大手教育出版社であるMcGraw Hillは、Smartsheetの機能を活用することで、デジタルおよび印刷学習製品用のメディアアセットの開発方法を刷新しました。Smartsheetによりプロセスが自動化および簡素化され、作業の割り当て、データの入力、ベンダーの支払い処理にかかる時間と労力が大幅に削減されました。

McGraw Hillのデザインオペレーションおよび戦略のデザインリードであるKaren Pytel氏は、既存のアセットを予算内かつ大規模に機能させるために迅速に再利用できることの重要性を強調しました。Smartsheetが登場する前は、メタデータと権限情報がさまざまなスプレッドシート、メール、分断されたプロジェクトノートに分散しており、メディアアセット開発の追跡は分散していて非効率的でした。

Smartsheetの導入により、McGraw Hillにはメディアアセットデータの単一リポジトリーが提供され、プロセスが合理化され、素材の再利用が容易になりました。このプラットフォームのレポート機能は革新的なもので、チームは重要なデータを数時間ではなく数分で検索できるようになりました。

デザイン運営および戦略チームに加わったデザイナーのTygre Morehart氏は、プロジェクトの追跡とプロセスの改善に貢献しました。Smartsheetのテンプレートと自動化は問題点に対処し、プロジェクトのほぼ全ての側面とニーズに対応できるようにチームを準備しました。Morehart氏は、ベンダーの請求プロセスが劇的に改善され、Smartsheetによって最長3週間からわずか4時間に短縮されたことを特に評価しています。

Smartsheetでは、チームメンバー間のコラボレーションも強化され、複数の人がシームレスに共同作業できるようになりました。ダッシュボードはプロジェクト情報ハブとなり、重要な詳細を取得し、プロジェクトの実績をリアルタイムに視覚化します。これにより、チームはスコープクリープを早期に特定し、予算の追跡と予測をより効果的に調整できるようになりました。

自動化、特にライセンスプロセスが改善されました。コンテンツライセンスコーディネーターは、メディア使用に対する全ての承認が確保されていることを確認する必要があります。Smartsheetの自動ワークフローは、使用許可が拒否された場合に即座にアラートを送信するため、より迅速な対応が可能になり、プロジェクトスケジュールへの影響を軽減できます。

Smartsheetの使用により、効率が向上しただけでなく、ヒューマンエラーも減少しました。Pytel氏は、正確な情報の共通ソースを持つことの利点を強調しています。これは、新しいコンテンツの開発と既存のアセットの再利用の両方にとって重要です。チームは、大規模なメディアファイルの集中ストレージを可能にするBrandfolderの統合など、さらなる機能強化を期待しています。

Smartsheetは、McGraw Hillのさまざまなシステムの統合、ヒューマンエラーの削減、より優れた教育製品の作成に貢献しました。Smartsheetが提供する拡張性と効率性のおかげで、McGraw Hillは現在、継続的な成長に向けて有利な立場にあります。

出典：Smartsheet