米デトロイト市は、膨大な数の法的および情報公開法（FOIA）要求を効率的に管理するという、困難な課題に直面していました。正式な要求管理プロセスが整備されていないため、市の法務部門は対応時間の遅さに悩まされ、連鎖的な遅延と経費の増加につながりました。Smartsheetは、部門が情報要求を処理する方法を変革した動的な作業管理プラットフォームです。

法務部門のプロジェクトマネージャー兼ビジネス分析スペシャリストであるRebecca Wilhelm氏は、より合理化されたプロセスの必要性を認識していました。Smartsheetされる前は、リクエストはメールで管理されていたため、責任と進捗状況を追跡することが困難でした。この可視性の欠如により、同部門が要請に迅速に対応する能力が妨げられ、多くの場合、市にとって不必要なコストが発生しました。

Wilhelm氏はSmartsheetを使用して、部門のワークフローに革命をもたらすソリューションを作成しました。情報リクエストはSmartsheetフォームを通じて送信されるようになり、情報リクエストは自動的に適切なシートにルーティングされ、所有者に割り当てられます。自動アラートは、今後の締め切りやリクエストのステータスを全員に知らせると同時に、文書の生成や支払いの開始などの必要なアクションもトリガーします。

Smartsheetの導入による影響は即時かつ重大でした。わずか1力月以内に、リクエストの平均応答時間は劇的に短縮されました。同部門が定められた期限内に対応できることにより、記録の検索と作成にかかるコストを回収でき、大幅な節約につながりました。

さらに、Smartsheetによって提供される透明性により、部門責任者はプロセスに対するチームの貢献を監視できるようになりました。今や彼らはボトルネックを特定し、必要なトレーニングを提供し、人員配置とリソースの割り当てについて情報に基づいた決定を下すことができます。

法務部門におけるSmartsheetの成功は注目に値します。このプラットフォームは当初は懐疑的な見方もあったが、現在では弁護士や局長の間で広く受け入れられるようになった。コロナ禍により、チームはリモートでも効果的に作業を続けることができたため、Smartsheetの価値がさらに強調されました。

Wilhelm氏の将来のビジョンには、Smartsheetを活用して弁護士の生産性を定量化し、的を絞ったトレーニングと優秀な人材の表彰の基礎を提供することが含まれています。このプラットフォームに対する彼女の熱意は明らかです。「Smartsheetを検討しているのなら、それはこれまでに行った中で最高の決断になるでしょう」（Wilhelm氏）

デトロイト市のSmartsheetの導入事例は、テクノロジーを活用して効率性とコスト削減を推進する力を証明しています。Smartsheetは、市が情報リクエストに半分の時間で対応できるだけでなく、法務部門内でコラボレーションと継続的な改善の文化を育むことにも貢献しました。

出典：Smartsheet