Forterraは、19世紀に遡る豊かな歴史を持つ英国の大手建築製品メーカーです。レンガ、ブロック、特注の粘土またはコンクリート製品で知られるForterraは、建設業界に革新の遺産を築いてきました。しかし、さまざまな分野で活動しているプロジェクトチームがプロジェクトの実施と報告に一貫性がないことに気付き、課題に直面しました。この標準化の欠如がプロジェクトのフローとスケジュールに影響を及ぼし、運用の非効率性につながっていました。

一貫したアプローチの必要性を認識し、Forterraはプロジェクト管理オフィス（PMO）を設立することを決定しました。目標は、必要な全てのコンテンツを統合し、社内全体で日常のプロセスを標準化することでした。PMOには、チームメンバー全員がアクセスでき、ポートフォリオレベルでプロジェクトの進行状況を可視化し、ビジネス全体で利用できるツールセットが必要です。Forterraは、エンドツーエンドのプロジェクトポートフォリオ管理のための堅牢なソリューションを必要としていました。

Forterraは、広範な実装のためにIT部門内で既に使用されていたツールであるSmartsheet Control Centerに注目しました。Smartsheet Control Centerは、変更を効果的に管理するように設計されており、自動プロビジョニング、グローバル更新、集約されたポートフォリオレポートを提供します。

典型的なForterraプロジェクトの要素を計画することから始め、制作とレポート作成のための主要な指標が特定され、Control Centerの拡張性と複製性により、さまざまな部門間で使用できるプロジェクトドキュメントの標準セットが作成されました。これらのテンプレートを使用すると、社内のプロジェクトマネージャーは最小限の調整でテンプレートを使用できるようになりました。

Forterraにおける効果的なレポート作成とプロジェクト管理は、適切な指標またはマイルストーンを取得することと、この情報を組織全体にシームレスに伝達することという2つの重要な要素にかかっています。Smartsheet Control Centerはこれらの機能を一元管理し、自動生成されたレポートやプロジェクトダッシュボードを通じて主要ユーザーと更新情報を共有できるようにします。これらのダッシュボードはさまざまな対象者に合わせて調整されており、関連する結果と更新情報がリアルタイムで表示されるため、プロジェクトの可視性が向上し、Forterraが内部活動の優先順位をより適切に設定できるようになりました。

ForterraのITディレクターであるMatt Day氏は、リソースをめぐって競合する、同時に実行されている変更イニシアチブの数と性質を理解することを重視しています。この理解は、変更を効果的に提供するためだけでなく、日常業務を維持しながら変更をビジネスに統合するためにも重要でした。

PMOの立ち上げから5力月後、Forterraのプロジェクトマネージャーは仕事に大きな変化を経験しました。Smartsheetで70以上のプロジェクトが管理されるようになり、レポートが標準化され、プロジェクトの透明性が向上し、全てのユーザーが最新の更新情報に包括的にアクセスできるようになりました。

ダッシュボードはリアルタイムで自動的に更新されるようになり、経営陣からプロジェクト管理者まで、関係者全員にプロジェクトの可視性が提供されます。これにより、プロジェクトマネージャーは、プロジェクト管理を成功させることでForterraに付加価値を与えることに集中できるようになりました。

ForterraのITデマンド＆イノベーション責任者であるJohn Wyldbore氏によると、Smartsheetはプロジェクトだけでなく日常社内業務においても主要なアプリケーションになっています。プロジェクトマネージャーダッシュボードの概念は、当初PMO向けに開発されましたが、PMOデータを超えてより幅広い対象者に拡張されました。Smartsheetの拡張は、ビジネス効率の向上を目指すForterraの取り組みに貢献しています。

出典：Smartsheet