerからプロジェクトがプロビジョニングされたら、標準のSmartsheet共有プロセスを使用して関係者がアクセスできるようにします。個人またはグループに付与するアクセスレベルに応じて、プロジェクトワークスペース全体を共有するか、または個々のSmartsheetアイテム（サマリーレポートやロールアップシートなど）を共有するかを選択できます。
A：いいえ、グローバル更新機能は、Control Centerを使用して作成されたプロジェクトのみをサポートします。
Dynamic Viewのよくある質問
Q：Dynamic Viewの更新は、基になるシート／レポートにどのタイミングで反映されますか？
A：Dynamic Viewで行われた変更は、シートにすぐに反映されます。ビューがレポートに基づいている場合は、遅延が発生する可能性があります。
A：はい。ただし、セキュリティー上の理由から、ダッシュボードを別のサイトに埋め込むと機能しません。Firefoxでは、リンクを別のウィンドウで開くオプションを含むメッセージが表示されます。
A：ネイティブモバイルアプリではDynamic Viewは表示されません。リンクをクリックしてブラウザーでビューを開く必要があります。
DataTableのよくある質問
Q：データは双方向で同期されますか？
A：DataTableは、DataTableからシートにデータを一方向に同期します。シートで行った変更はDataTableには同期されません。
A：DataTableは外部システムに直接接続できません。外部システムからDataTableにデータを取り込むには、外部システムからファイルをエクスポートし、Data Shuttle経由でSmartsheetにファイルをインポートします。特定のシステムへの統合とコネクタ（Jira、Salesforce、Microsoft Dynamics 365との双方向同期を含む）や、Bridge by Bridge by Smartsheetで他のシステムとのカスタム統合を作成することもできます。
A：DataTableでは、シートが500,000セルの容量制限に達すると、接続はデータの同期を停止します。同期が停止した場合は、接続のフィルター条件をより具体的に更新し、シートから行を削除します。シートに空きスペースを作成すると、接続を再度アクティブ化できます。
まとめ
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