コラボレーションのチャンピオンになる：欧州のITリーダーから学ぶ
COVID-19は、ビジネスのルールを塗り替えました。リモートワークやハイブリッドワークが主流となり、ワークライフバランスの維持が難しくなっています。キッチンテーブルで重要な戦略的決定がなされ、チームは国を越えて協力し合い、ビデオ通話で子供やペット、パートナーが登場することにも慣れました。
文化的な面でも、これは大きな変化でした。特にITリーダーにとっては、克服すべき重大な課題が残っていますが、同時にビジネスをより良い未来に導くための明確なチャンスでもあります。最終的に、ITリーダーはハイブリッドワークの世界ではコラボレーションを成功させることは不可能であることを認識しています。そのためには、専用の戦略と検証済みのソリューションが必要です。(もちろん、これらのソリューションは安全でスケーラブルで、導入が簡単である必要があることは言うまでもありません。）
では、1年間の経験を生かし、ITチームはどのようにこの課題に取り組めばよいのでしょうか。基本的なコミュニケーション戦略を超えて、真のコラボレーションを促進することは、ビジネスがニューノーマルの課題に対応できるようにすることを願うITリーダーにとって、最優先事項であることは間違いないでしょう。
新しくインタラクティブなSmartsheetレポート「Collaboration Beyond Communication」で、IT が全体像の中でどのように位置づけられるかについて詳しくご覧ください。
安全なコラボレーションを実現するために
ロックダウン以前から、セキュリティーへの配慮は、ITチームがコラボレーションツールを導入する際の主要な懸念事項でした。現在では、世界中の企業でリモートワークやハイブリッドワークが一般的になり、サイバー攻撃や侵害の件数も増加しています。あるレポートによると、英国企業の半数以上（55%）がフィッシング攻撃を受け、３分の１以上（36%）がランサムウェア攻撃を受け、約半数がパンデミック前よりもリスクが高まったと感じています。
「セキュリティーは大きなテーマです。突然、人々がラップトップからファイルをアップロードするようになりました。そして、誰もが私用のラップトップで行うことは全て弊社に接続されているので、弊社のネットワークに持ち込む前に各ファイルの内容をチェックする必要があります。」
– 物流におけるITの声
新たなリスクや進化するリスクには、以下の通りです。
- 上司からの緊急メッセージを装った悪質なフィッシングメールなど、遠隔地勤務によって発生または悪化する新たなサイバー脅威。
- 社員が自分のデバイスを使用したり、ソフトウェアやアプリを独自に展開する社員が増加し、ITの監視が行き届かなくなること。
ITセキュリティの定期的なトレーニングやテストは、すべてのスタッフが新たなサイバー脅威について最新の情報を得るための有効な手段の一つです。しかし、企業が重要な戦略的決定を下し、顧客データを遠隔操作するようになった今、コラボレーションを促進するために導入されたツールが、業界最高水準のセキュリティーと暗号化を提供することも同様に重要です。
たとえば、政府機関や重要なサービスは、Smartsheetが提供する高度なセキュリティーに依存しています。Smartsheetは最近、米国国防総省 （DoD）から認証レベルを受け、米国国防総省のクラウドコンピューティングセキュリティー要件を満たしていることが証明されています。
プラットフォームの簡素化
セキュリティーの確保は、これまでずっとITチームの仕事でした。しかし、新たな仕事の世界では、ITは効果的な労働文化を構築する上で積極的な役割を果たすことができます。例えば、「常にオンライン」でなければならないというプレッシャーは、従業員の疲労を招き、多すぎるチャット、電話、電子メールの会話に過度に気を取られ、注意力が散漫になります。
コミュニケーションは重要ですが、多すぎるとすぐに過剰になりがちです。そして、それは必ずしも効果的ではありません。最近の Smartsheetの調査では、従業員の半数以上 (53%) が同僚と「同じページにいる」とは感じていないことが判明し、包括的なコラボレーションプラットフォームの必要性が明らかになりました 。1
「オフィスでは、誰もが同じように行動し、他国のチームと話すときでさえ、全員が同じ経験をしていました。今は誰もが異なる労働環境で働いているため団結の仕方も変わってきています。」
– メディアにおけるITの声
IT部門は、チャットやビデオのオプションを集中化し合理化することで、この問題を最小限に抑えることができます。そして、同僚がノイズにさらされないように、メッセージ送信の必要性を減らすコラボレーションプラットフォームを選択することができます。また、適切なセキュリティー認証と組み合わせることで、社員は安全にコミュニケーションやファイル共有を行い、適切な担当者が関連するメッセージを見ることができるようになります。
統合がカギ
ファイル共有、ビデオ通話、インフォーマルなメッセージングなど、あらゆることに対応するプラットフォームを導入している企業は、必然的に多くのツールやプラットフォームを利用することになります。
プラットフォームの統合は、以下のようなメリットをもたらします。
- プラットフォーム間のスムーズな移動
- 技術スタックの簡素化
- ビジネス全体へのスムーズな展開
- 関連ツールの普及の促進
- コラボレーションの促進
昨年来の衝撃から立ち直り、発展を続ける企業の中で、コラボレーションをリードする企業は、次に起こる出来事を有利に進めることができるだろう。IT部門のリーダーは、社員がどこからでも効果的に共同作業を行えるようにするために重要な役割を担っています。当社のインタラクティブレポート「コミュニケーションを超えたコラボレーション」をご覧いただき、ITが全体像の中でどのように位置づけられるかをご確認ください。
引用元
ダイナミックなワークフォースを強化します。本調査は、S&P Global Market Intelligenceの451 Researchが、2020年5月にSmartsheetの委託を受けて実施した企業プロフェッショナルを対象とした調査に基づくものです。調査サンプルは、1,500人以上の正社員と3つ以上のオフィス拠点を持つエンタープライズ企業の米国人従業員800人の中から選ばれました。2020年4月16日から5月1日まで実施されました。
この記事はSmartsheet社のウェブサイトで公開されているものをDigital Stacksが日本語に訳したものです。無断複製を禁じます。原文はこちらです。