米ネブラスカ州に本拠を置く公認会計士（CPA）会社Bland & Associatesは、監査、税務会計、財務管理、政府コンサルティングソリューションの提供において細部にまで細心の注意を払うことで知られています。企業がこれらの詳細を追跡できる能力は、特にチームが複数の地域オフィスに分散している場合、またはリモートで作業している場合に非常に重要です。この課題に対処するために、Blandは、企業運営、監査、プロジェクト管理、政府契約の監視を自動化および簡素化する動的な作業管理プラットフォームであるSmartsheetに注目しました。

Blandはプロジェクト管理の改善が早急に必要であることを認識し、トラッカー、ダッシュボード、視覚化ツールとしてSmartsheetの可能性を見出しました。このプラットフォームの導入はパンデミック前から始まりましたが、企業がリモートワークに移行するにつれ、その価値はさらに明らかになりました。Smartsheetは受信トレイの煩雑さを軽減し、自動化を導入して社内の効率を向上させました。

同社のプロジェクト管理オフィスは、Smartsheet Control Centerを採用してプロセスを標準化し、プロジェクトマネージャーが一貫性を維持しながら、個々のクライアントや任務の固有のニーズに対応できるようにしました。BlandのプロジェクトマネージャーであるAbby Fargo氏は、プロジェクトのステータスのより明確な全体像を可能にする、一貫した契約管理への移行を強調しています。

Smartsheet導入以前は、Blandのチームはメール、スプレッドシート、紙ベースのフォームに依存していたため、全員が常に最新の情報を入手できるようにすることが困難でした。Smartsheetはこのプロセスを変革し、リアルタイム更新を可能にし、手動でデータを取得する必要性を減らしました。Smartsheetは情報を整理しただけでなく、コミュニケーションとレポートを合理化し、同社の管理スタイルを変革しました。

BlandのチームリーダーであるJustin Iske氏らは、特にコロナ禍で必要となったリモート作業中に、Smartsheetを使用することで効率が向上したことを高く評価しています。プラットフォームのダッシュボードは、定期的なチェックインを必要とせずに監査を順調に進めるのに役立ち、これは仕事と自己学習などの個人的な責任のバランスをとっているチームメンバーにとって特に有益でした。

また、Smartsheet、同社は現在の契約を履行し、新しい契約を追求する能力も向上しました。SmartsheetワークフローとBoxのドキュメントストレージを統合することで、監査レビュープロセスが合理化されました。マネージャーはダッシュボードを通じてプロジェクトの人員配置をより把握できるようになり、自動通知により今後の作業に向けてチームをより迅速に編成できるようになりました。Smartsheetのビジネス開発ポータルにより、機会の追跡と提案の作成が簡素化され、企業の競争力が強化されました。

プラットフォームの使いやすさは、Blandの継続的なイノベーションを促進しました。マーケティングコンテンツの管理から企業リクエストの合理化、顧客業務の分析に至るまで、Smartsheetの新しいアプリケーションが絶えず開発されています。Blandのもう1人のプロジェクトマネージャーであるRebecca Goodwin氏は、ユーザーがツールの機能を一度知ると、特定のニーズに対するその可能性を探求することに熱心になると指摘しています。

Bland & Associatesは、適切なツールを使用すれば、作業環境に関係なく、最も詳細なタスクでも効果的に管理できることを実証しました。Smartsheetは、同社が困難な時期に高い基準を維持するのに役立っただけでなく、成長と効率化のための新たな道も切り開きました。

出典：Smartsheet