米ワシントン州シアトルの持続可能性とエンターテイメントの象徴であるClimate Pledge Arenaは、再生可能エネルギーのみを使用した世界初のネットゼロカーボン認定アリーナとして2021年に再オープン。NHLのSeattle KrakenとWNBAのSeattle Stormの本拠地であり、アリーナではスポーツからコンサートまで毎年数多くのイベントが開催されます。

Climate Pledge Arenaのマーケティングチームは、チケット販売数で国内アリーナのトップ5を目指し、ファンやゲストのイベント体験の向上に専念しています。Seattle Krakenの販売およびサービスチームは、同様のビジョンを共有し、試合のチケット販売とプレミアムスイートのレンタルを増やすことを目指しています。

これらの目標を達成するために、両チームは動的作業管理プラットフォームであるSmartsheetを利用して、イベント情報を整理し、スケジュールを管理し、コラボレーションを促進しました。Smartsheetのリアルタイム機能により、コンサートやスポーツイベントを効率的に追跡でき、全てがスケジュール通りに実行。Seattle KrakenのプレミアムサービスおよびホスピタリティーディレクターKim Jurgensen氏は、プロジェクト情報の一元化されたハブを提供するSmartsheetの組織上の利点を賞賛しています。

Smartsheet導入以前、Climate Pledge Arenaのマーケティングチームは、イベント管理における従来のスプレッドシートとメールの限界と格闘していました。コロナ禍によりスケジュールが頻繁に変更され、効率的なコミュニケーションの必要性がさらに高まり、さらに複雑さが生じました。当時は1人のアーティストが7回も日程を変更するなど、複数のアーティストの日程管理に課題があり、メールベースの調整は非効率だったそうです。

Smartsheetをワークフローに統合したことで、Climate Pledge Arenaのイベント管理プロセスが変革されました。Smartsheetの包括的な組織シートには、更新された全てのイベント情報が格納され、新しいイベントのエントリー時にアセット作成のチェックリストがトリガー。アート、デザイン、クリエーティブマネージャーのBeth Baker氏は、Smartsheet内の自動化されたワークフローを利用して、新しいプロジェクトに関する情報を常に入手しています。

Smartsheetに加えて、マーケティングチームは、Smartsheetのデジタルアセット管理システムであるBrandfolderを使用して、ブランドアセットを保存および共有しています。このシステムにより、パートナーとの共有プロセスが合理化され、煩雑なメールのやり取りが不要になります。

Seattle Krakenの販売およびサービスチームも、プレミアムスイートのチケット在庫を管理するプラットフォームを使用して、Smartsheetの機能の恩恵を受けています。Smartsheetモバイルアプリでスイートデータに即座にアクセスできるようになり、イベント中に顧客にサービスを提供する能力が向上しました。

Smartsheetの導入により、社内の効率が向上しただけでなく、社外とのコミュニケーションも向上しました。Smartsheetによるチケットと販売データの一元化により、全てのチームメンバーに一貫した情報が提供されます。Smartsheetモバイルアプリを使用すると、外出先でのコミュニケーションがさらに容易になり、スタッフがスイートの顧客のニーズに迅速に対応できるようになります。

Climate Pledge ArenaとSeattle Kraken with Smartsheetが成功を収めたことで、その使用を他の部門にも拡大することに関心が集まりました。複雑なプロセスを簡素化するプラットフォームの機能により、チームはイノベーションと顧客関係の構築に集中するために必要な余裕を得ることができました。

出典：Smartsheet