アメリカの教育制度の強化における主要なプレーヤーである非営利の研究開発組織WestEdは、プロジェクト管理という専門知識外の課題に直面していました。教育実践の開発と改善を使命とするこの組織は、毎年何百もの助成金と契約をやりくりしていました。ただし、Smartsheetに出会うまで、プロジェクト管理の基本は成功の基礎として認識されていませんでした。

WestEdのテクノロジーおよびサービス担当ディレクターであるYvonne Keene氏は、組織が作業を調整し、成果物を管理するためのさまざまなツールに苦戦していることに気付きました。標準化されたシステムの欠如により、混乱と非効率が生じていました。Keene氏は、組織内のさまざまなレベルの技術知識に対応できるソリューションを模索し、Smartsheetにたどり着きました。Smartsheetには、Excelのように簡単な機能もあれば、MS Projectのように複雑な機能も含まれていました。

WestEdへのSmartsheetの導入は、状況を大きく変えるものでした。パイロットプロジェクトから始まったSmartsheetの導入は、すぐにその価値を証明し、CEOの支援を受けて全社に展開されました。導入率は驚異的で、わずか3力月でユーザーベースが40人から200人に拡大し、最終的にアクティブユーザー数は400人を超えました。

更新リクエスト、セルのリンク、自動アラートなどのSmartsheetの機能は、WestEdのプロジェクト管理に不可欠なものになりました。ファイル共有のためのBoxとの統合により、プロセスがさらに合理化され、強力なコラボレーションエコシステムが構築されました。

Smartsheetを通じて管理される注目すべきプロジェクトの1つに、多額の予算と広範な関係者を伴う大規模プロジェクトがありました。Smartsheetはプロジェクトの透明性とコラボレーションを促進。スケジュール、コミュニケーション、文書レビューの管理、成果物、問題、リスクの追跡の中核となりました。

WestEdの本社では、地域教育研究所（REL）もSmartsheetを利用して年間80以上のプロジェクトを管理しています。進行中の多数の取り組みを追跡するには、Smartsheetが不可欠となっています。

WestEdにおけるSmartsheetの影響は、個々のプロジェクトに限定されません。組織全体でプロジェクト管理における成功の文化が育まれてきました。経営陣は仕事の需要をより明確に把握できるようになり、従業員はよりよいプロジェクト管理の習慣を身につけることができました。目標を達成するための体系的なアプローチと効率的なコラボレーションの実践の標準化は、WestEdに変革をもたらしました。

WestEdとSmartsheetのストーリーは、適切なプロジェクト管理ツールがいかにして成功の文化を根付かせ、組織内の生産性と透明性を大幅に向上できるかを証明しています。

出典：Smartsheet