米ワシントン州シアトルに本社を置くSEIU 775 Benefits Groupは、介護士の生活を向上させるために、必須のトレーニング、仕事のマッチング、医療、退職金を提供することに専念しています。SEIU 775 Benefits Groupの目標は、社会で最も弱い立場にある人々にサービスを提供する介護士を、細心の注意を払って訓練することです。ワシントン州全域で50,000人近くの介護従事者にサービスを提供し、革新的で質の高い福利厚生やプログラムを通じて、介護労働力のスキル、健康、安定性を促進することに尽力しています。

SEIU 775 Benefits Groupのロジスティクスおよびスケジューリングチームは、Smartsheetソフトウェアの機能を利用して、トレーニングプロジェクトの実施を管理し、クラスセッション内の学習イベントを追跡し、仮想および対面の介護士クラスの出席状況を確認しています。勤怠プログラムコーディネーターのSarah Purdy氏は、Smartsheetの自動化によってもたらされる容易さによって、介護士の生活が改善されたと語っています。

SEIU 775 Benefits Groupの主な目的の1つは、介護士が場所に関係なくトレーニングや関連資料にシームレスにアクセスできるようにすることでした。介護士の生活を向上させるSEIU 775 Benefits Groupの取り組みには、介護士とそのパートナーに最新のクラススケジュールと登録者数を提供することが含まれます。これは、認定資格や継続教育を含むトレーニングに不可欠です。

しかしSEIU 775 Benefits Groupでは、チームとインストラクターが異なるシステムを使用しており、正確なデータを維持するという大きな課題に直面していました。物流およびスケジューリングチームのマネージャーであるKim Suther氏は、さまざまなシステムからのデータの調整に手間取っており、特にプログラムが拡大するにつれて、時間がかかり非効率的な手作業で凌ぐようになっていました。

Smartsheetをワークフローに導入したことが転換点となりました。まずSmartsheetを使用してクラスをリストし、各行がクラスセッションを表し、更新された登録データを含む新しいシートにクラスデータをリンクしました。ワークスペースはインストラクターとベンダー向けに作成され、最新の教室情報と出席確認用のレポートを含むダッシュボードを備えていました。

Smartsheetの自動化機能は革新的なもので、組織はクラススケジュールの変更について講師に自動リマインダーを送信し、SmartsheetのCalendarアプリを通じてリアルタイムのクラススケジュールや内部プロジェクト情報を表示できるようになりました。プロジェクト管理部門とコミュニケーション部門も、プロジェクトの計画と追跡にSmartsheetを利用しています。

Smartsheetを導入した結果、可視性と効率が大幅に向上しました。現在は教室やスケジュールに関する情報を合理化できるようになり、介護士やインストラクターのトレーニング体験が向上しました。ロジスティクスおよびスケジューリングプログラムの上級責任者であるKrystle McMaster氏は、Smartsheetでの一元的なデータプレゼンテーションを高く評価しています。これにより、複数のデータソースを調査する必要がなくなりました。

さらに、効率の向上は介護士のトレーニングの改善につながりました。より正確な出席データがトレーニング記録に取り込まれることで、介護士は認定要件をより明確に理解できるようになりました。

SEIU 775 Benefits Groupは迅速に仮想学習に移行する必要があったため、パンデミック中はSmartsheetの柔軟性が非常に貴重でした。学習運営ディレクターのKatherine Smith氏は、Smartsheetのおかげで全てが整理され、予測不可能な時期でも組織が機能できるようになったと評価しています。

SEIU 775 Benefits Groupは今後、Smartsheetの使用をさまざまなチームに拡大し、教室でのプロセスや出席確認を含む包括的なスケジュールシステムを構築する予定です。Smartsheetの柔軟性は、介護士向けサービスを向上させるための組織の継続的な取り組みの基礎であり続けます。

出典：Smartsheet