共に、そして個々に、さらに効果的に働く:欧州のビジネスリーダーから学ぶ

仕事が役員室から食卓に移ったとき、そのシフトに影響を受けずに済んだ人はほぼ皆無でした。2020年、国際労働機関の調べによると、94%の労働者が少なくとも職場の閉鎖が一部で行われた国に住んでいます。集団予防接種が有望視されているにもかかわらず、私たちがすぐに以前のような世界に戻ることがないのは明らかです。

しかし、ほぼ1年間の経験をもってしても、ニューノーマルを生き抜くことは、依然として複雑なプロセスです。社員は、距離、時間帯、職場環境、さらには育児などの個人的な事情の壁を越えて仕事をすることになります。しかし、私たちが知っているのは、あなたが忙しい親として夜な夜なプ ロジェクトに追われようが、遠く離れた同僚とチームを組もうが、効果的なコラボレーションはかつてないほど重要なことだということです。

コラボレーションを育み、リモートワークの方法を改善することに焦点を当てることは、ビジネスが今後直面する課題を克服する能力を強化することにつながります。しかし、プロジェクトや計画を成功させるために大きな責任を担っているプロジェクトマネージメントオフィス(PMO)において、優れたコラボレーションとはどのようなものでしょうか。

ここでは、必要なときにピボットできる可視性と柔軟性の獲得から、将来にわたる確実な計画の確立まで、必要な知識と、それを実現した経験を持つビジネスリーダーたちの知恵をご紹介します。

「[リモートワーク]は、以前から存在していました。しかし、これほどの規模になるとは想像もしていませんでした。つまり、技術的なソリューションは存在していたのですが、スケールアップして試行錯誤していなかったのです」。

-製造現場でのオペレーションの声

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柔軟性、可視性、機敏性 

優れたプロジェクトマネージャーは、コミュニケーションの重要性を既に知っています。そして、ほとんどの人がSlack、Teams、Zoomなどのツールを使いこなし、その価値を実感していることでしょう。しかし、効果的なコラボレーションとは、単に話すだけではありません。ハイブリッドワーク環境(リモートチームがオフィス内のスタッフとコラボレーションする環境)では、特に、柔軟性、「どこでも」仕事ができ、従業員がどれだけ分散していてもプロジェクトの可視性を確保できるツールを使ってコミュニケーションを促進させることが必要なのです。

また、プロジェクトマネージャーは、過剰なコミュニケーションの危険性にも注意しなければなりません。Slackのようなツールは非常に便利ですが、不要なメッセージに埋もれてしまい、本当に対応すべき最新情報を見逃してしまうことがあります。社員全員が決められたスケジュールに沿って仕事をし、状況が変化しても重要な連絡に対応できるよう、企業はメッセージの送信にとどまらないコラボレーションツールを検討すべきです。

コミュニケーションを効果的に行うには、タイムライン、ダッシュボード、レポート、ファイル共有など、さまざまな機能を備えたコラボレーションツールを併用する必要があります。これらのツールを組み合わせることで、最終的には全員が明確な目標を持ち、信頼できる唯一の情報源を持ち、どこからでも正しい情報にアクセスできるようにすることができるのです。

「市場からの大きなニーズの一つが、コミュニケーションプラットフォームです。しかし、WhatsAppはビジネス用プラットフォームではありません。フレキシビリティー、暗号化、セキュリティーに欠け、ファイル共有もできません。では、それをどうするのか?このことが、私たちにとって大きなポイントになりそうです。そして、私たちは何かツールを開発するつもりはありません。市場に入ってきて、何かを提供してくれるプレイヤーを探しているのです」。

-ロジスティクスにおけるITの声

未来への計画 

この1年、私たちが直面した根本的な変化は、どのビジネスにおいても予想できるものではありませんでした。残念ながら、2020年が私たちに教えてくれたことは、大きな混乱はいつでも起こりうるということです。困難な課題への対応を容易にするために、これまで以上に高いレベルの柔軟性を確保するようになっています。

つまり、プロジェクトマネージャーはビジネスプロフェッショナルにリソースを集中させ、状況の変化に応じて迅速にピボットできるようにする必要があります。常に変化する環境(変動する予算、進化するチーム)で生き残るためには、包括的なプロジェクトプランとスケジュールを設定し、変更する能力が不可欠です。

また、コラボレーションツールの操作に必要なデバイスなど、実用的な問題についても検討する価値があります。今後、どのような時代になろうとも、オフィスワーカーは場所を越えて仕事をするようになることは間違いないと思われます。ハイブリッドワーキングの世界では、ツールはモバイルアプリ、ラップトップのブラウザー、そして(社会的に距離のある)役員会議のスクリーン上で機能しなければなりません。

統合する力

コミュニケーションやコラボレーションを促進するために、何十もの価値あるビジネスツールが日々従業員によって使用されています。しかし、これらのコミュニケーション手段が統合されていない場合、サイロ化し、スタッフのワークロードを合理化するどころか、重複してしまう危険性があります。

タスク管理から複雑なポートフォリオ管理まで、あらゆることを実現するツールを1つのプラットフォームで利用できるようにすることは、非常に重要なことです。スタッフの認識負荷が軽減されるだけでなく、社員全員が同じ波長を感じられるようになることで、全社員への普及を促進することができます。

「クリエイターの中には、企業の技術に対して非常に否定的な人もいます。だから、シームレスに統合することが唯一の方法なのです」。

-エンターテインメントにおけるオペレーションの声

話すだけでなく、行動する

プロジェクトマネージメントオフィスのリーダーたちは、既にコラボレーションの価値を知っており、それをうまく行うことでビジネスがどのように改善されるかを理解しています。新しい仕事の世界では、コラボレーションは単に正しい戦略や文化のことだけを意味するのではありません。柔軟で統合しやすいツールがあれば、プロジェクトマネージメントの専門家はワークフローを合理化し、サイロをなくし、より多くのことを達成できるのです。

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この記事はSmartsheet社のウェブサイトで公開されているものをDigital Stacksが日本語に訳したものです。無断複製を禁じます。原文はこちらです。


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