- Smartsheetを活用し、重要なビジネスプロセスが自動化および最適化
- Control Centerの自動化を使用し、各学期に送信されるアンケートを20から150以上に増加
- SmartsheetとDocuSignとの統合により、5分以内に数百件の人材派遣契約を生成・管理
医療教育ソリューションのパイオニアであるOrbis Educationは、2010年以来、Smartsheetの機能を活用して業務プロセスを変革してきました。2003年に設立されたOrbis Educationは、大学や医療機関と提携して、病院や医療システムにおける労働力不足に対処する医療教育プログラムを提供しています。彼らは毎年何千人もの即戦力の専門家を卒業させ、労働力に大きく貢献しています。
Orbis Educationの多様なチームは、採用、オンボーディング、アカウント設定、給与計算プロセス、タスク追跡、プロジェクト管理、カリキュラム開発などのさまざまな機能にSmartsheetを利用しています。Smartsheetは、成果物のスケジュールを管理し、OKRとKPIを追跡するための集中プラットフォームとして機能し、チームポータルのローカライズされたイントラネットとしても機能します。また、外部ベンダーやパートナーとのコミュニケーションも容易になり、Orbisの日常業務に不可欠な部分となっています。
Orbis Educationの製品およびeラーニング担当副社長であるMark Gbur氏によると、Smartsheetは組織のさまざまな部門のニーズに合わせて調整されています。Smartsheet導入以前、Orbisは基本的なプロジェクト管理ツールとオフラインスプレッドシートに依存していましたが、手動プロセスや古い情報による非効率やエラーが発生していました。
変革はビジネスプロセスチームから始まりました。当初は学期ごとに少数のアンケートを管理していましたが、調査の需要が高まるにつれて、手動プロセスは持続不可能になりました。複数のソースからデータをコピーして貼り付けるという時間のかかる手作業の結果、情報の欠落が多発していました。
Smartsheet Control Centerの導入により、Orbisはアンケート管理プロセスを自動化できるようになり、各期に送信されるアンケートの数が大幅に増加しました。この自動化により、Orbisはプログラムを継続的に改善するために重要な、より包括的なフィードバックを収集できるようになりました。
Orbisはまた、Smartsheetのドキュメントビルダーを活用して、人材派遣契約の作成と更新を自動化しました。DocuSignとの統合により署名プロセスが合理化され、雇用契約を迅速かつ効率的に管理できるようになりました。これにより、大幅な時間が節約され、増加した作業負荷に対応するために追加のスタッフを配置する必要がなくなりました。
Smartsheetの使用により、重要なビジネスプロセスが自動化および最適化されただけでなく、Orbisにより正確なデータと簡素化された通信チャネルも提供されました。履歴データと登録傾向を表示する機能がさらにアクセスしやすくなり、自動更新と通知によって内部コミュニケーションが強化されました。
Orbis Educationは成長を続けるにつれて、Dynamic ViewやWorkAppsなどのSmartsheetツールを自社の業務にさらに統合する予定です。Smartsheetの多用途性と効率性がOrbisの課題の多くを解決できることが証明されており、OrbisはSmartsheetの機能を活用する新しい方法の模索に取り組んでいます。