米ジョージア州に本拠を置くTech Systems Inc.（TSi）は、1987年以来、大手セキュリティーシステムインテグレーターとしての地位を確立しています。同社は、国内外の幅広いクライアント向けの包括的なセキュリティーソリューションの計画、設計、実装、保守を専門としています。複雑なセキュリティー統合プロセスを管理するという課題に直面していたTSiは、プロジェクト管理ワークフローの改善が必要だと認識していました。

TSiのITアプリケーションマネージャーであるJoseph Goetschel氏は、「私たちの課題は、全員がスプレッドシートに固執しており、同じ文書の異なるバージョンが5～6つ存在することでした」と語り、スプレッドシートに大きく依存した既存のシステムを非効率に感じていました。彼らの問題に対する解決策は、Smartsheetの形で提供されました。

Goetschel氏は、Smartsheet Universityから始めてSmartsheetコミュニティーと関わりながら、Smartsheetの機能を率先して学習。彼の最初のプロジェクトは、従業員とマネージャーに透明性と使いやすさを提供するためにWorkApps、Dynamic View、ダッシュボードを利用して有給休暇を申請・承認するシステムを作成することでした。

この初期の成功に基づいて、Goetschel氏は次にSmartsheet Control Centerを活用。プロジェクトとプロセスのライフサイクル全体の包括的な管理が可能になりました。このツールは、管理者とリーダーシップに必要な可視性を提供し、プロジェクトが正しく効率的に実行されることを担保しました。NetSuiteとの統合により、プロジェクトの正確なタイムラインと進捗レポートを維持し、プラットフォーム間の一貫性を確保することもできました。

TSi内でのSmartsheetの広範な導入をサポートするために、Goetschel氏はSmartsheetアンバサダープログラムを立ち上げ、リソースポータルを開発しました。このポータルは、スタッフがトレーニングリソースやサポートにアクセスするための一元的な場所を提供し、特にリモートワーカーにとって有益でした。ポータルには、カスタマイズされたトレーニングとユースケースを備えたダッシュボードに加え、デスクトップアプリとモバイルアプリへのアクセスも含まれていました。

全社的な賛同を確保するための最後のステップは、経営幹部を参加させることでした。Goetschel氏は、現在のタスク、手動プロセス、自動化の利点を明確に示す色分けされたスイムレーン図を作成することでこれを達成しました。この視覚的表現はすぐに経営陣の支持を獲得しました。

Goetschel氏はこれまでの歩みを振り返り、リーダーと緊密に連携して、新しいシステムが重要なプロセスを実行するための唯一の代替手段であることを確認するようアドバイスしています。同氏は、導入を促進する手段として、休暇の取得や正確なレポートの作成などの業務にシステムを不可欠なものにすることが重要だと考えています。

このTSiの事例は、Smartsheetがプロジェクト管理アプローチを変革し、効率の向上、可視性の向上、より構造化された作業方法の実現に貢献することを物語っています。

出典：Smartsheet