大規模で安全なコラボレーション
まとめ
企業は、従来のプロジェクトポートフォリオ管理（PPM）ツールを、今日の需要に応じ、従業員の働き方に合わせた共同作業管理（CWM）アプリケーションに置き換えています。その結果、人々は社内外の共同作業者とすばやく協業し、データは世界中で組織の境界を越えて即座に共有されています。適切な制御、監視、監査がないと、データ漏えいや損失が発生し、セキュリティーが破られる可能性があります。幸い、Smartsheet CWMプラットフォームは、数クリックでエンタープライズレベルのコラボレーションを保護および監視できます。この記事では、社内の同僚や社外のパートナーとの共同作業を可能にし、監視するためのプラットフォームの主要な機能を紹介します。SmartsheetのIT所有者とシステム管理者は、内部のニーズに合わせてSmartsheetのセキュリティーとガバナンスの設定を確認することでメリットを得ることができます。
はじめに
Smartsheetは、単一のプロジェクトから企業全体のソリューションまで拡張できる動的なプラットフォームをユーザーに提供します。プラットフォーム上のユーザーは、プロジェクトを管理し、手動タスクとワークフロー全体を自動化して、拡張予定のミッションを達成するために必要なリアルタイムの洞察にアクセスできます。Forrester1は、企業が2022年に従来のポートフォリオ管理ツールを共同作業管理（CWM）に置き換えると予測しています。エンタープライズ規模の展開の数は、リモートおよびハイブリッド作業の増加に伴い、２倍2になりました。
Forresterによると、「敏捷性が高いほど、計画プロセスでのコラボレーションが必要です」3。従業員が自動化されたソリューションを構築し、透過的にコラボレーションする 4のに役立つ最新の作業環境ニーズを満たす柔軟なツールを、組織は望んでいます。広範なコラボレーションは、安全である場合にのみ可能です。
Smartsheetのコンテンツ作成者は、プロジェクトデータを保存する単一のシートから、複数のレポート、ダッシュボード、自動ワークフローを備えた完全運用のビジネスアプリケーションまで、さまざまなソリューションを作成することができます。
作成者は、自分の仕事を同僚と直接共有したり、内部チーム、外部パートナー、サプライヤーと協力して目標を達成したり、仕事を割り当てたり、進捗状況を更新したりできます。以下は、彼らの仕事を保護するプラットフォーム機能です。
IDおよびアクセス管理
コンテンツ作成者は、ソリューションをワークスペース*に整理します。最も単純なコラボレーションの形式では、作成者は自分の作品を同僚と直接（内部で）共有して、作業でコラボレーションし、共有レベルを設定できます**。
プラットフォーム上のコンテンツにアクセスする内部ユーザー／従業員は、コンテンツにアクセスするためにIDを確立する必要があります。お客様企業は、シングルサインオン（SSO）を会社が管理する認証ページ（SSO）で実施し、二要素認証で認証します（2FA）（オプション）。これにより、作成およびアクセスされる全てのアセットと作業成果物が、会社定義のIDおよびアクセス管理（IAM）ツールによって保護されます。また、従業員が退職すると、アクセスは自動的に取り消されます。
*ワークスペースは、シート、レポート、ダッシュボード、およびテンプレートを格納して整理するための構造を提供します。ワークスペースは、ワークスペースレベルで共有権限とブランディング（ロゴと配色）を有効にすることで、フォルダーよりも多くの機能を提供します。ワークスペースには、アセットを整理するためのフォルダーを含めることができます。
**Smartsheetには５つの共有レベルがあります。次の表は、ユーザーのタスクと権限の一部を表しています。詳細な表は、こちら5にあります。
大規模コラボレーション
内部コラボレーション
内部コラボレーションは、組織内の同僚のグループ間の共同作業として説明できます。内部コラボレーションで利用できるセキュリティー制御には、次のものがあります。
- Smartsheetグループ：チーム、部門、イニシアチブに基づいてユーザーをグループに編成します。Smartsheet Group Adminは、ユーザーをグループに追加し、グループをワークスペースに関連付けることができます。アクセス（編集／表示）は、グループの全てのメンバー間で管理できます。グループに参加できるユーザーを（ユーザーの電子メールドメインに基づいて）管理するポリシーにより、コラボレーション手順をさらに強化できます。管理者は、グループメンバーシップをアカウントユーザーのみに制限できます。このオプションを選択すると、グループ管理者によってグループに追加できるのは、ユーザー管理画面に表示されているユーザーのみになります。
- ユーザー管理とシートアクセスレポート：Smartsheet管理者6ページから、システム管理者は任意のユーザーのシートアクセスレポートをダウンロードできます。（ユーザーと共有するシートのリスト）。共有権限を取り消したり、グループからユーザーを削除したり、ユーザーのプラットフォーム権限をアップグレード／ダウングレードしたりできます。これらの制御は、Smartsheetユーザー管理API7とイベントレポートデータを使用して自動化できます。
- イベントレポート：SmartsheetのイベントレポートAPI8を使うと、管理者はSmartsheetアカウントで発生しているイベントをプログラムで取得できます。イベントは、グループの変更やスプレッドシートの共有権限の更新など、コラボレーションの変更とともに生成されます。これらのイベントは、Cloud Access Security Broker（CASB）と同期できます。Smartsheet APIを使用したSmartsheetイベントレポート。プラットフォームはリアルタイムで保護でき、コラボレーションと共有に関連するポリシーを大規模に適用できます。
外部コラボレーション
外部コラボレーションは、シートまたはアセットが組織のSmartsheetプラン外のユーザーと共有されたときに発生します。上記の制御の他に、外部コラボレーションに使用できる制御が２つあります。
安全な共有リスト：この機能は、ドメインまたは特定のメールアドレスによる共有を制限します。例えば、会社のメールアドレスを持つユーザーのみにシートが共有されるようにしたり、特定の政府ドメインや競合他社などとシートが共有されないようにしたりします。
データ出力ポリシー：データ出力ポリシーを有効にすることで、管理者は外部の共同編集者に対する特定のアクションを制限できます。このフラグを有効にすると、外部の共同編集者はシートデータをエクスポートできなくなります。つまり、シートを公開したり、新規として保存したり、PDFとして保存したりできなくなります。
公開機能の無効化：システム管理者は、シート、アカウントへのレポートまたはダッシュボードの公開9を選択的に有効にすることができます。さらに、これらのアセットを外部の共同編集者が利用できるかどうかを制御できます。
制御つきコラボレーション
多くのシナリオでは、コンテンツ作成者はアセットを共有できますが、個人で見られるものをID、役割、または組織に基づいて制限します。Smartsheetの動的ビュー10を使用すると、ユーザーは、エンドユーザーが閲覧・編集できるものをきめ細かく制御して、同じ基礎データセットで共同作業を行うことができます。この機能は、発券ワークフロー、複数のサードパーティーベンダー間でのデータ収集、従業員の業績評価などのソリューションを作成する上で重要です。
Smartsheet WorkApps11を使えば、ユーザーはSmartsheetデータと外部コンテンツを元に簡単に操作できるアプリを数分で構築できます。アプリの使い勝手はチームでの各人の役割に合わせて調整されており、１つのアプリで同じ基盤となるデータセットを使用して共同で作業します。
役割と責任
これは、この記事で説明されているさまざまなSmartsheetの役割とその責任の概要です。
結論
Fortune 100企業の90％が、共同作業管理、デジタル資産管理、プロジェクトポートフォリオ管理にSmartsheetを信頼しています。このプラットフォームは、信頼できるプラットフォームでデータを保護するためのより多くのオプションをお客様に提供しながら、明日のセキュリティーの課題や市場の需要に絶えず適応しています。Enterprise Plan Manager12（EPM）やデータガバナンス機能などの追加ツールにより、お客様は私たちのプラットフォームで安全な工程と成果を管理できます。
参考文献
- Forrester- 予測2022：ソフトウェア開発
- Gartner®、- 「共同作業管理の市場ガイド」、Nikos Drakos、Mike Gotta、2021年10月27日。GARTNERは、Gartner, Inc.および/またはその関連会社の米国および国際的な登録商標およびサービスマークであり、許可を得て本書で使用されています。無断複写・転載を禁じます。
- Forrester- ForresterWave™：戦略的ポートフォリオ管理ツール、2022年第１四半期
- SmartsheetのTotal Economic Impact™、2022年１月にSmartsheetに代わってForrester Consultingが実施した委託調査
- シート共有のアクセス許可- https://help.smartsheet.com/sharing-permission-levels
- ユーザー管理- https://help.smartsheet.com/learning-track/system-admin/user-management
- Smartsheetユーザー管理API- https://smartsheet-platform.github.io/api-docs/#users
- Smartsheet Event Reporting API- https://smartsheet-platform.github.io/api-docs/#event-reporting
- グローバルアカウント設定- https://help.smartsheet.com/articles/1159581-global-account-settings-team-business-enterprise
- 動的ビュー- https://www.smartsheet.com/marketplace/premium-apps/dynamic-view
- WorkApps- https://www.smartsheet.com/platform/workapps
- エンタープライズプランマネージャー- https://help.smartsheet.com/articles/2482433-Enterprise-plan-manager-overview
この記事はSmartsheet社のウェブサイトで公開されているものをDigital Stacksが日本語に訳したものです。無断複製を禁じます。原文はこちらです。