ノルウェーに拠点を置き、34か国の企業に人事および給与計算サービスを提供するZalarisは、課題に直面していました。同社は7つの個別の事業部門として運営されており、それぞれが異なるソフトウェアを使っていました。そのため、地域間で情報を統合し、給与計算処理のタイムリーで正確な更新を取得することが困難でした。この問題を解決するために、Zalarisはワークフローを合理化し、プロセスを標準化し、グローバルなコラボレーションを改善する統合プラットフォームであるSmartsheetに目を向けました。

Zalaris ConsultingのグローバルヘッドであるMike Ellis氏は、これらの部門をまとめ、組織全体で業務を調和させるという任務を負っていました。彼は前職でSmartsheetを使っていたため、それをZalarisのソリューションとして選択しました。同社はAPAC地域で、シンプルな価格見積もりツールからSmartsheetを使い始めました。Smartsheetはすぐに重要なコンポーネントとなり、プロジェクト管理チームとデリバリーチームはSmartsheetのその他の機能について調査するようになりました。

Zalarisが重要だと評価した主な機能の1つは、Resource Management by Smartsheetによるリソース管理でした。プロジェクトに利用可能な人材を推奨し、過剰または十分に活用されていない人材を特定することで、作業負荷のバランスを取り直し、燃え尽き症候群を防止できるようになりました。この機能は、従業員が最大の費用であり、リソースの非効率的な使用が収益に大きな影響を与える可能性があるコンサルティング会社にとって不可欠です。

Smartsheetは、Zalarisの運用とレポートの最適化にも貢献しました。全ての成果物のステータスを追跡し、期限、完了率、遅延などのデータをリアルタイムでプロジェクトダッシュボードに自動的に整理。チームは予定通りに作業を進めることができ、Zalarisは顧客の約束を守ることができるようになりました。

Zalarisは、世界中のオフィスでの導入を容易にするために、Smartsheetをさまざまなシナリオに適応させました。例えば、Smartsheet Control Centerを使うと、プロジェクトマネージャーは現地の言語でプロジェクト計画とレポートを作成し、英語で管理されるグローバルポートフォリオにまとめることができます。また、Smartsheetはさまざまなプロジェクト管理方法論にも対応しているため、Zalarisは全体的な標準化を維持しながら、ニーズに応じてさまざまなシンプルさのプロジェクトを設定できました。

ZalarisはSmartsheetの使用をAPAC地域外に拡大したため、厳格な欧州のデータ規制に準拠する必要がありました。GDPRの要件を満たし、データ主権を強化するために、ZalarisはSmartsheetの米国データセンターからEUデータセンターに移行。この移行は業界標準に準拠し、データアクセスを完全に制御できました。

現在、Smartsheetは全ての地域のZalarisオフィスに統合ソリューションを提供しており、リアルタイムの可視性により、チームは情報に基づいた正確なビジネス上の意思決定を行うことができます。最も重要なメリットは、プロジェクト管理の効率が向上し、時間が節約されたことです。Smartsheet Control Centerを使い、Zalarisは30分以内にプロジェクトをセットアップできています。これは、以前よりも99%高速です。

出典：Smartsheet