Columbia Basin Health Association（CBHA）は、タスクとプロセスの管理方法を変革したクラウドベースのプラットフォームであるSmartsheetの導入により、ワークフローの効率を革新しました。CBHAはワシントン中心部に3つの最先端の多専門診療所を持ち、40,000人を超える患者にサービスを提供し、医療へのアクセスが不可欠な地方地域で総合的な外来サービスを提供しています。

2018年のMicrosoft Excel、Visio、Outlookなどの従来のツールからSmartsheetへの移行は、CBHAがワークフローを自動化し、部門間のプロジェクト作業を合理化する方法に大きな変化をもたらしました。当初はクラウドベースのソリューションの導入に抵抗がありましたが、CBHAのチームは、会議時間の節約、リモート作業の機能、リアルタイムのコラボレーションやドキュメントの更新など、Smartsheetの利点を認識し始めました。

コロナ禍で450人の医療従事者全員のワクチン接種状況を監視する任務を負ったCBHAの人事専門家にとって、Smartsheetは非常に貴重であることが判明しました。このプラットフォームにより、州のワクチンガイドラインへの準拠が簡素化され、病気休暇管理も自動化され、従業員が病気を報告したときに自動的に監督者に通知されました。

人事部門も、特に新人研修プロセスにおいてSmartsheetを使用して効率が向上しました。新規採用者はシームレスに追跡され、システム管理者とマネージャーに自動通知が送信され、新規チームメンバーの採用状況に関する最新情報が常に把握されました。Smartsheetの柔軟性により、人事チームは新しいワークフローを継続的に追加し、プロセスをさらに改善し、それらを会社のイントラネットサイトに統合することができました。

連邦および州の規制への準拠に対するCBHAの取り組みは、監査を容易にし、正確かつ完全な文書化を保証するSmartsheetによってサポートされました。このプラットフォームの校正機能は、監査準備をさらに強化するために現在調査中です。

CBHAでのレポート作成もSmartsheetによって変革され、重要な情報が抽出されて1つのシートにまとめられ、自動リマインダー、グラフ、ダッシュボードが完備されています。WorkAppsにより、管理者はモバイルアプリを通じてレポートにアクセスし、チームの進捗状況を常に最新の状態に保つことが容易になりました。

Smartsheetを採用して以来、CBHAは大幅な時間の節約を実現しました。例えば、人事チームは月に10～20時間を取り戻し、より価値のある人々と関わる業務に集中できるようになりました。自動化により、監督者のスコアカードの更新に必要な時間が1週間からわずか数時間に短縮されました。

CBHAが成長を続け、複数の施設で多数の患者にサービスを提供するにつれて、組織はSmartsheetを活用する新しい方法を常に見つけています。SmartsheetはCBHAの業務に不可欠な部分となっています。

出典：Smartsheet