米ミネソタ州の非営利団体Twin Cities Habitat for Humanity（TCHFH）は、地域から貧困住宅を排除し、適切で手ごろな価格の避難所を世界標準にすることを使命としています。これを達成するために、この組織は多数のイベントを企画し、ボランティアの広大なネットワークを調整しています。課題は、これらの取り組みを効率化し、マーケティング戦略を強化できるシステムを見つけることでした。このソリューションはSmartsheetという形で提供されました。

TCHFHのマーケティングおよびコミュニケーション担当ディレクターであるBrian Juntti氏は、寄付者との関わりからイベントの計画、住宅の建設に至るまで、組織の多様な作業負荷を処理できるツールを探していました。ツールは、チーム全体が変更内容を常に最新の状態に保ちながら、これらのタスクを管理できる十分な堅牢性を備えている必要がありました。

Smartsheetは、TCHFHのニーズに最適なものとして登場しました。これにより、コラボレーションとコミュニケーションが向上しただけでなく、これまで欠けていたレベルの自動化も導入されました。その後、Smartsheetの使用は、ボランティアの調整を超えてイベント管理にまで拡大し、自動化されたワークフローにより業務の円滑な実行が維持されています。

SmartsheetがTCHFHに際立って貢献した機能の1つは、フォームです。例えば、ミネアポリス／セントポールで開催された第27回年次Jimmy and Rosalynn Carter Work Projectでは、Smartsheetフォームを使用して数百のVIPから出欠確認が収集されました。この情報はSmartsheetに自動的に入力されるため、チェックインプロセスが合理化され、その後の寄付者との関わりに貢献しました。

さらにTCHFHは、ボランティアの写真家が新しい写真をアップロードしたときなど、Smartsheetの特定の行に対してアラートを設定しました。これらのアラートにより、マーケティングチームはこれらの画像を組織のウェブサイトやソーシャルメディアプラットフォームで即座に共有できるようになり、手作業での調整に費やされていた時間を節約できるようになりました。

TCHFHのストーリーは、適切なツールを使用することで非営利団体が管理上の諸経費を削減し、その使命にさらに集中できるようになることを証明しています。Smartsheetを使用することで、TCHFHは、チームの最新情報を常に把握し、適切なマーケティング活動を維持しながら、ボランティアを効率的に調整し、募金イベントを管理する方法を見つけました。

出典：Smartsheet