企業・医療機関・学校などに向け、フードサービスの提供や施設管理事業を展開している多国籍企業Sodexoは、Smartsheetの導入により、出張申請と承認の管理方法を刷新しました。56カ国で事業を展開し、毎日1億人にサービスを提供しているSodexoのプログラムおよびプロジェクト管理チームは、グローバルなプロジェクト管理とコラボレーションに長年Smartsheetを活用。Sodexoのプログラム／プロジェクト管理ディレクターであるSparkle Grueso氏は、Smartsheetを活用して50を超える社内ソリューションを構築してきました。

Sodexoの経営陣にとって出張の申請と承認を管理するという課題は重大であり、従業員は以前はメールによるコミュニケーションと手動の更新に頼っていました。これに対処するために、Grueso氏と彼女のチームは、Smartsheetを使用してカスタムのチーム旅行管理ソリューションを開発しました。これにより、プロセスが標準化および簡素化され、貴重な時間が節約され、上級リーダーが旅行の手配をより深く把握できるようになりました。

2022年のSmartsheetテンプレートコンテストに応募されたこのソリューションは、ユーザーフレンドリーになるように設計されており、Smartsheetテンプレートギャラリーのさまざまなテンプレートからインスピレーションを得ています。チームの出張リクエストを合理化し、経営陣にスケジュールを可視化し、主要な出張支出指標をレポートするシート、レポート、ダッシュボードを備えています。リアルタイムで更新されるダッシュボードを使用すると、経営幹部は、出張の頻度、更新されたコスト情報、傾向線を示すレポートと指標を表示できます。

Sodexoの従業員は、ソリューションを通じて場所や費用のデータを含む出張リクエストを簡単に入力できるようになりました。各出張リクエストの理由も表示されるため、リーダーは各出張の背景にあるビジネス推進要因を明確に理解できます。ダッシュボードのカレンダービューすると、個々の旅行スケジュールをすばやく表示でき、計画と予測の機能が強化されます。

この出張管理ソリューションは、出張関連データを標準化しただけでなく、承認プロセスを自動化し、メールのやり取りの必要性を排除することになりました。自動通知により従業員にリクエストのステータスが通知され、動的なレポートにより、手動介入なしで全ての出張関連データは常に最新となっています。

Grueso氏が構築した出張ソリューションは、Smartsheetテンプレートコンテストのリクエスト管理作業パターンで表彰されました。その結果、他のユーザーが利用できるようテンプレートに変換され、Smartsheetテンプレートギャラリーに公開されています。出張の管理用に設計されたテンプレートではありますが、あらゆるスケジュール機能に応用可能。これも、Smartsheetの多用途性とシンプルさを物語っています。

出典：Smartsheet