豪タスマニア州のカトリック教会の主要な社会福祉部門であるCatholicCare Tasmaniaは、住宅、カウンセリング、緊急救援などの重要なサービスを提供することで、脆弱なコミュニティーをサポートしています。ゼネラルマネージャーのDavid Sakko氏は、組織のサービスの社会的影響を測定する任務を負っているソーシャルインパクトユニットを監督しています。今後2年間で州政府に代わって700軒の住宅を提供するという野心的な目標を掲げ、CatholicCare Tasmaniaは2020年に独自の建築および建設ソーシャルエンタープライズであるSt Joseph Affordable Homesを立ち上げました。

インハウスへの移行により、より責任ある支出が可能になっただけでなく、若者雇用プログラムBuild Up Tassieとのパートナーシップも実現しました。このプログラムは、脆弱な若者にフルタイムの仕事と生活スキルの指導を提供し、4年間の建設業界研修を通じて16～25歳の11人の研修生を支援します。これらの若い研修生の安全と健康を管理するために、CatholicCare Tasmaniaは彼らの勤務時間と場所を追跡できる信頼性の高いシステムを必要としていました。

解決策として登場したSmartsheetは、スマートフォンアプリを使用して研修生が建設現場に簡単にチェックインおよびチェックアウトできるプラットフォームを提供しました。当初はタスクトラッカーとして使用されていましたが、Smartsheetの機能は高度な建設プロジェクト管理ツールにまで拡張されました。特に、地理位置情報機能は、研修生の稼働情報が悪用されないようにするのに役立ちました。

Smartsheetの導入により、CatholicCare Tasmaniaのデータ管理は大きく変わりました。複雑なデータを簡単に理解できるレポートに変換できるため、当初はデータ収集に懐疑的だったスタッフも納得しました。同組織のデジタルツールの進歩は最近、タスマニア州政府に披露され、複数の契約にわたるレポートのレベルの高さに感銘を受けました。

情報の集中化も大きなメリットの1つです。Smartsheetを導入する前は、サービス契約の管理は紙の記録やさまざまなデジタルファイルを扱う面倒なプロセスでした。今では、契約に関連する全ての情報にクリック1回でアクセスできるため、時間と労力を大幅に節約できます。

今後、Sakko氏はSmartsheetをDynamic Viewや既存のBIツールと統合して、効率をさらに高めることに熱心に取り組んでいます。研修生の数は増える見込みですが、Smartsheetが研修生の成長と安全のために必要なサポートを継続的に提供してくれると確信しています。

CatholicCare TasmaniaのSmartsheet導入の取り組みは、非営利セクターにおけるデジタル変革の威力を証明するものであり、適切なツールによって業務を効率化し、従業員の福利厚生を守り、最終的には支援を必要とする人々へのサービス提供を強化できることを実証しています。

出典：Smartsheet