プロジェクト管理担当者必読！Smartsheet vs Excel、WBS管理に最適なのは？

Smartsheet TIPS

プロジェクト管理担当者必読！
Smartsheet vs Excel、WBS管理に最適なのは？

プロジェクト管理で重要なWBS。ExcelとSmartsheet、どちらが最適かを徹底比較し、それぞれの強みを解説します。

はじめに
プロジェクトの規模と複雑性で選ぶ：それぞれのツールの得意分野
チームワークとコラボレーションを重視するならSmartsheet
コスパ最優先でも、状況に合わせて検討が必要
WBS管理におけるそれぞれのツールの生かし方
まとめ

プロジェクト管理担当者なら、「WBS」という単語でピンとくる方も多いのではないでしょうか。WBSとはWork Breakdown Structureの略語で、プロジェクト全体を小さなタスクに分解して構造的に整理することを指し、プロジェクトの全体像の把握や進捗状況の管理に役立つものです。プロジェクト管理で重要性が高まっているこのWBS、効果的に活用するためには、適切なツールを選ぶことが重要です。定番のExcelと、近年注目を集めているSmartsheet、どちらがWBS管理に最適なのでしょうか？　プロジェクト管理担当者向けに、徹底比較してみましょう。それぞれの強みと弱み、WBS管理における活用方法などを解説していきます。

プロジェクトの規模と複雑性で選ぶ：
それぞれのツールの得意分野

小規模・ごくシンプルなプロジェクト：
定番の使いやすさはExcelのメリット

ビジネスパーソンであれば、Excelは誰でもある程度は使ったことがあると思います。小規模でシンプルなプロジェクトの場合、使い慣れていることはメリットとなるでしょう。すぐに作業を開始でき、基本的な機能は無料で利用可能なのもポイントです。

Excelのメリット

Excelがおすすめのプロジェクト例

Excelのデメリット

キッチリとしたプロジェクト管理業務に使うには限界もあります。

大規模・複雑なプロジェクト：
Smartsheetの機能で効率化

大規模で複雑なプロジェクトになると、Excelでは機能が不足してしまう可能性があります。Smartsheetは、多人数でのコラボレーション、自動化、ガントチャート作成など、WBS管理に役立つ機能が豊富に備わっています。

Smartsheetのメリット

Smartsheetがおすすめのプロジェクト例

ソフトウェア開発
建設プロジェクト
マーケティングキャンペーン
製品開発
チーム全体の目標管理
その他、高度な管理が必要なプロジェクト全般

チームワークとコラボレーションを重視するならSmartsheet

チームでの作業が多いプロジェクトの場合、リアルタイムでの情報共有や議論の促進が重要になります。Smartsheetは、コメント機能やファイル共有機能、承認ワークフローなど、チームワークを強化する機能が充実しています。

【リアルタイムで情報共有】
進捗状況を常に把握

Smartsheetは、複数人で同時に同じシートを編集できます。コメント機能やファイル共有機能を活用することで、リアルタイムで情報を共有でき、常に最新の進捗状況を把握できます。

Smartsheetのメリット

【議論と意思決定を促進】
進捗状況を常に把握

Smartsheetは、タスクや進捗状況に関する議論をシート内で直接行うことができます。また、アラート機能や承認ワークフローを活用することで、チーム全体の意思決定を迅速化できます。

Smartsheetのメリット

【自動化と効率化で作業をスマートに】
Smartsheetの威力を発揮

Smartsheetは、タスクの割り当て、リマインダー設定、データ集計など、多くのタスクを自動化できます。また、ワークフローを構築することで、複雑なプロセスを効率化できます。

定型作業を自動化：時間と労力を節約
定型作業を自動化することで、時間と労力を節約し、より付加価値の高い仕事に集中できます。

Smartsheetのメリット

【ワークフローを最適化】
プロジェクト全体を効率化

承認ワークフローやタスク管理ワークフローなどを構築することで、複雑なプロセスを自動化し、無駄な作業を削減できます。

Smartsheetのメリット

コスパ最優先でも、状況に合わせて検討が必要

無料版で十分な機能：
Excelの活用を最大限に

Excelのメリット

必要な機能だけをそろえる：
コストを抑えたSmartsheet活用

Smartsheetは、無料プランに加え、有料プランも複数用意されています。プロジェクトの規模や機能要件に合わせて最適なプランを選択することで、コストパフォーマンスを最大限に高めることができます。

Smartsheetのメリット

Smartsheetの有料プラン例

WBS管理におけるそれぞれのツールの生かし方

SmartsheetでWBSを効率的に管理

Smartsheetは、WBS管理に役立つ機能が豊富に備わっています。

無料のWBSテンプレート：WBSのアウトライン、辞書、プロジェクトスケジュールなどを簡単にまとめられる（参考：無料で使えるSmartsheetのWBSテンプレート）
ガントチャート作成：プロジェクト全体のスケジュールを視覚的に把握（参考：Smartsheetで作る！WBSとガントチャートの基本）
タスク管理：タスクの割り当て、進捗状況の管理、期限設定
依存関係の設定：タスク間の依存関係を明確化
自動化：タスクの割り当て、リマインダー設定、データ集計などを自動化
ワークフロー：承認ワークフローやタスク管理ワークフローなどを構築
レポート作成：プロジェクトの進捗状況や成果をレポートで出力
常に最新の情報を共有できる

ExcelでWBSを管理する場合

ExcelでWBSを管理する場合、以下の点に注意が必要です。

それぞれの強みを理解して、最適なツールを選択しよう

SmartsheetとExcelは、それぞれ異なる強みと弱みを持っています。プロジェクトの規模、チームワーク、予算などを考慮して、最適なツールを選択することが重要です。
WBS管理をより効率化し、チームワークを強化するためには、それぞれのツールの強みを生かすことが重要です。

小規模・ごくシンプルなプロジェクト：まずはExcelでこなせるかを試す
大規模・複雑なプロジェクト：Smartsheetの機能で効率化を目指す
チームワークとコラボレーションを重視：Smartsheetがおすすめ
自動化と効率化：Smartsheetの威力を発揮

コストパフォーマンスの面では、Excelが有利にも見えますが、本格的にプロジェクト管理を効率化して生産性をアップしたい場合、検討が必要です。WBSでは、プロジェクトの全体像を把握して進捗状況を管理することが目的となるため、機能面で支えてくれるSmartsheetに軍配が上がるでしょう。Smartsheetは無料で30日間試すことができるので、プロジェクト管理のレベルアップとチームワーク強化にどう使えるのか、体験してみることもおすすめです。