米ニューヨーク州バッファロー地域に本拠を置き、データ駆動型のマーケティングコミュニケーションを専門とするCompu-Mailは、米国中の幅広い顧客にサービスを提供し、印刷、仕分け、郵便申請、重要な通信の送信などのサービスに加え、メールやSMS／テキストマーケティングソリューションを提供しています。高品質の実行と経済的な管理に重点を置いているCompu-Mailは、ダイレクトメールとデジタルマーケティングプロジェクトの複雑な詳細を追跡するという課題に直面し、Smartsheetの機能を活用してプロジェクト管理とクライアントサービスを強化しました。

Compu-MailのテクニカルサービスエンジニアであるGeorge Liaros氏は、顧客エンゲージメントを維持する上でのダイレクトメールを重要視しています。彼は、コミュニケーションの進化にもかかわらず、印刷物は依然としてインタラクションの重要な形式であると指摘しています。Compu-Mailは、顧客とのつながりを維持しながらデジタルの未来を受け入れる戦略を立てています。

Smartsheet導入以前は、メール、電話通信、スプレッドシート管理の限界により、Compu-Mailはプロジェクトのリアルタイム可視化に苦労していました。プロジェクトの詳細を即座に把握できるソリューションの必要性は明らかでした。共有スプレッドシートではリアルタイムに更新を確認できず、効果的なコミュニケーションツールもありませんでした。

Smartsheetは、データのキャプチャー、分析、レポートを自動化することで、Compu-Mailがクライアントプロジェクトを管理する方法を刷新しました。Liaros氏は、プロジェクトを順調に進め、証明書が最新であることを確認し、郵便予算を効率的に管理するために、日付と予算に基づいたアラートを含むクライアント固有のシートを作成しました。このプラットフォームは、重要な運用文書やガイドラインを保管するだけでなく、経営陣や顧客に報告するための中心ハブとしても機能しています。

Smartsheetの自動化機能は特に有益でした。郵便料金の予算が少ない場合、または許可や認証の有効期限が近づいている場合は、アラートでチームに通知されます。この積極的なアプローチにより、土壇場での急ぎがなくなり、顧客満足度が向上しました。ダッシュボードは顧客や企業のリーダーとの透過的なコミュニケーションを提供し、潜在的な問題を迅速に特定して解決できるようにします。

Smartsheetの影響は安全管理にまで及び、タブレットは製品安全データシート（MSDS）のリポジトリーにリンクされており、化学物質の安全性情報に迅速にアクセスできます。これにより、従業員は職場でのあらゆる事件に適切に対応できるようになりました。

Compu-Mailでは、Smartsheetの自動追跡機能とレポート機能のおかげで、クライアントへの請求書の準備時間が大幅に短縮されました。かつては20日近くかかっていた作業が、現在ではわずか4日で済み、プラットフォームの効率性が実証されています。

Smartsheetの導入によりリモートワークも促進され、Liaros氏のような従業員はより効果的に時間を管理できるようになりました。モバイルアラートと手動タスクの削減により、戦略的計画やその他の価値の高い活動に時間を割くことができました。

従来の方法に慣れ最初は懐疑的だったCompu-Mailの従業員も、今はSmartsheetを受け入れています。時間を節約し、タスクを簡素化するプラットフォームの機能は、最も抵抗のあるユーザーさえも魅了し、より合理化された先進的な組織をもたらしました。

顧客からのフィードバックと継続的な改善に対するSmartsheetの取り組みに感銘を受けたLiaros氏は、プラットフォームの機能が拡大し続け、Compu-Mailの運用にさらに多くの価値を提供していると述べています。同社の事例は、Smartsheetがいかにビジネスプロセスを変革し、クライアントサービスを強化し、プロフェッショナルサービス業界の効率を向上できるかを証明しています。

出典：Smartsheet