運用ディレクター、SmartsheetでPip Hare Ocean　Racingのキャンペーンをナビゲート

Lou Adamsさんは難しい仕事を任されていました。見ず知らずの人たちを集めて協力させ、ヨットレース開始の6カ月前にスポンサーを確保し、数カ月の世界一周レースキャンペーン全体を遠隔で管理するというものです。フルタイムの本業を持ちながら、どうやればいいのでしょうか？

2020年夏、Pip Hare Ocean Racingの運用ディレクターに就任したAdamsさんにとって、それは前途多難な課題でした。COVID-19パンデミックのさなか、救急医療部門を運営しながら、AdamsさんはPipの2020-2021年Vendée Globeレースキャンペーンを11月のスタート前にサポートするため、チームに参加しました。

他の数人のボランティアとともに、運営チームはすぐにPipのレースのスポンサーとなる企業を探すために動き出した。幸いにも、このボランティアチームには、helping Pip achieve her dream to complete the Vendée Globeという共通の目的がありました。

McKinseyのデータによると、97％の社員と役員がチーム内のずれがプロジェクトの結果に影響すると考えていることを考えると、Pipのキャンペーンをサポートするためには、チームが目的を共有することが重要だったのです。スポンサーの確保、レースへの準備、何千マイルも離れた海に一人でいるPipのニーズを岸からサポートするなど、効果的なチームワークによって、彼らは前進し続けることができたのです。しかし、いつも順風満帆というわけにはいきませんでした。

極めて重要なキャンペーンはSmartsheetで実施

Adamsさんは、レース開催に向けて企業スポンサーを探し、キャンペーンのビジネス面を管理する中で、複数の締め切り、タイムライン、取り組みが同時進行していることに気付きました。

共通の情報源がなく、キャンペーンボランティアやパートナーも異なる場所や時間帯で仕事をしているため、納期遅れや成果物の見落としのリスクが高まっていたのです。さらに、誰がどのタスクに取り組んでいるのかが分からないこともあり、重複作業の可能性もありました。ボランティアチームがフルタイムの仕事を他に持ち、使える時間が限られている場合は理想的ではありません。

Adamsさんは、この状況を打破するためのソリューションを必要としていました。そこで、Smartsheetプラットフォームを導入しました。

「スポーツキャンペーンの運営は性質上、非常に時間に制約されます。1つの締め切りが非常に重要で、Pipの場合はそれがレースの開始時刻でした。キャンペーンを管理するためのソリューションは 1 つもありませんでしたが、そこにSmartsheetが登場したのです。」

AdamsさんはSmartsheetを使って、Pipのキャンペーンをサポートしてくれるスポンサーを管理するシートを作成しました。契約上の約束、成果物、期限を記録し、チームメンバーにタスクを割り当てることで、アカウンタビリティーを果たすようにしました。「全員がアクセスでき、一箇所ですべてを見ることができる」とAdamsさんは指摘します。

そして、Pipのレースが始まると、新たな問題が発生しました。Pipが岸辺のチームに電話できるとは限らないのに、どうやって健康状態や状況を確認するのでしょうか？

Vendée Globeは、世界一周単独無寄港ヨットレースです。例えば、Point Nemoは陸地から遠く離れており、ライバルはともかく、国際宇宙ステーションにいる人たちがPipに最も近い存在となります。接続の問題やPipが注意を払うべきさまざまな状況があり、常に最新情報をチームに伝えることができるわけではありません。

SmartsheetがPipのキャンペーンを支援する一環として、ファンが彼女の進捗状況を追跡できるようにダッシュボードを作成しました。スポンサーであるAparitoとの提携によるリアルタイムの地図やデータレポートなどの統合により、ファンもPipのチームも、彼女の船の位置、最後に眠った時間、心拍数や歩数などの健康データを確認することができました。

しかし、南氷洋で災難に遭いました。

「Pipが風の杖を失ったのです。定期的にライブデータが送られてくることがわかっていたので、まず最初にSmartsheetのダッシュボードを見て、風のデータに異常があることを確認しました」と、Adamsさんは言います。「Pipから連絡はありませんでしたが、ダッシュボードを見れば、どこにいるのか、データを確認することができました。最後に話した時刻と、船の風力データが最後に取得された時刻を照合し、計器に問題があることを確認しました」。

Smartsheetダッシュボードは、レース中にファンを魅了する楽しい方法であっただけでなく、チームがPipの居場所とパフォーマンスを把握し、レース中の危機を回避するのにも役立ちました。

キャンペーンを多面的にサポートする幅広い機能

ピップが海に出ると、レースと健康、そしてボートの機能性に関心が向けられます。しかし、レースキャンペーンのビジネス面では、メディアからの問い合わせの管理、スポンサーとの契約や依頼の遂行、Pipのパフォーマンスやニーズのモニタリング、スケジュールの調整など、優先順位が非常に高くなります。

Adamsさんは、以下のようなSmartsheetの機能とアドオンの助けを借りて、全てを処理しました。

カレンダーアプリ： Calendar Appにより、Adamsさんは Pipの締切日、約束、メディアインタビュー、および講演の約束を追跡できます。経営陣の誰もが最新情報にアクセスし、常に情報を得ることができます。
フォーム：Smartsheet formsにより、Adamsさんはメディアからの問い合わせや講演の依頼を効率化することができました。Pip Hare websiteから直接リンクされたフォームの送信は、Adamsさんがリクエストのトリアージを行い、コミットした機会を追跡および管理できるシートに直接ルーティングされます。
Brandfolder：デジタル資産管理ソリューションであるBrandfolderを活用し、Adamsさんはキャンペーンチームとスポンサーの両方が最新の画像、HDビデオコンテンツ、ロゴなどに確実にアクセスできるようにしました。Brandfolder は、別の外部サイトを利用するのではなく、Smartsheetと統合されているため、Adamsさんは共通の情報源を維持することができます。「厳しいキャンペーンを管理する際に、すべてを1カ所にまとめておくことは、大きな節約になります」と、彼女は話しています。
自動化：Adamsさんが気に入っている Smartsheetの機能の一つに自動化があります。医療業界でフルタイムの仕事をしていると、Pipのために管理している大量のリクエストの中で、何かを見失ってしまうことはよくあります。この問題を回避するため、Adamさんはシートに自動化を設定し、3日経ってもリクエストに対応していない場合は、優先度の高いフラグに変更し、リマインダーを受け取るようにしています。
モバイルアプリ：最近では仕事がいたるところで発生するため、AdamsさんはどこにいてもPipに関するすべての最新情報を把握できるよう、Smartsheetモバイルアプリを活用しています。

「自分が知っていることは、安心できます。新しい言語を学ぶような感じではなく、［Smartsheet］はよりユーザーフレンドリーで論理的です。壊すことはできませんが、自分の作業スタイルに合わせることもできます。Smartsheetを自分のものにし、会社やキャンペーンを強化するために適合させることができるのです」。

使いやすさを追求したテクノロジー

レースのキャンペーンであれ、企業のキャンペーンであれ、チームメンバーはさまざまな経験や経歴を持ち、テクノロジーに関する専門知識や慣れ親しんだ技術も異なります。Smartsheet は、Pipのチーム全員がすぐに使えるようになりました。

「技術に疎い人は、新しい技術に戸惑うものです。特にボランティアでやってきた人たちや、異なる業界からの人たちは、同じプラットフォームを使っていなかったのです。Smartsheetは、仕事の整合性と合理化を図るための素晴らしい方法でした。［Smartsheetなしに］成功はしていたでしょうが、これほどうまくはいかなかったでしょう」と、Adamsさんは述べています。

PipのチームがSmartsheetを使ってどのようにキャンペーンを行ったか、詳しくはこちらをご覧ください。