- プロジェクト管理、自動化、プロセス管理にSmartsheetを活用
- レビュープロセスが95%高速化
- プロジェクト完了期間を40日間短縮
Johnson & Johnsonは過去130年間、ヘルスケアのイノベーションの最前線に立ち、人々の健康を向上させる幅広い製品とサービスを提供してきました。60カ国265社に134,000人を超える従業員を擁する同社は、継続的なイノベーションを通じてプラスの影響を与えることに尽力しています。
Johnson & Johnsonの品質への取り組みの中心にあるのは、消費者や医療専門家に届く前に各教育コンテンツが受ける厳格な審査プロセスです。このプロセスは、米国食品医薬品局が定める厳格な基準に準拠するために不可欠です。Johnson & Johnsonサージカルビジョンのグローバルラーニング&開発部門の編集コンプライアンススペシャリストであるColleen Hulshof氏が、この綿密な審査プロセスを監督しています。
Hulshof氏は、会社の厳しい納期に間に合わせるために、レビュープロセスのボトルネックを特定して解消する任務を負っていました。「自分の仕事を追跡するメカニズムが必要でした。レビュープロセスの各段階にかかった時間を簡単に分析し、遅延の理由を確認したいと考えていました」（Hulshof氏）
これを実現するために、Hulshof氏はSmartsheetを導入しました。同氏はSmartsheetを「強化版スプレッドシート」と呼んでいます。同僚からSmartsheetを紹介された同氏は、レビュープロセスを効率化できる可能性をすぐに認識しました。Hulshof氏はENGAGE 2022コンファレンスにも参加し、Smartsheetの機能を活用して効率性を高める方法をさらに学びました。
Hulshof氏は、対象読者から製品情報、その背景にあるストーリーまで、教育コンテンツに関する全ての関連詳細をSmartsheetにインポートすることから始めました。これにより、各レビュー段階の期限を監視し、遅延が発生した場合に医療、法律、規制のレビュー担当者と連絡を取ることができました。自動通知により、全ての主題専門家がレビューの進行状況を常に把握できるようになりました。
Smartsheetの導入により、Hulshof氏はレビュープロセスを包括的に把握できるようになり、必要に応じて段階を迅速に進めることができるようになりました。「Smartsheetの優れた点の1つは、誰が何を行っているかを把握し、解決に向けて取り組むことができることです。ワンストップで、しかも信頼できる唯一の情報源であるという点が気に入っています。また、自動化は間違いなくプロセスの中で最も気に入っている部分であり、時間の節約につながっています」（Hulshof氏）
可視性と制御が強化されたおかげで、Johnson & Johnsonはレビュープロセスの遅延を解消することに成功しました。Hulshof氏は、「Smartsheetを使えば、危機を回避してレビュープロセスをスピードアップできます。以前は全ての作業を完了するのに72日かかっていましたが、現在は平均32日しかかかりません」と述べています。その内訳には、最初のレビューの4日の短縮と、資料の修正と再提出の30日の加速が含まれています。
Hulshof氏のチームは効率性を向上させただけでなく、Johnson & Johnson社内の他部門からの信頼と尊敬も獲得しました。彼女の努力は社内で数々の賞に認められ、より効率的なレビュープロセスに対する組織の満足度を反映しています。
Johnson & Johnsonは、Smartsheetの使用から得たインサイトを組織全体に広める予定です。Hulshof氏は、あらゆる障害を詳細に追跡し、ベンダーやコーディネーターを含む関係者とこの情報を共有することに熱心です。「Smartsheetを使用すると、障害や課題をより細かく追跡できます」と彼女は教えてくれました。「私たちは、調査結果を他の関係者に提供したいと考えています。誰もがこの複雑なレビュープロセスに利害関係があり、何が機能し、何が機能しないかを明確に理解する必要があります。私は常にSmartsheetを称賛し、誰もが参加するよう奨励しています。Smartsheetなら必要な場所に到達できるからです」