英国の国民保健サービス（NHS）内の献身的な変革リーダーたちは、プロセスを合理化し、技術的能力を進歩させることで患者の転帰を改善するという使命を担っています。シニアプログラムコンサルタントのStewart Cooper氏、プログラムマネージャーのDympna Wilson氏、Russ ConsultingのディレクターChris Russ氏などの主要人物が、この野心的な変革の最前線に立っています。

彼らが直面した課題は、さまざまな場所やチームにまたがる膨大な数の変更イニシアチブを管理することでした。彼らは87の異なるプロジェクトで40人のプロジェクトマネージャーと調整を行っていましたが、その作業はますます複雑で労働集約的になってきていました。

当初、チームはデータ取得にExcelスプレッドシートを使用し、レポート作成にはPowerPointを利用していました。Cooper氏は、このプロセスは持続不可能であり、チームは更新のためにプロジェクトマネージャーに大きく依存しており、膨大なコピー＆ペースト作業につながっていると指摘しました。

Smartsheetをワークフローに導入したことが転機となりました。既にSmartsheetの可能性を知っていたCooper氏は、レポート作成の悩みの解決策としてSmartsheetを思いつきました。Wilson氏との協力で理想的なダッシュボード出力を設計し、Russがすぐにそれを実現しました。新しいシステムはわずか3週間で稼働を開始しましたが、これは他のソリューションの6力月から1年の導入期間とは対照的でした。

SmartsheetはNHSのプロジェクト追跡とレポート作成を一変させました。以前は1週間かかっていた作業が、今ではわずか数時間で完了し、以前は丸一日かかっていた財務レポートも、今ではわずか10分で完了します。このプラットフォームは直感的に使用できるため、誰でも使用でき、仕事のやりがいが増し、レポートの漏れも簡単に特定できます。

手作業によるデータ処理が減ったことで人為的ミスのリスクが減り、インサイトの精度も向上しました。リスクを効果的に軽減することが何よりも重要であるNHSのような公的機関にとって、この精度は非常に重要です。

患者ケアへの影響は大きくなっています。Smartsheetにより、NHSはリモートテレワークソリューションからGPレコードのソフトウェア強化まで、患者サービスを改善するプロジェクトを実施し、デジタルインクルージョンを推進できます。

今後、NHSチームは、DocuSignなどのさらなる統合や、相互運用性の向上のための他のシステムとのリンクなど、Smartsheetの可能性を探っています。また、NHS内でプラットフォームの使用を拡大し、さまざまな情報ソースを一元化し、大規模な変更やアーカイブにコントロールセンターなどの機能を活用する取り組みも進められています。

Smartsheet導入の成功によりNHS内に新たな基準が確立され、Cooper氏とWilson氏は肯定的な反応と将来の成果の可能性に注目しています。

出典：Smartsheet