Rackspace Technologyの企業プロジェクト管理オフィスは、グローバルポートフォリオ全体にわたる新しいプロジェクトとプログラムを管理する際に、重大な課題に直面していました。これらのプロセスを標準化および合理化できるプラットフォームの必要性が非常に重要でした。Smartsheetの導入により、Rackspaceは手動プロセスと非効率なシステムを、一貫したテンプレート、自動化されたワークフロー、柔軟なコラボレーションを利用するプラットフォームに置き換えました。この変更により、数百時間の作業が節約され、社内の可視性と説明責任が劇的に向上しました。

Rackspace Technologyの日本市場プログラムマネージャーであるLisa Wagstaff氏は、Smartsheetがプロジェクト管理とデータ収集に不可欠なツールであることに気付きました。このプラットフォームのControl Centerテンプレートは、プロジェクトの実行やコラボレーションの促進に特に役立ちます。コロナ禍で多くの企業がリモート戦略の採用に苦慮している中、顧客のクラウドへの移行支援にラックスペースが注力することはさらに重要になっていました。Smartsheetは、これらのクラウドエクスペリエンスの最適化と管理において重要な役割を果たしてきました。

企業PMOのイノベーション能力は、以前はプロジェクトの作成と追跡に対する手動で一貫性のないアプローチによって妨げられていました。Smartsheetへの移行によりこれらの問題が解決され、ポートフォリオレベルのレポートを実行できるようになり、一貫性とコラボレーションが確保されました。Control Centerの導入により、チームはテンプレートを標準化する必要が生じ、これにより堅牢なプログラムおよびポートフォリオレベルのレポートが作成されました。

Wagstaff氏が作成したダッシュボードには、現在のステータス、マイルストーン、成果物などのデータがポートフォリオ、プログラム、プロジェクトレベルで表示されます。これらのダッシュボードにより、リソースの計画が改善され、変更がポートフォリオに与える影響をリアルタイムで把握できるようになります。Smartsheetによって提供される一貫性は、リソースとプロジェクトのタイムラインを管理する上で非常に貴重です。

Smartsheetを使用することで大幅に時間が節約されます。新しいプロジェクトやプログラムをセットアップする以前のプロセスは最大16時間かかることがありましたが、Smartsheetテンプレートを使用すると、プロジェクトのセットアップに約30分、プログラムの作成にわずか1時間になりました。5～10のプログラムにわたって年間30～50の新しいアクティブなプロジェクトを扱うチームの場合、これはほぼ1,000時間の労力の節約に相当します。

Smartsheetの柔軟性は、社内外のコラボレーションにまで及びます。これにより、プロジェクト情報の共有と、タスクの所有権と依存関係の追跡が簡素化されます。ライセンスを取得していないユーザーを追加コストなしで参加できるプラットフォームの機能は、大きな利点となっています。これにより、より効率的なコラボレーションとリソースの節約が実現し、適切な人材が適切なアクセスを確保できるようになりました。

出典：Smartsheet