- Smartsheet Modern Projectとポートフォリオ管理で年間400万ドル以上のコストを削減
- 1人あたり年間平均212時間を節約、8,049ドルの削減に相当
- プロジェクトの一元管理で可視性を向上、意思決定も改善
Iron Mountainは、記録管理、ストレージ、およびデータサービスの世界的リーダーであり、1951年以来顧客にサービスを提供しています。58カ国で事業を展開し、220,000を超える顧客を抱え、世界中の1,000以上の倉庫で膨大な量のデータ記録を管理しています。ITプロジェクト管理を合理化するために、Iron MountainはSmartsheet Modern Project and Portfolio Management（PPM）に注目し、大幅なコスト削減と運用効率の向上を実現しました。
Iron MountainのPMOツールおよびリソースマネージャーであるBrian Richardson氏によると、Smartsheetは会社の戦略目標に不可欠になっています。「Smartsheet Modern PPMは、全てのプロジェクト情報を1カ所にまとめてくれます。これは、リーダーの前にSmartsheetダッシュボードを表示して、全てのプロジェクトの包括的なビューを示しながら、それらのプロジェクトを戦略目標に直接結び付けることができることを意味しています」（Richardson氏）
Smartsheetを導入する前、Iron MountainのITチームは、プロジェクト管理に6つの異なるツールを使用する分散型PPMアプローチに関する課題に直面していました。これにより、プロジェクト情報が散在し、一貫したレポート機能が欠如し、経営陣がITプロジェクトのステータスを明確に理解することが困難になっていました。
Smartsheet Modern PPMの採用により、Iron Mountainはプロジェクトワークフローを自動化し、全てのITプロジェクトを一元管理できるようになりました。プラットフォームの使いやすさにより、同社はPPMソリューション専用の技術リソースへの投資を回避できました。SmartsheetのControl CenterはIron MountainのPPMの中心となり、プロジェクトデータを照合して包括的なレポートとダッシュボードの概要を作成しています。
Iron MountainのITチームは、Smartsheetを使用してプロジェクトの詳細を収集してフィルタリングし、コスト削減、収益、顧客エクスペリエンスなどの企業の戦略的取り組みとプロジェクトを連携させています。SmartsheetのCalendarアプリとBridge by Smartsheetは、データを接続し、ServiceNowやJIRAなどの他のツールと統合することにより、会社のプロジェクト管理機能をさらに強化しています。
Smartsheetのワークフロー自動化は、プロジェクトの承認を更新し、プロジェクトオーナーにマイルストーンを自動的に通知するなど、Iron Mountainに変革をもたらしています。同社は調達および顧客実装プロセスにもSmartsheetを使用しており、施設チームはSmartsheet Offlineフォームを通じて倉庫のセキュリティーとコンプライアンスに関するオフライン更新をサポートしています。
Iron Mountainは、PPMを超えて、安全監査、戦略計画、アセット管理などを管理するためにSmartsheetの使用を拡大しました。これにより、アプリが合理化され、他のいくつかのアプリケーションが不要になりました。
SmartsheetがIron Mountainの運営に与えた影響は甚大です。300名を超えるライセンスユーザーを擁する同社では、ユーザー1人あたり平均年間212時間の節約を実現しており、これは年間400万ドル以上の節約に相当します。ライセンスのないユーザーを含めると、年間1,800万ドルを超える節約になります。（2022年調査）
Iron Mountainのストーリーは、プロジェクト管理の変革、ワークフローの自動化、およびよりよいビジネス成果の推進におけるSmartsheet Modern PPMの力を物語っています。