MedPOINT Managementは、独立医師協会（IPA）や病院の医療費削減と医療の質の向上を支援する家族経営の組織です。同社は、複雑なチーム構造を管理し、シームレスなコラボレーションを確保するという課題に直面していました。12の異なるサブチームがあるため、プロジェクトに対する従業員の空き状況を追跡することがますます困難になってきました。MedPOINTの事業運営上級スーパーバイザーであるMelanie Corbin氏は、より効率的なシステムの必要性を認識していました。

Corbin氏は、Smartsheetテンプレートを使用すれば、ソリューションをスクラッチから作成する必要がないことを知っていました。Smartsheetを使用してワークフローを自動化し、プロジェクトを可視化した経験を活用して、彼女は有給休暇の日数とチームの可用性を追跡するための合理化されたワークフローの作成に着手しました。

新しいソリューションにより、チームメンバーは休日を簡単に入力して分類できるようになりました。マネージャーおよび部門レベルのビュー、カレンダービュー、色分けされたチームが特徴で、マネージャーが過去の傾向を分析し、全てのサブチームと従業員の将来の可用性を予測できるようになりました。システムのシンプルさにより、スタッフにはすぐに受け入れられました。

MedPOINTのIT部門はこのソリューションを採用し、従業員に同僚の空き状況に関するリアルタイムの情報を提供しました。この可視性は、誰かがいつ休暇を取っているのか、医師の診察を受けているのかを知るなど、コミュニケーションやプロジェクトのタイムラインに影響を与える可能性があるチームのダイナミクスを理解するために非常に重要でした。

このソリューションには、従業員が大規模なデータセットを要約し、チームメンバー間の作業傾向を比較できるようにするPivotなどのSmartsheetアプリも含まれていました。このレベルの詳細は、人員配置のニーズを正当化し、社内で情報に基づいた意思決定を行うのに役立ちました。

Corbin氏のソリューションは、MedPOINTの内部プロセスを改善しただけでなく、SmartsheetのENGAGE 2022テンプレートコンテストで優勝することで認知度も高まりました。このコンテストは、職場の業務を簡素化し、強化するソリューションを称賛するものです。Corbin氏は、ソリューションをSmartsheetテンプレートギャラリーで利用できるテンプレートに変換し、他のユーザーがダウンロードして実装できるようにしました。

MedPOINTは継続的な改善と革新に取り組んでいます。同社は、停電や従業員の欠勤が生産性に与える影響などの集計データを提供するための新しい人員配置モデルを開発しています。Corbin氏は、Smartsheetの機能を調査してプロセスにもたらす可能性のある改善点を発見するよう、他のチームにも推奨しています。

出典：Smartsheet