South Western Communications（SWC）は、病院、教育機関、商業施設、政府施設、拘置施設向けのテクノロジーをより効率的にする最前線に立っています。SWCは、プラットフォームとサービスを一貫したシステムに統合することで、このアプローチを社内で反映して自社の運営を強化しました。この変革の鍵となったのは、SWCがデータとプロセスを統合してインサイトと意思決定を向上させる方法の刷新につながった動的作業管理プラットフォームであるSmartsheetの導入です。

SWCのIT担当ディレクターであるDavid Tutwiler氏は、社内プロセスを最適化する必要性を促進する同社の顧客中心の哲学を強調します。SWCは米国南部および中部に広く拠点を置いており、オフィスや現場での作業から生成される膨大な量のデータを管理するという課題に直面していました。目標は、会社のプロセスを単一のプラットフォーム上で標準化し、従業員が異種のデータソース間でやりくりするのではなく、1つのアプリケーションに集中できるようにすることでした。

Smartsheetは、堅牢なセキュリティー、既存のツールとのシームレスな統合、直感的なユーザーインターフェイスを提供する、SWCにとって理想的なソリューションとして登場しました。当初、Smartsheetの機能はプロジェクト追跡ツールとして認識されていましたが、SWC内で急速に拡張され、プロジェクト調査、チームメンバーポータル、人事ワークスペース、さらにはコロナ禍でのコミュニケーションまでを網羅するようになりました。

Smartsheetでは、メールベースのレポートを現場技術者向けの日次業務報告フォームに置き換えるなど、運用プロセスが自動化および標準化されました。Data Shuttleで強化されたこのフォームは、プロジェクトの名前付けと情報入力の一貫性を保証します。収集されたデータは経営層レベルのダッシュボードに表示され、日常業務や潜在的な問題についての貴重なインサイトが得られます。

自動化はプロジェクトのセットアップとITリクエストの追跡まで拡張され、Smartsheet Control Centerによって新しいプロジェクトシートの作成とサービスリクエストの管理が合理化されます。Smartsheet内のIT管理センターは、従業員のライセンスリクエストを管理し、サービス技術者や現場技術者のタスクを簡素化するWorkAppsを共有するために使用されます。

SWCのダッシュボードは、企業の各支店のリソースポータルと専用のCOVID-19リソースポータルを備えた情報の中央ハブとして機能しました。これらのダッシュボードにより、従業員は情報に基づいた意思決定を行うことができ、チームメンバーが運用プロセスに積極的に関与できる共同作業環境が促進されました。

また、Smartsheetを導入することで効率が大幅に向上。同時並行の効率化への取り組みによる正確な影響を切り分けるのは困難ですが、Tutwiler氏は時間と労力が少なくとも50%削減されると見積もっています。さらに、同社はプロジェクト管理の統合とプロセスの合理化のおかげで、人員を比例的に増やすことなく収益と売上を増加させることができました。

SWCのSmartsheetの統合により、時間と労力が節約されただけでなく、プロセスの不正確さの発見と改善の機会にもつながりました。Smartsheetは、顧客サービスを継続的に強化し、通信業界での競争力を維持するというSWCの取り組みにおいて、非常に貴重なアセットとなっています。

出典：Smartsheet