西ケープ大学（UWC）は、60年以上にわたり、南アフリカの抑圧、差別、不利益との戦いにおいて希望の光となってきました。約25,000人の学生が在籍し、年間4,500～5,000人の新入生を受け入れるこの大学は、高等教育へのアクセス、公平性、質の向上に長年取り組んできました。しかし、ITディレクターの頻繁な交代とそれに伴う構造変化により、スタッフの士気とチームの結束力が損なわれていました。

Raymond Crown氏がICTディレクターの役割に就いたとき、チームはサイロで運営され、説明責任を妨げる透明性の欠如により断片化されたITシステムに直面しました。解決策を見つけようと決意したRaymondは、大学の研究者からSmartsheetを紹介されました。説得力のあるデモとトライアルの成功後、情報を一元管理し、アクティビティーを追跡し、プロセスを視覚化するためにSmartsheetが必要なツールであることに気付きました。

Smartsheetの導入はCrown氏の個人レベルで始まりましたが、すぐにプロジェクトの可視性とレポート作成の可能性を認識した運用マネージャーに広がりました。プラットフォームの直感的な設計により、説明責任を推進するために追加のスキルやリソースは必要ありませんでした。

Smartsheetの恩恵を受けた最初の分野の1つは財務報告でした。以前は煩雑で時間のかかる大学の予算編成プロセスが、効率的な自動システムに変換されました。Smartsheetの計画機能により、予算要求用の使いやすいフォームの作成が可能になり、レポート作成が簡素化され、会議中に必要な透明性が提供されました。

さらに、Smartsheetは支払い遅延の問題に対処する上で重要な役割を果たしました。調達リクエストを追跡する集中システムがないため、支払いの遅れや利息が発生することがよくありました。Smartsheetを使用すると、全ての関連情報に1カ所でアクセスできるようになり、文書の送信、署名、支払い処理が効率化されました。これは、対面での署名が不可能なリモートワーク期間中に特に有益でした。

リスク管理もSmartsheetのダッシュボードで改善され、Crown氏が進捗状況を追跡して問題を効果的に解決できるようになり、大学の環境が適切に管理されていることを関係者に確認できました。

Smartsheetの導入により、予算編成や調達などのプロセスが標準化されただけでなく、チーム間のコラボレーションとコミュニケーションも促進されました。特定のプロセスの自動化により生産性が20%向上し、残業の必要性が減り、従業員の満足度の向上に貢献しました。

Smartsheetの導入による財務上の影響は明らかでした。「現在、未完了の監査所見はありません。私が就任して以来、170件近くの監査所見を完了してきましたが、Smartsheetがなければ追跡・監視は難しく、私たちはまだ同じ場所にいたでしょう」（Crown氏）

Smartsheetのおかげで、西ケープ大学はより少ない労力でより多くのことを実行できるようになり、一般管理が合理化され、チームの効率と士気が大幅に向上しました。

出典：Smartsheet