パンデミックにおけるプロジェクトのピボットと拡張の方法を見出すSmartsheet Overachievers

昨年以降、働き方を変え、新しい日常を見つける必要に迫られなかった人を見つけるのはなかなか難しいものです。

Smartsheetのやり手であるJennifer GreenoughさんとDeanna Vandermeerさんも例外ではありませんでしたが、おそらく彼らの特殊なキャリアが、他の人よりも流行りのシフトに近づけたのでしょう。

Deannaさんは、コロラド州グランドジャンクションにある K12の公立学校区、メサカウンティバレー第51学区で7つ以上の部門をサポートしています。

Jenniferさんは、PATHのワクチンアクセスイノベーションセンター（CVIA）でプロジェクトとポートフォリオマネージメントの責任者を務めています。

COVID-19は彼らの仕事を一変させましたが、彼らは生き延びるだけでなく、規模を拡大する方法を見出しました。

コロナウイルス以前の時代に

経営学修士号を取得後、Jenniferさんはシアトルにあるインキュベーターに参加し、プレゼンテーションでSmartsheet CEOのMark Mader氏とすれ違いました。この経験は印象に残っており、彼女の将来の雇用主であるPATHがPPMツールを選択するとき、彼女はそのやり取りを思い起こしました。厳しい評価プロセスと試用期間を経て、20人のライセンスユーザーからスタートした同組織は、現在では200人以上にまで成長しました。

Deannaさんは、自分だけでなく、地区内のすべての部署のためにできるだけ多くのリソースを構築することを常に目標としてきたと言います。「Smartsheetの魅力に取り付かれると、満足できないことがわかりました」と彼女は言い、間もなく夜や週末にビデオを見たり、ヘルプ記事を読んだり、Smartsheet Universityのコースを受講したりするようになりました。

Deannaさんの無料トライアルが終了すると、彼女はリーダーシップのため証拠に基づく提案をまとめました。また、Smartsheetの価値を伝えるのではなく、示すことで、IT部門と役員からの支持を得るようにしました。そして最後に、彼女は地区が購入した後の新しいライセンスユーザーのトレーニングとサポートに力を注ぎました。「私が頼れる存在であることを知ってもらいたいのです」と、彼女は説明します。

作業をダイナミックなものに変える

2020年初頭、多くの学校と同様、この地区も突然オンラインモデルへの移行を余儀なくされたとき、Deannaさんの人助けへの意欲は一気に高まりました。教師や生徒が自宅にいる中、DeannaさんはSmartsheetを使って、教師がオンラインサポートを依頼するためのプロセスを構築しました。

「DataMeshを使用して、自動化を通じて教育者を適切なサポート担当者につなげるプロセスを開発しました。例えば、中学校で数学を教えている場合、数学のコンテンツスペシャリストにシームレスにつなげることができるのです」と、彼女は言います。

他の人を助けるという彼女の目標を思い返すと、彼女は成功したに違いありません。彼女の人事部は現在、地域のCOVID-19追跡を共有するダッシュボードを開発したと言うのですから。

「私は、Smartsheetとともに生活しています。夜、最初に開いて、最後に閉じるのはこれです」

Jenniferさんにとって、2020年にオンライン化されたPATHでは、現在および将来の病気の脅威に機敏に対応する能力が試されています。COVID-19以前は、彼女のチームは世界中のプロジェクトを管理することで精一杯でした。COVID-19で臨床試験が中断され、出張もなくなったため、プロジェクトは待機状態でした。このような状況で、どのようにリソースを再配分し、パンデミックに影響を与えることができるでしょうか？

そこで、COVID-19イニシアチブチームを立ち上げ、新しい資金調達のためのトラッカーや評価ツールを含むControl Centerソリューションを導入することにしました。

「組織内の全員がリアルタイムでアクセスできるようにし、シート上で通知できるようにしました。これによって情報交換が迅速に行われ、機会についてタイムリーに判断できるようになったため、私たちのミッションに合った最も影響力のあるプロジェクトに集中できるようになりました」。

仕事の未来を見据えて

2021年以降を見据えるJenniferさんは、「私の優先事項は、人々が仕事を成し遂げるために必要な情報を得られるようにすることです」と語ります。Overachieversの二人は、Smartsheet を初めて使う人は、助けを求めることを恐れてはいけないと同意しています。

「自分自身と長く戦わないことです」と、Jenniferさんは言います。私たちの多くは「行動派」ですが、Smartsheet Communityや、社内に専門家がいる場合は、手を差し伸べてください。

Deannaさんも同意見で、新参者にはいろいろと試してみることを勧めています。

「Smartsheetを単なるスプレッドシートの一つと考えないでください。Smartsheetはあらゆるニーズに対応する総合的なツールなのです」。

「Smartsheetでより速く、より効率的に物事を行えるようになることを保証します」。

パンデミックの影響が和らぐのを待つ間、Jenniferさんは家族と一緒にトレイルランニング、ハイキング、スキー、自宅の庭で過ごすなど、アウトドアを楽しんでいます。Deannaさんは、また映画を見に行ったり、孫とディズニーランドに行ったりすることを楽しみにしています。その日がすぐそこまで来ていることを祈りましょう。

Smartsheet Overachieversの他のメンバーを紹介します。また、Smartsheet Communityに参加して、DeannaさんやJenniferさんのような他の人からより多くのヒントを得てください。