イタリアの冷凍・空調ソリューションメーカーLU-VEは、企業は社員のアイデアと努力の集合体によって成長するという強い信念を持っています。ヨーロッパ、アメリカ、アジアにまたがる3,500人以上の従業員を擁するLU-VEは、これらの貴重な従業員の提案を収集し、評価し、最も有望なものを実行可能なプロジェクトに変えるための構造化されたワークフローを確立しました。

LU-VEでは、各部門がそれぞれ従業員のアイデアを収集してプロジェクトに変換する独自の方法をとっていたため、トップマネージメントがそれぞれの進捗状況を追跡することが困難でした。

2019年にAlfa Laval社の空気熱交換器部門を買収したことにより、アイデア管理に対する標準化されたアプローチの必要性が浮き彫りになりました。Alfa LavalとLU-VEは、それぞれが独自の言語、ワークフロー、文化を持つ異なる環境で運営されていました。集合体をまとめるには、統一されたシステムが不可欠でした。

これに対処するために、LU-VEは、特定のニーズに応えることができるプロジェクト管理ツールの探索に着手しました。LU-VEのITプロジェクトマネージャーであるAlvio Bernard氏は、意思決定プロセスについて、「さまざまなソフトウェアオプションを評価した結果、Smartsheetは構造の提供と個々のプロジェクト要件に合わせたカスタマイズの可能性の間で適切なバランスをとっていることが分かりました」と語っています。

LU-VEは、プロジェクト情報を一元管理し、ワークフローを自動化するために、Smartsheet Control Centerを導入。プロジェクトを製品、製造、サプライチェーン、販売、マーケティング、インフラストラクチャーの6つの領域に分類し、Smartsheet内でそれぞれのカテゴリーマネージャーを割り当てました。計画から実行までのプロジェクトの全てのフェーズをカバーする一連のテンプレートを開発し、簡単に視覚化できるガントビューに表示できるようになりました。

Control Centerは、プロジェクトの進捗状況と予算を監視する上で極めて重要です。Bernard氏は、「Smartsheetは各タスクの財務状況を追跡し、支出と投資時間の概要を随時提供します」と指摘しています。

Smartsheetはプロジェクトの詳細を一元管理するだけでなく、チャットや添付ファイルを通じてコラボレーションを促進し、コミュニケーションを合理化し、電話やメールへの依存を軽減します。多国籍チームのための用語集も整備し、言語の壁を越えたコミュニケーションが強化されました。

Smartsheetはオンラインで利用できるため、LU-VE従業員の間で好まれています。Bernard氏は、「インストールの必要がなく、メンテナンスも簡単です」と使いやすさを高く評価しています。

LU-VEでは、Smartsheetを他のシステムとの統合を進め、ダッシュボードやポートフォリオレポートなどの追加機能を実装して、管理チームにデータとプロジェクトのステータスの包括的なビューを提供することを検討しています。

出典：Smartsheet