統合された安全でインテリジェントな作業プラットフォームを提供することで知られるCitrixは、カスタマーサクセスポートフォリオチームがプロジェクトとプロセスを管理する方法を変革しました。動的な作業管理ツールであるSmartsheetの助けにより、Citrixは管理タスクではなく、顧客のニーズにより重点を置くことができました。

サポートプログラムおよび戦略チームのプロダクトマネージャーであるStephen Andreasen氏は、Citrixの製品サポートポートフォリオの大規模な再設計を監督する任務を負っていました。プロジェクトは大規模で、管理するタスクが1,000行以上ありました。関係者を更新する手動のプロセスは時間がかかるだけでなく、Andreasen氏の責任が増大するにつれて持続不可能になりました。

チームは、プロジェクト管理オフィス（PMO）を合理化し、増加するプロジェクトを処理できるソリューションを必要としていました。Smartsheetがその答えであり、柔軟な構成オプションと新規ユーザーへの簡単な導入を備えた部門をつなぐプラットフォームを提供しました。

チームのもう1人のプロダクトマネージャーであるElena Leichardt氏は、PMIのベストプラクティスに基づいたカスタマイズされたテンプレートとeラーニングモジュールを含む、プロジェクトリーダー向けのプロジェクト管理ツールキットを開発しました。このツールキットにより、正式なプロジェクト管理トレーニングを受けていないプロジェクトリーダーでも、プロジェクトを効果的に管理し、チームやリーダーにタイムリーな最新情報を提供できるようになりました。

Smartsheetの導入により、チーム間のコラボレーションが促進されただけでなく、プロジェクト会議中により効率的に問題解決できるようになりました。必要な情報が全て1カ所に集まることで、焦点はステータスの更新からプロジェクトの進行に移りました。

自動化は、チームに価値を生み出す上で重要な役割を果たしました。プロジェクトマネージャーは、毎日のメールによるリマインダーの送信などの日常的なタスクではなく、リスクの特定やチームの取り組みの調整など、価値の高い活動に集中できます。

Smartsheetが経営陣のレポートに与えた影響は甚大でした。以前はコンパイルに何時間もかかっていた作業が、チームメンバーがSmartsheetで詳細を直接更新できるため、ほんのわずかな時間で完了できるようになりました。この効率の向上により、レポートの作成にかかる時間が約98%短縮されました。

Smartsheetに対する熱意はすぐにCitrix全体に広がり、管理者はその利点を直接体験した後、プラットフォームの支持者になりました。時間を節約してより戦略的な作業を行えるこのツールの機能は、ITを簡素化し、複雑な管理プロセスに妨げられることなく人々が本来の業務に集中できるようにするというCitrix自身の使命を反映しており、チームの共感を呼びました。

Citrixが顧客プログラムの開発と改良を続ける中、Smartsheetはチームが問題解決について創造的かつ野心的に考えることをサポートします。このプラットフォームにより、チームの効率が向上しただけでなく、プロジェクトマネージャーの負担となることが多い管理上の負担からもチームが解放され、目標の達成により多くの時間を費やすことができるようになりました。

出典：Smartsheet