Smartsheetのパワーユーザーによる社内コミュニティの作り方

Smartsheet Overachieverを1人見つけるのは特別な発見ですが、1つの会社で2人のOverachieverを見つけるのはどうでしょう？これは記事にしておくべきことです。なぜなら、2 倍のアドバイスを受けることができるからです。

Scott GandolfeさんとJenn Hilberさんは、非上場の最大手グローバルシステムインテグレーター、Convergint Technologiesに勤務しています。Scottはプログラムマネージメントのディレクターとして、グローバルアカウントを担当し、Convergintの世界115以上の拠点にいるプログラムマネージャーが新しいプログラムを立ち上げ、プロジェクトやサービスで顧客をサポートするのを手伝っています。

Scottさんのチームの一員として新たにグローバルな役割に昇進したJennさんは、プログラムマネージャーが顧客と会社の両方のニーズをバランスよく満たすためのツールやプロセスの構築に注力しています。ScottさんとJennさんは、一貫した納品という目標に向かって、Smartsheetを使用してこれらのニーズの橋渡しを行っています。

「プログラムマネージャーたちは、複雑なグローバル的課題を管理しています。Smartsheetはこれを達成するのにとても役立っています。Smartsheetに入れたすべてのものが、より良く、より速く、よりシームレスに、そしてより簡単にアクセスできるようになりました」。

Smartsheetで優れた業績を達成するまでの道のり

オーバーアチーバーの2人は、仕事のプロジェクトをすべてSmartsheet に移行することから、Smartsheet の使い方を学び始めました。Jennさんは、ビデオやウェビナーを見たり、Smartsheet Communityを検索したりして、壁にぶつかったときに対処したそうです。

「新しいユーザーがSmartsheetを見ると、最初は怖くなるものです」と Scott 氏は認めています。「しかし、組織内にパワー ユーザーのコミュニティを作ることができます。彼らに創造性を発揮する余地を与えるのです。『最初は抵抗がありましたが、だんだん面白くなってきて、今ではすっかりはまっています！』と、あまりにも多くの人が私に話しかけてくれました。これらの人々は、この組み込みのCenter of ExcellenceとSmartsheet Customer Success Managerを活用することで、ビジネス上の問題を解決するサポートを受けることができます」。

「初めて Smartsheet を使う人が最初に見たとき、最初は怖くなるんです。その後、あまりにも多くの人が、『最初は抵抗があったけど、だんだん面白くなってきて、今ではすっかりはまっています！』”と言っています」。

社内にSmartsheet Center of Excellenceを構築するステップ

JennさんとScottさんのSmartsheetへの情熱により、「Convergint Nation」（同僚たちの間ではこう呼ばれています）にはユーザーがどんどん増えています。

当初、Scottさんは他のライセンスユーザー数名と隔週でオンライン勉強会を始めました。今では、その勉強会が社内のユーザーグループとなり、150人のユーザーにまで成長し 自分の作業内容を見せたり、質問したり、他のユーザーからフィードバックを受けたりすることができ、その様子はすべて録画され、後で活用することができます。

このオンライン勉強会がきっかけで認定スプリントが始まり、2週間の間にConvergintのチームメンバー70人が、Smartsheet認定を得ました。

さらに、チームは毎月勉強会を開催し、スーパーユーザーが集まってハイレベルなトピックやトレーニングの必要性などについて話し合っています。

「より多くの人にSmartsheetを使ってもらうことができれば、誰にとっても良いことです」と、グループで考えることで、誰もが利益を得られます。特にグローバルアカウントでは、立ち上げにかかる時間が短くなります」とScottさんは話します。現在、Convergintには500人のライセンス ユーザーがいます。

Smartsheetが営業の可視性向上につながった理由

「私が最近行ったソリューションは、テリトリー外の商談のための営業コミュニケーションツールをSmartsheetで構築したことです」とJennさんは説明します。その方法は次のとおりです。

1. 営業チームのメンバーは、ロジックが組み込まれたフォームにレビュー用の新規案件を送信します。
2. 営業担当者は、紹介先と実行先の両方で、その案件を担当するすべての関係者に接続されます。

これにより、あらゆるレベルのコミュニケーションと可視性が強化され、アカウンタビリティーを果たすことができるようになりました。「経営陣もダッシュボードで、北米でどれだけの機会が共有されているかを確認できます」とJennさんは説明します。

同じような問題を解決するためにJennさんは、「何を達成したいのかという基本的なフレームワークから始めて、シンプルなソリューションを構築することです。そして、それがうまく機能するようになったら、新しい機能を1つずつ追加し、テストすることです。段階的に機能強化を加えることで、トラブルシューティングが可能になり、結果的にしっかりとしたソリューションになるのです」とアドバイスします。

仕事と遊びのバランス

ScottさんとJennさんは全ての時間をSmartsheetで過ごしているように見えるかもしれませんが、実際にはSmartsheetのおかげで、仕事では効率的に目標を達成し、余暇は楽しく過ごしています。

プロセスやコミュニティの構築以外では、Scottさんは森や海に行ったり、おいしいピザ屋さんを探したりしています。Jennさんは家族と過ごす時間が大好きで、自称「デジタルスクラップブックと整理整頓のオタク」です。

あなたも、他の人を刺激して、プロセスを改善し、簡単に自動化を推進することができます。そして、それがうまく機能するようになれば、退屈なタスクを管理する代わりに、何ができるかを想像してみてください。

Smartsheet Overachieversの他のメンバーを紹介し、Smartsheetコミュニティに参加してScottさんや Jennさんのような他のメンバーからさらに多くのヒントを得てください。

この記事はSmartsheet社のウェブサイトで公開されているものをDigital Stacksが日本語に訳したものです。無断複製を禁じます。原文はこちらです。