Crain Communicationsは、1916年に設立されたメディア大手であり、世界中の600万人を超えるビジネスリーダーにニュースを提供する最前線に立ってきました。Crainは、AdAgeやAutomotive Newsなど、業界に特化した24誌の出版物のポートフォリオを持ち、信頼できる情報源としての地位を確立しています。しかし、同社の内部プロセスは、「One Crain」の使命に沿って、コラボレーションとワークフローをより効果的に管理するための変革が必要でした。

24の異なるブランドの運営を統合し、プロセスを合理化して効率とコミュニケーションを強化するという重要な課題がありました。2人の専任チームが数年にわたる改革の取り組みに着手し、プロセスを標準化し、これまでメール、Excel、Wordを組み合わせて分散管理されていた業務を一元化することを目指しました。

ビジネスプロジェクトおよびプロセス改善イニシアチブのアソシエートディレクターであるKristine Francois氏は、戦略的目標をサポートする組み込みの自動化を提供できるソリューションの必要性を認識しました。Smartsheetは、この変化を推進するために選ばれたプラットフォームです。

Smartsheetを使用して、Crainはワークフローの標準化とプロセスの自動化を開始しました。プロジェクトマネージャー兼ビジネスソリューションアーキテクトであるSean McDuffie氏は、プラットフォームの機能を利用してキャンペーンのライフサイクルを管理し、チーム間のシームレスな引き継ぎを促進して、メールの往復の必要性を排除しました。

Smartsheetの導入により、コミュニケーションが改善されただけでなく、意思決定とタスクの完了も迅速化されました。自動リマインダーと可視化機能は、ワークフローを管理し、コミュニケーションのギャップを早期に発見するのに役立ちます。

Smartsheetの全社的な導入により、Crainでは労働文化の考え方も変化しました。ベンダーとの関係を管理するために自動化されたワークフローが開発され、シートコメント内の@メンションにより、コミュニケーションの対象をより効果的にすることができました。自動アラートの範囲が拡大され、タスク割り当ての効率がさらに向上しました。

今後を見据えて、Francois氏とMcDuffie氏は、部門間のコミュニケーションフローを改善し、旧来のチケット管理システムへの依存を最小限に抑えてコストを削減することに重点を置いています。Smartsheetの自動アラートとリマインダーは、この戦略の鍵となります。

Smartsheetはプロセスの改善を促進しただけでなく、Crain内の役割の進化にも貢献しました。例えば、Francois氏は、Smartsheetが提供するインサイトと機能のおかげで、プロジェクト管理からプロセス関連の問題への対処に焦点を移すことができました。Smartsheetの柔軟性と使いやすさは、標準化されたソリューションを迅速に実装および維持する同社の能力における重要な要素として際立っています。従業員が独自のワークフローとアラートを構築できるようになり、イノベーションと自給自足の文化が育まれました。

出典：Smartsheet