多国籍製薬企業Galenicumは、コミュニケーションを簡素化し、プロジェクト管理を一元化するクラウドベースのプラットフォームであるSmartsheetを導入することで、業務効率を大幅に向上させました。スペイン・バルセロナの小さなチームとして始まった同社は、50カ国以上に500人以上の従業員を擁するグローバル企業に成長しました。この成長を管理するためのスケーラブルなソリューションの必要性から、Galenicumは2013年にSmartsheetを導入しました。

GalenicumのR&Dイノベーション&IPのグローバルヘッドであるJavier Torrejon氏は、Smartsheetが同社のビジネスに与えた影響について説明しています。このプラットフォームのノーコード機能により、従業員はプロセスをサポートするカスタムツールをすばやく作成できます。ある例では、ある部門がわずか1時間でWorkAppsとフォームを使用した完全なソリューションをセットアップできました。

Smartsheetの導入により、Galenicumのワークフロー管理方法が変わりました。以前は、ラボ分析と試験の調整には面倒なExcelファイルとメールのやり取りが必要でした。今ではSmartsheetフォームを活用し、数回クリックするだけでリクエストを作成して割り当てることができるため、プロセス全体が合理化され、KPIの達成が容易になっています。

月に150～250回行われるドキュメントレビューも効率化されました。Smartsheetダッシュボードは、信頼性の低いメールシステムを自動通知と追跡可能なステータス変更に置き換え、主要なプロジェクト情報を整理して要約します。これにより、会社ではファイルごとに少なくとも5分を節約でき、合計すると年間300時間という大幅な時間の節約になります。

Galenicumが直面した最大の課題の1つは、コミュニケーションと説明責任の文化を育むことでした。Smartsheetは、中央データリポジトリーを提供することでこの課題に対処し、複数のアプリ、メール、データベースを検索する必要性を排除しました。この一元化により、データへのアクセスが容易になり、従業員は情報に基づいた意思決定を行い、タスクの優先順位を効果的に設定できるようになりました。

このプラットフォームは、やり取りを追跡可能にし、職場での責任をめぐる対立を減らし、遅延を回避するのにも役立っています。今後、Torrejon氏のチームはSmartsheet内でさらにデータを統合し、ワークフローをさらに改善するための新しい統合オプションを検討する予定です。

出典：Smartsheet