Special Olympics Internationalは、スポーツだけでなく、リーダーシップ研修、健康への取り組み、共同体意識の醸成を通じて、知的障がいのある子供や大人に力を与えるという使命を担っています。SmartsheetはSpecial Olympicsにとって不可欠なツールとなり、プロジェクトのデータとコミュニケーションを一元管理することで、リーダーや組織全体の可視性が大幅に向上しました。

Special Olympicsのプロジェクト管理ディレクターであるLaura Jones氏は、「私たちは時間、お金、人的資源を節約できています」と、Smartsheetの使用による効率の向上を説明してくれました。Smartsheetにより冗長なプロセスが排除され、共有プロジェクトでのコラボレーションが促進されました。

Jones氏は、公開イベントから共同プログラム、内部運営に至るまで、全ての作業をプロジェクトとして構築することを監督しています。彼女は、プロジェクト管理組織（PMO）のプロセスと組織全体のツールの定義に尽力し、これまで欠けていた透明性と可視性を確保してきました。

Special Olympicsの指導チームはJones氏の入社より前にSmartsheetを選択しており、Smartsheetを使い慣れたJones氏はプログラムの基盤を構築する任務を負っていました。彼女はSmartsheetの段階的なロールアウトをITチームと人事チームから開始し、Smartsheetの習熟と信頼を組織全体に構築していきました。

Smartsheetは、特にコロナ禍において、コミュニケーションのための貴重なプラットフォームであることが証明されました。アスリートとの連絡を維持し、世界大会などのイベントを入札プロセスから実施まで管理するのに役立ちました。Smartsheetはアウトリーチプログラム、健康診断、メガネやモビリティーデバイスなどのリソースの提供を追跡するためにも使用され、対面での会議が不可能な場合でもチームのつながりを維持しました。

USA Gamesの地方組織委員会もSmartsheetの使用を開始しました。これにより情報の共有が容易になり、コラボレーションが向上しました。

社内では、Smartsheetは人事福利厚生サイクル、トレーニング、ITリソースの追跡などの企業プロセスを管理するために使用されています。自動化されたアラートとフォームにより運用が合理化され、ソフトウェアライセンスのタイムリーな更新とアップグレードが保証されます。

Smartsheetの導入により、大幅な時間の節約が可能になりました。例えば、チーム間でヒントや解決策を共有することで、チームごとに月あたり45時間以上のスタッフ時間が節約されました。リアルタイムのダッシュボードにより、リーダーはレポートを作成したり説明会を開催したりすることなく、進捗状況を即座に把握できます。

Jones氏は、組織のプロジェクトポートフォリオ管理の透明性と効率をさらに高めるControl Centerの導入に取り組んでいます。これにより、すぐに実行できるテンプレートを使用して、より合理化されたプロセスが可能になります。

Special Olympics全体でのSmartsheetの熱心な導入は目覚ましいものがあります。Jones氏は現在、この勢いを維持し、組織の新しいメンバーがプロジェクト管理とSmartsheetの使用に関するトレーニングを受けられるようにすることに重点を置いています。Special Olympicsの国際プロセスに関するオンラインコースとSmartsheet Center of Excellence動画は、この継続的な取り組みの一部です。

出典：Smartsheet