Shoppa’s Materials Handlingは、評判の高いマテリアルハンドリングソリューションおよび機器のプロバイダーであり、Smartsheet for Project & Portfolio Management（PPM）を導入することにより、プロジェクト管理とチームコラボレーションにおいて大きな進歩を遂げました。1981年に設立されたShoppa’sは、米テキサス州とミズーリ州の9つの拠点で営業しており、Toyota Material Handlingの正規ディーラーです。同社は、エンドツーエンドのサービス、システム統合、ロボット工学、自動化ソリューションを含むようにサービスを拡大しており、成長するサービスポートフォリオに対応するための堅牢なプロジェクト管理ツールを必要としていました。

Smartsheetを採用する前、Shoppa’sはプロジェクト追跡をメール、スプレッドシート、手作業の組み合わせに依存していたため、可視性とコミュニケーションに課題が生じていました。Shoppa’sのシニアプロジェクトマネージャーであるScott Hubbell氏によると、従来のシステムではプロジェクト情報を入手するには電話をかけたり他のオフィスを実際に訪問する必要があり、大変非効率だったとのことです。

これらの課題に対処するために、Shoppa’sはカスタマイズされたSmartsheet PPMソリューションを実装。さまざまなチームにわたるプロジェクト管理を一元化するシステムを開発しました。新しいシステムには、プロジェクトの管理と追跡のための相互接続されたシート、タスク通知のための自動化されたワークフロー、プロジェクトステータスの統合ビューのためのSmartsheetControl Centerが装備されました。

Smartsheet PPMソリューションの主な利点の1つは、プロジェクトの送信時にアクティブなプロジェクトログにデータを自動的にプッシュし、全てのプロジェクトのマスターデータベースを作成できることです。この自動化により、Shoppa’sは見込み客の発掘から設置、終了までプロジェクトのライフサイクル全体を効率的に管理できるようになりました。

また、SmartsheetのDynamic Viewにより、特定のプロジェクトを更新するための個別のビューが提供され、チーム間のコラボレーションが進みました。適切なリソースが割り当てられ、チームメンバーが最も関連性の高い情報にアクセスできるようになりました。

Shoppa’sでは、プロジェクト管理タスクに費やす時間がSmartsheetで大幅に短縮されました。パーソナライズされたフィルタリングビューの恩恵で、営業チームは不正確なスプレッドシートデータを選別する必要がなくなりました。Smartsheetダッシュボードでは、プロジェクトの各段階を詳細に把握できるため、プロジェクトの範囲、チームの詳細、財務状況などの重要な情報にすぐにアクセスできます。

成長を続けるShoppa’sは、2025年までに収益を倍増させるという野心的な目標を掲げ、Smartsheetを使用して継続的なプロセス改善に注力しています。Smartsheetは、プロセスの最適化とプロジェクト管理機能の強化によりShoppaの拡大をサポートする上で不可欠なツールとなっています。

出典：Smartsheet