作業管理で競争力を高める
今日の市場で競争力を維持するために、ビジネスリーダーは作業の進め方を再考する必要があります。優位に立つには、その内容は勤務時間や場所の調整を超えたものでなければなりません。作業がいつどこで行われるかよりも、どう作業が行われるかがより重要になっているのです。そしてこれは、収益を上げたいとか、コストを削減したいとか、あるいはビジネス全体のリスクを軽減したいと思っている、どんなリーダーにも当てはまる内容です。
作業方法を革新する企業は、非常に大きなアドバンテージを得るでしょう。そのためには、新しい予測やプロセス、テクノロジーが必要です。
今後数年における成功の鍵は、共同作業管理（CWM）ツールを、チーム中心のタスク管理から、大規模な作業管理のための一貫した接続プラットフォームへと昇華させることでしょう。ここでは、ビジネスリーダーがこの１年間で共同作業管理ツールを評価、または再評価する際に考慮すべきことを説明します。
部門間の協業が競争優位の鍵
今日、コミュニケーションは最低でも必要なコストです。情報交換は当たり前。Microsoft Teams、Slack、Zoomなどのツールは、議論を促し、意思決定のチャネルとして機能します。しかし、それらは作業の構造化、自動化、レポートにはあまり適していません。
従業員は、自分の作業のコンテキストで情報を交換、整理、構造化する方法を必要としています。そして協力して結果を出し、結果を報告します。また、結果を生み出すだけでなく、将来の作業に役立つ洞察を導き出し、同様のプロジェクトのコストを削減することも要します。
多くの場合、人々はチーム単位で効率化を図ります。しかし、昨今の共同作業は、チームレベルを超えて、企業全体（さらにそれを超える）に広がっています。作業管理プラットフォームの価値を最大限に引き出すには、チームレベルだけでなく、企業で働く全ての人、企業とともに働く全ての人を巻き込むべきでしょう。
人々は多くの場合、部門を超えて、大規模で多様な社内グループと協力する必要があります。また、コラボレーションは同僚に限定されるものではなく、組織の境界を越えて顧客、パートナー、ベンダーにまで及びます。しかし、CWMツールは、作業に貢献する全ユーザーに有償のライセンスを要求するサブスクリプションモデルによって制限されることが多いのです。コラボレーションの障壁を取り除くプラットフォームを選択するリーダーは、競争力を得ます。
またリーダーは、堅牢なワークロードをサポートする機能を備えながら、実際に全ての従業員が理解できる、有用なプラットフォームの提供を検討する必要があります。これは、技術者であっても、マーケティング、サービス、オペレーション、セールス、ファイナンスなどの機能的な専門家であっても変わりません。共同作業のための共通言語を持つことは、大きな利点です。
一般的な言語は、歴史的に基本的な生産性向上ツール（ビデオ、メッセージング、オーサリング）に限定されていました。しかし過去５年間、私たちはそれらの進化を目にしてきました。大きな利益を生み出すために、CWMプラットフォームのようなコラボレーションツールは、より価値の高い、誰もが流暢に話せる構造化された言語を提供します。
作業管理は、タスク管理から意味のある成果の推進へ
今年は、より多くの組織が、個人の生産性を超えたCWMへの投資を必要としています。個人の生産性でビジネスの付加価値を高めるには限界があります。作業同士のつながりが進むにつれて、組織がより価値の高いプログラムに対して動員できるように、生産性をより体系化する必要があるでしょう。今こそリーダーは、プロジェクトマネージャー、プログラムマネージャー、オペレーションなど、現在行われている仕事を管理する人々の能力を高めることに注力すべきです。作業を確実に遂行するために直接的な権限を持つ責任者が、効果的なワークフローを開発・最適化する権限を得ると、組織にさらに多くの価値を生み出す相乗効果がもたらされます。
リーダーは、次のプログラムやイニシアチブでリソースをより効果的に展開できるように、完了した作業から洞察を得ることにも目を向けるべきでしょう。企業は1ドル単位で最大限の効果を上げることを余儀なくされるため、予算を計画から実行までつなげ、最高のリスク調整後収益を生み出す取り組みへの投資を考える人が増えるでしょう。規模と影響は、プラットフォーム上のユーザー数によって測定されることは少なくなります。その代わり、プラットフォームが価値の高い機会をどれだけ引き出せるかが評価されるでしょう。
高次の複雑な経営施策を大規模に実行することで得られる価値を引き出すには、1つのプラットフォームで人々をつなぐだけでは不十分です。それは、一貫した実行力を確保し、ゼロから始めることなく、機能していることを繰り返す能力なのです。従業員は、運用管理と自動化による一貫したレポートを可能にするポートフォリオの管理と、ポートフォリオ全体を一度に変更できる機能を通じて、これを達成できます。これにより、ビジネス全体で実際に何が起こっているかの見通しが良くなり、リーダーシップレベルでの意思決定を迅速化できます。
セキュリティーとガバナンスは、価値実現までのスピードと対等な関係にある
ソフトウェアを迅速に稼働させるだけでは、もはや十分ではありません。全ての企業は、常に変化する脅威の状況において、現在のニーズを満たすセキュリティーとガバナンスを予測し、必要としています。高度なガバナンスとセキュリティー制御は、大企業が事業を運営し、企業と顧客のデータを保護するための基本です。そして、あらゆる規模の企業が、いかにして自社のビジネスを将来にわたって発展させるかを重視するようになってきています。
セキュリティーの脅威が増し、その性質が進化するにつれ、ビジネスリーダーは、セキュリティー面で成功するために従業員をよりよく配置する必要があります。これはITだけに委ねるべきものではなく、ビジネスユーザーが毎回脅威を発見して回避することを期待するものでもありません。情報セキュリティーの最高責任者は、チームメンバーが常に警戒し、脅威をスキャンすることを望んでいますが、各人は普通、目の前の仕事に集中しています。
そこで、ソフトウェアのセキュリティースタンスを変える必要があります。いつ、どのようにコントロールを適用するかをユーザーが知っていることを前提に、ユーザーがコントロールを利用可能にすることは、もはや重要ではありません。ビジネスリーダーは、ユーザーの行動変化に依存することなく、より高度な保護を提供するプロアクティブな態勢を採用しなければなりません。そして、安全なコミュニケーションとコラボレーションを積極的に提供するために重要な要素は、信頼です。しかし、信頼に基づく機能は、単純なものからより高度なものまでさまざまです。
日常的な例の１つがメールです。昨今の共同作業は、チーム、組織、会社の境界を越えて行われるため、以前にも増して通知メールやメッセージを頼るようになっています。そしてこれこそが、攻撃者がフィッシングやその他のソーシャルエンジニアリング攻撃において、メールの悪用に注力する理由なのです。リーダーは、ユーザーがメールの真偽を簡単に判断できるようなソリューションを選択すべきです。メールを信頼できることは、ユーザーの共同作業に役立つだけでなく、共有されるデータの保護を保証するためにも重要です。共同作業におけるデータ保護は、あると便利なものではなく、必要不可欠なものです。また、セキュリティーを基盤とする共同作業管理ソリューションは、ユーザーがセキュリティー要件に対応する支援を行うだけではありません。これらのソリューションは、ITチームがより効率的に実装できるため、測定可能なビジネス価値に相当します。
真の競争優位性
今日の競争環境では、攻めの姿勢を続けるビジネスリーダーが報われます。投資家は、高コストでの成長よりも利益率の改善にポジティブな反応を示すので、これは少し直感に反しているように見えるかもしれません。しかし、思慮深く資本を投下し、適切なツールに投資することで、利益を拡大しながら攻めの姿勢を貫くことができるのです。
今日の競争優位性とは、統合的にチームを動員することです。これは、チームが既にうまくいっていることをどう効率化するかを考えるよりも、新しいテクノロジーを使ってこれまで開拓されていなかった機会を解き放ち、拡大することに重点を置いています。
組織の潜在能力を引き出すには、従業員が最新のワークマネージメントプラットフォームにアクセスできるようにすることで、高次のビジネス課題を解決し、イノベーションの推進が可能になります。組織と顧客は、あなたに感謝の意を示すでしょう。
この記事はSmartsheet社のウェブサイトで公開されているものをDigital Stacksが日本語に訳したものです。無断複製を禁じます。原文はこちらです。