Smartsheetを使って医療ITチームを強化する成功者向けガイド

仕事を任せ、コーチングを行い、彼らの専門的な成長をサポートし、プロジェクトが期限を守り、付加価値を生むようにするなど、人材やチームを管理することは困難なことです。特に、新しいツールやプラットフォームの導入を促進するのは大変なことです。しかし、MedPOINT Managementのビジネスオペレーションシニアスーパーバイザーであるやり手のMelanie Corbinさんにとって、Smartsheetを活用することで二つのITチームの管理が少し楽になりました。

Melanieさんは３０年以上にわたって医療ITに携わってきました。最初は医療団体の経理部門で働き、その後ソフトウェアベンダーやカリフォルニア州の大規模なヘルスプランでスキルを高めて、MedPOINT Managementにたどり着きました。彼女のチームは、生産に重点を置き、一人はコールセンターのサポートを、もう一人は設定を担当し、非常に専門性の高いプロジェクトをこなしています。

「私はプログラマーではありませんが、Smartsheetは、ITソリューションを作成してプロセスを改善し、作業の可視性を向上できます。人々の仕事を支援するための素晴らしいプラットフォームです」。

社内での利用を一段と高める

MedPOINTは、家族経営の医療サービス団体で、病院の医療グループや管理契約を結んでいる医師グループ向けに厳選したサービスを提供しています。Melanieさんに言わせれば、「医師を解放するための後方支援サービスを提供している」のです。入社当初、同社ではすでに Smartsheetを使用していましたが、主に簡単なプロジェクトのトラッキングやシートとして使用していたとMelanieさんは言います。

その後、私は「ダッシュボードとは何ですか？何をするものですか？」 と質問するようになったとMelanieさんは笑います。「最初はExcelと同じだと思っていたのですが、ヘルプビデオを見たりウェブサイトを見たりしているうちに、ダッシュボードに興味を持ちました」。

今では彼女は非公式のSmartsheetの権威者であり、弊社の成功者のひとりです。しかし、彼女はMobilizerでもあり、Early Adopter Programの一員でもあります。社内では、MedPOINTで10 回の「ランチ＆ラーニング」セッションを開催し、チームメイトに数式、レポート、指標シートの作成方法を教えて（そして力を与えて）います。Smartsheetのコミュニティの一員であれば、彼女が他のユーザーの質問に答える姿をときどき目にするかもしれません。「他者の問題を解決することは、リラックス効果がある」と彼女は言います。

チームワークの維持と監査の記録保持

チームを軌道に乗せるために、Melanieさんは各チームメンバーの名前、担当、ステータスを記載したタスクリストを作成しました。そして、ダッシュボードには、各メンバーに割り当てられているプロジェクトの数が表示されます。

「医療は分子単位まで監査されるので、誰が何を設定し、その後どのような変更を加えたかを追跡する必要があります」と彼女は説明します。「請求に関しては、これらの請求の再処理を行ったかどうか、といった質問に対する答えを知る必要があります。現在の設定はどうなっているのか？何回変更したのか？そうすれば、監査が入ったときに、エラーが発生した正確な日付を知ることができ、迅速に再処理を行うことができるのです」。

チームにとって最大の変化をもたらすのは、時として単純な解決策であることがあります。新しいツールやプロセスに対する抵抗は当然です。ワークフローを自動化し、アラート、リマインダー、ステータスアップデートを設定することで、Melanieは時間を浪費する繰り返しの手作業を削減することができました。「Smartsheetは非常にカスタマイズしやすいので、チーム メンバーが動作が気に食わないと言えば、提案を求めて変更することができます」と彼女は言います。

トップからの賛同を得る

「使えば、人は来る」。これはMelanieさんのリソースに関して、リーダーから賛同を得るための最大のアドバイスです。彼女はマネージャーや副社長レベルの同僚のためにダッシュボードを作成することにより、Smartsheetの機能を伝えるのではなく、見せることに成功しました。

「私はリーダーたちに、私のチームとその状況について完全に見えるようにしています」と、彼女は言います。「コールセンターで対応した電話の件数を知りたいですか？コールセンターで何件の電話に対応したのか、その1件にどれだけの時間を費やしたのか。ダッシュボードにすべて表示され、会社全体もそれを見ることができます」。

Smartsheetのコード不要のソリューションにより、Melanieは部門を超えたチームも支援することができます。「私は、Smartsheetを使って財務部門のために何かを作ることができます。なぜなら、限られたプログラミングリソースの一つに時間を取られることなく、ビジネスニーズを満たす複雑なソリューションを設定できるからです」。

創造する人に力を与える

Melanieさんはオフの時間にはミックスメディアアーティストとして、アートジャーナリングを教えています。Smartsheetと同様、彼女は他の人に創造して生活を向上させる方法を教えることに情熱を傾けています。「人々は自分はあまり芸術的ではないと言うでしょうが、ツールの使い方を学べば、自分自身を表現できるようになるのです」。今まさに、それが力を与えているのです。

Smartsheet Overachieversの他のメンバーを紹介します。また、Smartsheetコミュニティに参加して、Melanieさんのような人からさらに多くのヒントを得てください（そして、彼女に会ったら挨拶してください！)。

この記事はSmartsheet社のウェブサイトで公開されているものをDigital Stacksが日本語に訳したものです。無断複製を禁じます。原文はこちらです。