425,000人以上の住民を抱える活気ある大都市、米ミネソタ州ミネアポリス市では、毎年何千もの屋外イベントが開催されます。コンサートから教会の礼拝まで、これらのイベントでは、州の騒音規制に準拠するために屋外増幅音響許可が必要です。市は長年、これらの許可を処理するために時間のかかる手動プロセスに依存していました。市の従業員は、PDFフォームまたは印刷されたドキュメントから市のEnterprise Land Management System（ELMS）にデータを手動で入力する必要がありました。このプロセスは非効率なだけでなく、エラーや遅延も発生しがちでした。

より合理化され効率的なプロセスの必要性を認識した市は、プロジェクトとプロセスを一元化および合理化する機能で知られるSmartsheetに目を向けました。市は現在、Smartsheetを使用して、全ての屋外増幅サウンドとイベントの食品スポンサーの許可申請を追跡しています。顧客は市のウェブサイトで許可申請フォームに記入でき、データは自動的にSmartsheetに流れ込むため、手動でデータを入力する必要はなくなりました。

市はまた、PDF、Smartsheet、DocuSignのデータを使用して許可文書を自動的に生成できるSmartsheet Document Builderを使用しています。このツールは市にとって画期的なものであり、プロセス全体を自動化し、許可料金のクレジットカード支払いのために顧客を追跡する必要がなくなりました。

Smartsheetの自動化されたワークフローは、新しい申請が提出されると市の職員に警告し、屋外イベントの1週間前に警察署に通知を送信します。市はまた、Smartsheet Calendarアプリを使用して、保健局の検査官による検査が必要な全ての屋外増幅サウンドイベントと食品イベントを視覚化しています。

ミネアポリス市はSmartsheetを利用して、許可の受け取りと承認のプロセスを完全に自動化しました。その結果、4人のチームで年間400～500件の拡声器付き音響許可と400件の食品イベント許可を簡単に処理できるようになりました。この自動化により、申請の管理に要する時間が50%削減されました。

市はまた、最近可決された連邦デジタルアクセシビリティー法に準拠するためにSmartsheetを使用しています。この法律では、州政府と地方自治体がウェブサイトとモバイルアプリケーションを障がい者が利用できるようにすることが義務付けられています。Smartsheetのユーザーフレンドリーなインターフェイスにより、誰でも市のウェブページにイベントの詳細を簡単に入力できるようになっています。

出典：Smartsheet