フォームと自動化により、要求の収集、割り当て、対処を容易に実現

Smartsheetのフォームを使うと、チームメイトや顧客、その他の人に簡単に情報を入力してもらうことができます。必須フィールドにフラグを立てたり、他のフォームの回答に基づいて動的に質問したり、企業ブランドに合わせてフォームをデザインしたりすることで、欲しいデータそのものを収集できます。

フォームを作成して共有したら、あとは返信やリクエスト、参加表明が届くのを待つだけです。

すでに業務プロセスでフォームを作ったことがある方は、新しい回答の確認、リクエストの割り当て、依頼者とのコミュニケーションなど、完了しなければならない新しいタスクがあることに気づくかもしれません。Smartsheetでは、以下の４つのシンプルなワークフローを使用して、このような手作業を行うことができます。

1. 誰かがフォームに回答したら通知される

共同作業者は、フォームを使用していつでも依頼を出すことができます。新しい依頼がないか常にシートを確認するより、新しい依頼が来たらアラートが表示されるようにしましょう。

2. チケットの変更を依頼者に知らせる

リクエスト、チケット、参加表明を送信した後、質問やステータスの更新を誰に伝えればよいのかわからなくなることは、誰もが経験しています。関係者を迷子にしたくないですよね。代わりに、自動アラートを使用しましょう。リクエストが割り当てられたとき、ステータスが更新されたとき、チケットがクローズされたときに、依頼者に通知できます。

ヒント：シートにContact List列を追加すれば、依頼者のメールアドレスを収集することができます。

3. タスクの所有者と依頼者に今後の期限をリマインドする

適切な人に、適切なタイミングでリマインダーを送信します。リマインダーをカスタマイズして、シートの日付欄に基づいて、リクエストに割り当てられた連絡先に送信します。

ヒント：ワークフローをさらにカスタマイズして、ステータスが「完了」でないタスクにのみアラートを送信し、トリガーを期限の１日前に設定することができます。「更新の要求」アクションを選択すると、アラートを送信するだけでなく、更新を要求することができます。

4. 受信したリクエストに自動的に担当者を割り当てる

手作業で仕事を割り当てたり、新しいタスクをチームに通知する時間を短縮できます。代わりに、「担当者の割り当て」ワークフローを使用し、リクエストが来たらSmartsheetに割り当てさせます。 

ヒント：条件を追加することで、リクエストの種類によって異なるチームメイトをタスクに割り当てることができます。

シートの共有、フォームの作成、アラートとリマインダーの自動化、コンテンツでの共同作業など、Smartsheetでのさまざまな共同作業の方法について知りたいですか？SmartStart Collaboration ウェビナーにお申し込みください。

この記事はSmartsheet社のウェブサイトで公開されているものをDigital Stacksが日本語に訳したものです。無断複製を禁じます。原文はこちらです。