The Scout Associationは毎週、若者が友情や野外活動を通じて私生活を発展させ、毎週50万人の若者の「生涯スキル」の習得を支援しています。6歳から18歳までのビーバー、カブス、スカウト、エクスプローラーがキャンプ、ハイキング、水泳、懸垂下降、サイクリング、カヌーに取り組み、チームを組んで新しい課題に取り組んでいます。

The Scout AssociationシニアプロジェクトマネージャーのDirk Grobler氏は、チームが運動の最前線でボランティアと協力できるようにするプラットフォームを探していました。毎月のスカウトの成果を最終的に理解するために、Grobler氏は、プロジェクトの多様なポートフォリオの中心となる真実の情報源として、また一貫した正確なレポートを作成するツールとして機能するソリューションを必要としていました。

Grobler氏はMicrosoft Projectの経験がありましたが、時間のないボランティアにとっては複雑すぎ、非営利団体が規模を拡大するにはコストが高すぎることを懸念していました。最小限のトレーニングで済み、コスト削減を実現できる、展開が簡単なプラットフォームの必要性から、彼はチーム内での3力月にわたる試験運用の後、Smartsheetをプロジェクト管理ソリューションとして本採用しました。「これは継続的な改善のプロセスでしたが、Smartsheetは非常に多くの価値を追加したため、全てのプロセスにSmartsheetを導入することに抵抗はありませんでした」（Grobler氏）

それ以来、Smartsheetは、The Scout Associationが人生を変えるような冒険を効率的に実施し、英国での影響力を高めるのに役立ってきました。Grobler氏と彼のチームは、Smartsheetシートサマリー機能を使用して、アクティブな全てのプロジェクトをマクロレベルで把握し、遅延の初期の兆候を特定できます。このソリューションは、実用的なインサイトを提供するミクロレベルの情報へのドリルダウンを可能にすることで、プロジェクトのガバナンスにも役立ちます。

形式化されたテンプレートの採用により、プロジェクト管理が改善されました。プロジェクトマネージャーはボランティアリーダーと協力して、タイムスケールを予測する最新のスケジュールとともに関連データをホストする合理化されたプロジェクト開始ドキュメントを作成します。「テンプレートを使用するということは、ボランティアが白紙の状態から始めないことを意味します。ボランティアは始め方を知っています。また、報告された結果は、これまでにない方法で記録され、標準化されます」（Grobler氏）

Smartsheetは、スタッフメンバーの採用や維持など、スカウトのデジタル化の推進をサポートするためにも使用されます。The Scout Associationは、Smartsheetツールとフォームを使用して、新しい申請を収集および処理しています。

Smartsheetによるレポート作成の革新により、運用管理と人事機能が再び重点を置かれるようになりました。自動化と標準化されたテンプレートのおかげで、月次レポートの収集と一貫したデータの表示が容易になりました。チームは、プロジェクトレベルで行われた更新を受信して​​ポートフォリオレベルに反映することで、パフォーマンスをタイムリーに調整し、成功する戦略に集中することができ、正確なリアルタイム情報を全員が利用できるようになりました。

「当社のポートフォリオの報告と維持は、よりスマートになりました。当社の最高経営責任者からポートフォリオ管理チームに至るまで、全員が全く同じ情報を同じフォーマットで見ることができるため、説明責任が容易になります。以前は丸1週間かかっていた月次報告が、今ではわずか数時間で済むようになりました」（Grobler氏）

Smartsheetの機能を目のあたりにして、他のスカウト部門も独自のソリューションとしてその可能性を模索し始め、コスト面の魅力も手伝ってSmartsheetの使用は25ライセンスから130ライセンスに拡大し、組織全体でその幅広い価値が実証されました。

The Scout AssociationはSmartsheetで新しいプロセスを大規模に展開できるようになり、プロジェクト管理チームの可視性が高まり、レポートが容易になりました。これにより、ボランティアが魅力的なイベントを実施できるようになり、分散したチームの共同作業が可能になり、主要なプロセスの1つにデジタルの進歩がもたらされました。ダイナミックなプラットフォームを手に入れたThe Scout Associationは、目標を達成し、引き続き若者の生活に変化をもたらし続けています。

出典：Smartsheet