- 米国28拠点に900人の従業員を擁し、プロジェクト管理にSmartsheetを使用
- レポート作成にかかる時間を年4,000時間削減
- 520以上のグローバルプロジェクトをSmartsheetで管理、顧客の信頼を向上
AVI Systemsは、世界をリードするシステムインテグレーターであり、人間に大きな影響を与えるオーディオビジュアル（AV）およびユニファイドコミュニケーション（UC）ソリューションの設計、設置、サポートを専門としています。900人近い従業員を擁し、米国の28カ所のオフィスに拠点を置くAVI Systemsは、1974年以来、米国におけるAV、UC、およびデジタルメディアイニシアチブの提供において最前線に立ってきました。デリバリーおよびPMOディレクターZach Valigura氏によると、AVI Systemsは、会議室からスタジアムや美術館に至るまでさまざまな環境で、AVソリューションを通じてクライアントの関与とヒューマンインパクトの創出を支援しています。
コロナ禍で動画対応ソリューションの需要が急増し、AVI Systemsには大量の仕事が流入し、プロジェクトの展開を効果的に管理するという物流上の課題が生じていました。2021年11月に入社したValigura氏は、これまでメールやスプレッドシートに散在していた膨大な量の情報を整理するためのシンプルな追跡シートの必要性をすぐに認識。以前にSmartsheetの経験があった彼は、このプラットフォームをAVI Systemsに導入しました。Smartsheetは、その使い慣れたスプレッドシートの感触と堅牢なプロジェクト管理機能により、すぐにIT部門に受け入れられました。
Smartsheetの導入により、AVI Systemsのプロジェクト管理アプローチが変わりました。Smartsheetはプロジェクトマネージャーやプログラムマネージャーにとって唯一の信頼できる情報源となり、プロジェクトを追跡し、情報を収集、視覚化し、チームや顧客と共有できるようになりました。包括的なダッシュボード、コントロールセンター、Dynamic View、Pivotアプリ、Calendarアプリを使用することで、プロジェクトのステータスが明確になりました。Data ShuttleとDataMashの機能を利用してデータを統合し、新しいシートを作成し、透明性と効率性が促進されました。
新しいPMOソリューションにより、AVI Systemsの従業員は複雑なプロジェクトをより簡単に管理できるようになりました。Valigura氏は、膨大な量のデータを整理し、社内でオープンブックアプローチを維持できることの大きな効果を評価しています。Smartsheetの機能は、危機を回避し、日常の円滑な業務を維持するために不可欠なツールとなっています。
AVI Systemsは、世界中で520件を超えるプロジェクトをエンタープライズプログラムで公開しています。AVI Systemsの顧客は、より透明性が高く、より適切に管理されたプロジェクトのメリットを享受しています。ライブダッシュボードを介したリアルタイムの更新により、AVIのチームと顧客の両方の信頼が高まり、AVIのレポート作成時間は年間約4,000時間、顧客情報収集時間は20%削減されました。内部コミュニケーションの改善により、更新に関する問い合わせの必要性が減り、顧客からは強化されたプロセスに満足の声が寄せられています。
SmartsheetによるAVI Systemsの成功は、プロジェクト管理だけでなく、財務、運用、IT管理、さらには販売にまで広がりました。Valigura氏は、潜在顧客のブランディングと匿名化されたデータを含むライブダッシュボードがピッチ中に強い印象を与え、新しい働き方を刺激すると語っています。
AVI Systemsは将来に向けて、プロジェクト管理の実践を改善し、その成功したアプローチを世界中の26の地域ビジネスユニットのGPAリーダーと共有する取り組見を進めています。目標は、世界中のプロジェクトマネージャーが組織化を維持し、プロセスの透明性を提供できるように支援し、AVおよびUCソリューション業界の信頼できるパートナーとしてのAVI Systemsの地位をさらに強固にすることです。