Hylandはコンテンツサービスソリューションのプロバイダーであり、顧客と従業員に優れたエクスペリエンスを提供することに専念しています。オンラインリソースの高品質を維持するために、Hylandのウェブ運用チームは、ウェブサイトの更新と修正を管理する効率的な方法を必要としていました。チームは、Smartsheetの活用でリクエスト管理プロセスを革新。月あたり20～30時間を大幅に節約し、ワークフローに対する前例のない可視性を獲得しました。

Hylandのウェブ運用チームのメンバーであるJacob Huston-Lowery氏は、入社時に課題に直面することになりました。ウェブサイトのリクエストを管理するプロセスは煩雑で、複数のフォームやメールでのやり取りが混乱と非効率を引​​き起こしていました。Huston-Lowery氏の解決策は、リクエストを1つのメール受信トレイに統合し、彼が管理および委任することでプロセスを合理化することでした。ただし、これには依然として多大な手作業が必要でした。

Huston-Lowery氏と彼のチームは、30人以上の関係者からの詳細なレビューと承認の追跡を必要とするある移行プロジェクト作業で、Smartsheetを既に導入して成功させていました。Smartsheetのオンラインフォームは、ウェブサイトのリクエストを管理しやすいシートにまとめ、緊急プロジェクトのアラートやコミュニケーションの自動化を行うことで、メールの往復の必要性を排除しました。これにより、チームはより効果的にタスクの優先順位付けとスケジュールを設定し、以前は不可能だった24時間365日のサポートを提供できるようになりました。

Smartsheetの活用により、プロジェクトのコミュニケーションが大幅に改善され、メールに特有の遅延が回避されました。Huston-Lowery氏は、Smartsheetのカードビューを使用してステータスと期限を追跡し、いつでも70件のオープンリクエストを簡単に管理できるようになりました。システムの自動化によりステータスの最新情報が要求者に送信され、ダッシュボードにより同僚が要求を監視して追加情報を提供できるようになりました。完了したリクエストは自動的にアーカイブされ、継続的な改善のためのインサイトを収集するためにフィードバック調査が送信されました。

Huston-Lowery氏は、フィードバックの結果を踏まえ、リクエストシステム内に承認ワークフローも作成しました。これにより、完了したタスクの正確性をリクエスト者が確認できるようになり、リクエスト者のコントロール性と満足度が向上しました。追加のダッシュボードでは年次および年初から現在までのレポートが提供されます。Huston-Lowery氏は、リクエストの性質とステータスを詳細に示すリーダー向けのダッシュボードの開発も進めています。

このように、Smartsheetを使用することで、Hylandの効率は大幅に向上しました。Huston-Lowery氏は、メールでのコミュニケーションを減らし、リクエスト情報を一元管理することにより、月あたり20～30時間の作業が削減されると見積もっています。さらに、プロセス全体の改善は、効率が63%向上したと定量化されました。この新たに得られた時間と労力は、より戦略的なサポートの作成に振り向けられました。これは、Smartsheetによって提供されるデータインサイトによって可能になりました。

メールベースのシステムからSmartsheetへの移行により、Hylandのリクエスト管理プロセスが合理化されただけでなく、チームがリクエスト者の満足度を追跡し、その作業負荷と成果をリーダーに伝えることができるようになりました。Smartsheetが提供する可視性とデータ主導のアプローチはチームにとって全く新しいもので、さらなる効率化と関係者へのより効果的なサポートに貢献しました。

出典：Smartsheet