Smartsheetのライセンスリクエストが保留中にするべきこと
平均して、ライセンスリクエストに対する回答が得られるまで2週間から4週間かかると言われています。お待ちいただく間、いくつか重要な点がありますので、覚えておいてください。
リクエストが拒否された場合、Smartsheetプラットフォームでアプリ内通知が届くはずです。リクエストが承認された場合、アプリ内通知は届きませんが、電子メールが届き、アクセス権が変更されます。
ここでは、リクエストの状況を確認するための方法、System Adminへのフォローアップの連絡の計画方法、および待機中にできることを説明します。
- Smartsheetで通知と自分のステータスを確認する。
- リクエストのフォローアップを行うタイミングを計画する。
- フォローアップの連絡を徹底する。
- System Adminに連絡する。
- 待っている間、積極的に参加する。
- Smartsheetを使用してビジネス上の課題を解決する方法について学ぶ。
- ユースケースを構築する。
1. Smartsheetで通知と自分のステータスを確認する。
リクエストが拒否された場合はアプリ内通知が送信され、リクエストが承認された場合は、ライセンスを受けているプラン名を記載したウェルカムメールが送信されます。通知やメールが届かない場合は、リクエストがまだ保留になっている可能性があります。
ライセンスが付与されているかどうかを確認するには、Smartsheetにログインし、Smartsheetの右上隅に移動して、自分のプロファイルアイコンまたは画像をクリックします。そうすると、アカウント管理に関連するオプションが表示されます。
「Plan & Billing Info」タブをクリックします。プランが[Free] に設定されている場合は、まだライセンスが付与されていないことになります。
ユーザーの状態を確認する別の方法は、Smartsheetプラットフォームのメインナビゲーションメニューの [File]に移動し、新しいアイテムを作成してみることです。何も作成できない場合は、まだライセンスが付与されていないことになります。
2. リクエストのフォローアップを行うタイミングを計画する。
リクエストの確認と対応に数週間かかることがあるので、システム管理者に連絡する前に、どのくらい待ちたいかを決めてください。Smartsheetでの作成を急ぐ場合、または作成したいものについて確固たるビジネスケースがある場合は、より早くシステム管理者に連絡することをお勧めします。
3. フォローアップの連絡を徹底する。
システム管理者に連絡する際には、次の情報を必ず記載してください。
- システム管理者と個人的に面識がない場合は、あなたが誰で、組織で何をしているのかを伝えてください。
- ライセンス要求とその日付を知らせてください。
- リクエストのフォローアップを行う理由を記入してください。これには、無料ユーザーには利用できない機能へのアクセスが必要であるとか、ビジネスケースの簡単な要約など、ライセンスを付与する必要がある理由を含めるのが理想的です。
- 該当する場合は、ライセンス付与に関する上司の承認も含めてください。
4. System Adminに連絡する。
御社のSystem Admin（Plan Ownerでもある場合があります）が、御社のリクエストを許可するかどうかを決定します。御社の組織には、複数のシステム管理者がいる場合があります。これらの管理者の情報は、いくつかの簡単な手順で見つけることができます。
- Smartsheetにログインした状態で、ページの右上隅にある丸いアイコンをクリックします。
- 「Plan info…」を選択します。
- 表示される「Main Contact」は御社のSystem Adminであり、「Contact Email」はそのシステムに記載されている連絡先のメールです。IT部門の担当者につながるかもしれません。
System Adminに連絡する前にもう少し待つつもりであれば、その間にできることがいくつかあります。
5.待っている間、積極的に参加する。
Smartsheetにログインして、できる限り貢献し続けましょう。まだライセンスを持っていない場合でも、あなたの貢献は重要です。積極的に参加することで、システム管理者の目に留まり、ライセンスリクエストを迅速に処理できるようになるかもしれません。
6. Smartsheet を使用してビジネス上の課題を解決する方法について学ぶことができる。
Smartsheetには学ぶべきことがたくさんあります。ライセンスリクエストが処理されるのを待っている間に、無料のユーザー向けウェビナーを視聴できます。また、Smartsheetのあらゆる種類の機能トピックについて掘り下げたヘルプ記事やビデオのライブラリーにアクセスすることもできます。
7. ユースケースを構築する。
ライセンスを使って何を作りたいかを知ることは、ライセンス要求が許可された場合に成功するための立場になります。まだの方は、ライセンスを取得したら何を作成するつもりなのか、Sysem Adminにしっかり伝えてください。公開されているSmartsheetダッシュボードで、ユースケースを構築するためのヒントを確認してください。
ライセンスリクエストは、System Adminがリクエストを許可または拒否するアクションを起こさない限り、無期限に保留される可能性があることに留意してください。積極的に、粘り強く、利用可能な全ての選択肢を追求するよう、最善を尽くしてください。
この記事はSmartsheet社のウェブサイトで公開されているものをDigital Stacksが日本語に訳したものです。無断複製を禁じます。原文はこちらです。