- Smartsheetでプロセスを改善、年間60,000ドルを節約
- ワークフロー自動化を活用してインシデント報告プロセスを効率化
- プロジェクト概要レポートを数分で作成可能になり、効率とコラボレーションが向上
米国西部最大の非営利住宅開発および管理組織の1つであるEAH Housingは、国内で最も物価の高い地域の一部で手ごろな価格の住宅を利用できるようにするという使命を担っています。カリフォルニアとハワイの低所得世帯、高齢者、障がい者や特別なニーズに対応する230を超える物件のポートフォリオを備えたEAH Housingは、多くの人にとって希望の光です。この組織は、地方、地域、国家レベルでの住宅擁護活動のリーダーでもあります。
手ごろな価格の住宅に対する需要の高まりに応え、EAHは野心的な成長目標を設定しました。「今後5年間で、過去25年間で開発したよりも多くのユニットを開発する予定です」とEAHのコミュニケーションディレクター、Clarice Veloso-Lugo氏は語っています。この戦略的目標を達成して、開発および管理プロジェクトを合理化し、チーム間のコラボレーションを促進するために、動的な作業管理プラットフォームであるSmartsheetに注目しました。
Smartsheetが導入される前は、EAH Housingの開発部門は機能が限られたプロジェクト管理ツールによって妨げられ、ドキュメントのコピーが複数存在し、標準化が欠如し、可視性が低下していました。その結果、期限が守られなくなることが多く、資金調達や建設許可が危うくなる可能性がありました。「プロジェクトをスケジュール通りに進めていくためのよりよい方法が必要でした」とEAH Housingの特別プロジェクトディレクターであるAlla Suzdaltsev氏は説明しています。
Smartsheetの採用により、EAH Housingの運営方法が変革されました。不動産開発チームはプラットフォームの可能性にいち早く着目し、Smartsheet Control Centerを使用してプロジェクトのタイムライン、予算、主要なマイルストーンを管理し始めました。SmartsheetのドキュメントビルダーとBridge機能により、それぞれカスタマイズされたドキュメントの作成とプロジェクトデータの統合がさらに効率化されました。
EAH Housingはまた、Smartsheetのワークフロー自動化を活用してインシデント報告プロセスを自動化しました。これは、タイムリーな報告を保証することで規制上の罰金を回避する重要なポイントです。不動産管理チームはSmartsheetモバイルアプリを活用し、検査中に不動産の写真をシステムに直接アップロードしています。
SmartsheetがEAH Housingの運営に与えた影響は甚大です。この組織は現在、全てのプロジェクトに対する完全な透明性と可視性を享受しており、全ての関係者がリアルタイムの更新にアクセスできます。「Smartsheetでは、プロジェクト管理に関する完全な可視性と透明性が得られます」とSuzdaltsev氏は断言しています。これにより、毎週の会議がより効率的に運営され、開発部門に大規模なスタッフを配置する必要がなくなりました。
以前は何時間もかかっていたレポートの作成は、Smartsheetの自動ワークフローのおかげで数分で完了できるようになりました。この効率化は、不動産協会が支払う公共料金の管理や学生向け住宅物件の請求プロセスの合理化にまで及び、大幅なコスト削減につながっています。
EAH HousingはSmartsheetで部門間のコラボレーションを強化し、コミュニケーションのサイロを打破し、業務を効果的に拡張できるようになりました。これにより、EAH Housingはより多くの建物を建設し、より多くの人々が手ごろな価格の住宅を見つけるのを支援するという目標を達成しています。